ERP-Systeme im VersandhandelIndividualisierung von Standards – Das Erfolgsrezept der D&G-Software GmbH
25.10.2023 - von Redaktion ERP
Lesedauer: 9 Minuten
|
GITO spricht mit Andreas Brenk, CEO der D&G-Software GmbH. Das Unternehmen – spezialisiert auf Omnichannelsoftware, ist bereits seit 35 Jahren im Geschäft und verrät im Interview, was Kunden an ihrem Produkt besonders gut gefällt, welche Herausforderungen bei einer Implementierung entstehen können und erzählt welche Neuerungen in den nächsten 3 Jahren geplant sind.
Herr Brenk, was verbirgt sich hinter dem Namen D&G?
Der Name ist im wahrsten Sinne des Wortes historisch. Unsere Wurzeln liegen in einem großen Direkt-Marketing-Unternehmen. Einer Full-Service Agentur für Versandhändler. 1987 sind wir dort aus einer Abteilung Forschung und Entwicklung entstanden.
Was sind die Ziele der D&G-Software GmbH?
Eine perfekte Software-Lösung für den Versand-, E-Commerce-, und Omnichannel-Handel anzubieten. Deshalb arbeiten wir täglich daran, die Software zu optimieren und entlang den Marktbedürfnissen weiterzuentwickeln.
Warum engagiert sich D&G so im Bereich Versandhandel? Ist das nicht ein Spezialthema?
Das geht auf unsere Wurzeln zurück. Wir haben Anfang der 80iger das erste PC-basierte ERP-System für
Versandhändler entwickelt. Damals gab es Software für Versender nur auf den sehr kostenintensiven Mainframe & AS400–Systemen. Und dieser Branche sind wir treu geblieben. Unser ERP-System mit seinen Lösungen ist sozusagen maßgeschneidert auf die Probleme und Herausforderungen, die Distanzhändler täglich meistern müssen.
Was gefällt Kunden an Ihrem Produkt besonders gut?
Ich denke in erster Linie der Funktionsumfang. Es gibt kaum eine Aufgabenstellung für die wir keine Lösung out-of-the-box zur Verfügung stellen können. Dann sicherlich die extreme Skalierbarkeit und die ständige Weiterentwicklung des Systems auch bei gesetzlichen Anforderungen. Dadurch können sich unsere Kunden ihrem Tagesgeschäft widmen.
Wir bekommen auch immer wieder positive Resonanz zu unserem kundenorientierten Service. Jeder Kunde hat seinen eigenen Ansprechpartner, der die Besonderheiten der Abwicklungen kennt.
Außerdem entwickeln wir unsere Software komplett selbst, im Gegensatz zu vielen anderen Systemhäusern, die auf einer Fremdsoftware basieren (SAP oder Microsoft®-Dynamics), die durch die Systemhäuser veredelt und erweitert wird. Das ermöglicht uns eine 100% unabhängige Weiterentwicklung unserer Systeme. Zudem sind wir nicht gezwungen, die Kosten für die „Fremd“ Software an unsere Kunden weiterzugeben. So garantieren wir eine Updatefähigkeit ohne große Zusatzkosten beispielsweise bei Microsoft®.
Auf welche Funktionen Ihrer Software sind Sie besonders stolz?
Da gibt es nicht die eine Funktion. Besonders stolz bin ich auf die Skalierbarkeit und die Flexibilität des Systems. So können wir mit unserer Standardsoftware durch geschickte Workflows und Prozesse komplett unterschiedliche Abwicklungen zusammenstellen. Das ist ein bisschen schwer nur mit Worten zu beweisen. Ein Beispiel: einer unserer Kunden hatte vor uns zwei misslungene Softwareumstellungen. Wir waren der 3. Anbieter und konnten den Kunden abgesehen von der Anbindung seiner sehr speziellen Kommissionieranlage mit 100% Standardfunktionen live nehmen. Der Geschäftsführer hat gesagt, dass er so etwas noch nicht erlebt hat. Darauf bin stolz, das ist der beste Beweis für unser Tun.
