Die 10 Gebote der ERP-AuswahlLesedauer: 6 Minuten
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Was die Auswahl der richtigen ERP-Software so schwer macht, ist nicht der Mangel an Masse. Deutschland verfügt neben den Marktriesen über etwa 100 weitere mittelständische ERP-Anbieter. Es ist die Vielzahl vergleichbarer Angebote, deren Unterschiede die potenziellen Kunden nicht mehr einordnen können. Die 10 Gebote der ERP-Softwareaus- wahl sollen Sie vor unliebsamen Überraschungen bewahren.
1. Gebot: Investieren Sie mit Maß und Verstand!
Die wenigsten Firmen suchen nach einer neuen Software, weil sie sich strategisch neu ausrichten wollen. So etwas gibt es nur im BWL-Lehrbuch. In der Praxis sind es ganz banale Gründe, warum sich ein Unternehmen auf die Suche nach einer neuen ERP-Software macht. Der alte Softwarehersteller führt das Produkt nicht weiter. Die Wartung läuft aus. Oder der Klassiker: Die Experten, die das System jahrelang gepflegt haben, verlassen das Unternehmen. Damit steht man unter Entscheidungsdruck. Statt in Ruhe zu überlegen, beginnt eine Phase der „-ierungen“ und Wirrungen. Orientierungs- und Sondierungsgespräche zeigen, was alles möglich ist. Die Wunschliste wird länger, die Preise steigen. Was brauche ich wirklich? Die Verwirrung steigt. Und schon wird aus der Chance zu einem IT-Neuanfang ein undurchsichtiger Problemfall. Dabei gilt es gerade bei der Softwareauswahl, einen ruhigen Kopf zu bewahren. Im Privaten investieren Sie, wenn sich dadurch neue Chancen eröffnen. Eine neue Spülmaschine ist leiser, wäscht schneller und spart Wasser. Das sind gute Gründe für eine Neuinvestition. Jetzt geht es darum, wie viel schneller es denn sein muss und wie viel Geld die Wassereinsparungen in Relation auf die Neuanschaffung ausmachen. Ist es erst einmal für die Spülmaschine ausgegeben, bleibt kaum mehr was für den Wäschetrockner. Was aber ist wichtig?
2. Gebot: Nehmen Sie alle Beteiligten mit ins Boot!
Im Geschäftsleben ist es nicht anders. Welche Funktionen muss eine Software definitiv erfüllen, damit Ihre Kernprozesse laufen? Was können Sie auslagern? Aber stellen Sie sich die Fragen nicht im stillen Kämmerlein! Wenn ERP-Projekte scheitern, dann liegt es nur selten an der falschen Software. Meist scheitert es am Widerstand der intern Beteiligten, die sich nicht genügend eingebunden fühlen. Daher ist es wichtig, die Bedürfnisse aller Beteilig-ten frühzeitig abzufragen.
3. Gebot: Machen Sie sich frei von alten Abläufen und Zwängen!
Ein Kardinalsfehler besteht darin, die alten Abläufe auf Gedeih und Verderb in ein neues System zu pressen. Dabei liegt die Chance der Neueinführung doch gerade darin, alte Zöpfe abzuschneiden und neue schlankere Prozesse zu definieren. Doch unser Denk-richtung ist – wie es der Gehirnforscher Dr. Manfred Spitzer es formuliert – „vorgebahnt“. Sie verlässt die alten Pfade nur ungern. Doch eben das ist nötig. Machen Sie sich frei davon. Besuchen Sie befreundete Mitbewerber. Es ist die perfekte Gelegenheit, dass das Denken die Richtung wechseln kann.
4. Gebot: Investieren Sie in die Zukunft!
Achten Sie auf die Zukunftssicherheit der Technik. Die neue ERP-Lösung wird mindestens zehn Jahre im Einsatz sein. Das heißt, sie muss jederzeit erweiterbar bleiben. Denn neue (gesetzliche) Anforderungen kommen so sicher wie das Amen in der Kirche. Die neue Software darf kein Monolith sein, der Sie auf eine einsame Insel stellt. Ihre eigenen bestehenden Systeme müssen ebenso integrierbar sein wie die Anwendungen von Lieferanten, Kunden und Partnern. Heute und auch in der Zukunft. Geschäftsprozesse ändern sich. Die Globalisierung schreitet voran, Firmen vernetzen sich zu neuen Einheiten. Dabei spielt die Kommunikation der sich im Einsatz befindlichen Systeme eine zentrale Rolle.
5. Gebot: Standardisieren Sie so viel wie möglich!
Als Standardsoftware bezeichnet man Programme, die die Kernprozesse einer Branche abbilden. Ohne diese Standards würden Sie sich einem Softwarelieferanten ausliefern, weil alles nur auf Sie zugeschustert wäre. Der Standard ist sozusagen das Fallnetz, dass Ihr Unternehmen vor einem Absturz sichert. „Pi mal Daumen“ sollte die Software mindestens 80 Prozent Ihrer Anforderungen im Standard erfüllen.
6. Gebot: Individualisieren Sie so viel wie nötig!
Irgendetwas in Ihrem Unternehmen machen Sie anders als ihre Branchenkonkurrenten. Diese firmenspezifischen Prozesse muss die Software abbilden. Sie sind allerdings nicht mehr im Standard vorhanden, sondern müssen individuell angepasst werden. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Denn es geht nicht mehr um das Verkaufen einer Ware von der Stange, jetzt geht es ums Maßschneidern. Wichtig ist jetzt die Frage, wie weit der Anbieter in die Software eingreifen kann. Handelt es sich nur um einen Einführungspartner oder um den Hersteller selbst? Niemand kennt den Programmcode besser als der Hersteller selbst. Systemhäusern sind – trotz ausgeprägten Branchen Know-Hows – irgendwann die Hände gebunden. Es gilt: Je mehr Individualisierungen sie fordern, umso größer sollte die Nähe zum Hersteller sein.
7. Gebot: Achten Sie auf Referenzen!
Fragen Sie die Anbieter, bei welchem Kunden schon einmal ähnliches realisiert wurde und ob man es sich dort anschauen könne. Seriöse Anbieter sind stolz auf Ihre Erfolge und machen dies möglich. Nichts zählt mehr als Erfahrung. Rufen Sie den Referenzkunden ruhig mal an. Wenn es nicht gerade ihr ärgster Konkurrent ist, erzählt er Ihnen die ungeschminkte Wahrheit. Davon können Sie nur profitieren.
8. Gebot: Suchen Sie Partner – keine Vasallen!
Jeder Kunde will gerne König sein. Doch von Vasallen als Untergebenen können Sie keine wertvollen Tipps erwarten. Sie reden Ihnen nur nach dem Mund. Einen seriösen Softwarepartner erkennt man daran, dass er Ihnen auch mal Flausen ausredet. Er weiß aus Projekten, dass manches gar keinen Sinn macht. Unterschätzen Sie bei ERP-Einführungsprojekten nicht die menschliche Komponente. Die Funktionen sind oft identisch, viele Produkte sind austauschbar. Aber mit den Beratern, die die Software vor Ort implementieren und sie über lange Zeit warten, sollten Sie sich auch verstehen. Es ist wichtig, dass man es mit Menschen zu tun hat, mit denen man sich auch streiten kann, ohne die gemeinsame Basis zu verlieren.
9. Gebot: Unterschätzen Sie nicht Substanz und Solidität
Damit sich die Neuinvestition in eine ERP-Software rechnet, muss die Partnerschaft langfristig ausgelegt sein, mindestens auf zehn Jahre. Da benötigt der Lieferant Standfestigkeit. Was nützt Ihnen das innovativste Produkt, die beste Partnerschaft und der günstigste Preis, wenn unklar ist, ob der Lieferant die kommenden Jahre finanziell durchstehen wird. Denn wenn das Produkt eingestellt oder auch nur begrenzt weiterentwickelt wird, werden sich Ihre Investitionen nicht rechnen. Hüten Sie sich dabei vor dem Trugschluss, der größere Anbieter sei automatisch der Stärkere. Die Beispiele der letzten Jahre beweisen eher das Gegenteil. Große Aktiengesellschaften werden übernommen oder fusionieren. Dann „bereinigen“ sie ihr Produktportfolio um die Doppler. Auf der Strecke bleibt der Kunde. Die von den Großen gerne belächelten mittelständischen Anbieter dagegen zeigen ein hohes Maß an Substanz. Der Shareholder Value ist ihnen egal, da sie gar keine Aktionäre haben. Sie orientieren sich nicht an Managementideen aus Vorstandsetagen, sondern an den Wünschen der Kunden.
10. Gebot: Beschränken Sie sich auf das Maximum
Sie haben ausgelotet, wer ein echter Partner ist. Dann gilt es festzulegen, welche Funktionen und Module sie nun wirklich brauchen. Das Motto lautet: „Beschränken Sie sich auf das Maximum!“
Lernen Sie von wirklich erfolgreichen Firmen wie dem Discounter Aldi. Einfache Berichte mit wenigen Zahlen, aus der Finanzsoftware generiert, reichen aus. Je weniger Komponenten, desto weniger Integrationsprobleme. „Simplexity“, lautet das Zauberwort.
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