VS/4-Anbindungen an Drittsysteme
Welchen Kundennutzen können Sie mit Ihrer Funktionalität für Ihre Kunden sicherstellen?
Zeitersparnis und weniger manuelle Prozesse in vielen Bereichen. Ein weiterer Kunde hat die Optimierung und die daraus folgende Zeitersparnis mal zusammengestellt, wodurch uns das Ausmaß erst richtig Bewusst wurde. Ein banales Beispiel hierfür sind Onlinezahlarten wie beispielsweise PayPal. Was jedes System kann ist die Zuordnung von Zahlungen zu dem Vorfall – also dem automatisierten Ausgleich des Kundenkontos. Die wirkliche Schwierigkeit besteht in dem meistern spezieller Prozesse wie den Retouren oder nachträglicher Stornos von Kunden, die einen oder mehrere Artikel doch nicht möchten. Das VS/4
erstattet den entsprechenden Warenwert vollautomatisch zurück. Das gilt auch für nachträglich ausverkaufte Positionen, gesamte Auftragslöschung, der Differenz bei einem Umtausch usw. Ein kleinerer Händler sprach von 2 Stunden gesparter Arbeitszeit täglich. Bei einem größeren Händler haben sogar 3 Vollzeitkräfte die Möglichkeit anderen, sinnvolleren Tätigkeiten im Unternehmen nachzugehen, was
letztendlich die Effizienz des gesamten Unternehmens steigert.
Bis zu 2h gesparter Arbeitszeit täglich – Die Vorteile des VS/4 im Überblick
Was war die größte Neuerung in Ihrem System in den letzten 3 Jahren?
Neben den vielen kleinen Optimierungen im bestehenden Funktionsumfang wurden zusätzlich neue Anbindungen an Payment-Dienstleister vorgenommen. Auch ein Qlick basierendes VS/4 Dashboard und der Einzug der KI mit der Möglichkeit des Programmatic Print und –E-Mail auf Basis der 1st Party-Daten aus dem VS/4.
Welche Neuerungen sind in den nächsten 3 Jahren geplant?
Die größte Herausforderung wird die Umstellung des Datenbanksystems, von der wir uns eine noch bessere Performance versprechen, um damit noch größere Abwicklungen unterstützen zu können. Auch werden wir wieder eine Fülle von Optimierungen an den bestehenden Prozessen vornehmen. Außerdem testen wir derzeit eine weitere KI-basierte-Anwendung, die mittels der VS/4-Daten dem Kundenservice einfache Tätigkeiten wie Auskünfte und Bestellannahme abnehmen soll. Auf dieses Projekt freue ich mich besonders.
Mit welchen Drittprodukten kann man Ihr System koppeln? Auf welche Technologien setzen Sie dabei?
An alle möglichen Dienstleister aus dem Umfeld eines Multichannel-Händlers, ob im Bereich der Logistik, Payments etc. Die eingesetzten Technologien sind immer abhängig davon was der Sender / Empfänger benötigt. Das fängt mit einfachen XML-Dateien und SFTP-Up-/Downloads an und geht bis zu komplexeren Soap-, Rest-APIs oder HTTP(S)-Requests.
Implementierungen – so gelingen sie schnell und erfolgreich
Was war die schnellste Implementierung Ihres Systems und warum hat sie so schnell funktioniert?
Die schnellste Implementierung ging tatsächlich nur ein Wochenende lang. Der Händler stand mit dem „Rücken zur Wand“ und hatte keine andere Option. Das war eine Rettung in letzter Sekunde. Den Händler gibt es auch heute noch und er hat sich mittlerweile zum größten Zoo-Fachgeschäft Europas entwickelt.
Wie stellen Sie eine schnelle Implementierung des Systems sicher und was sollte Ihr Kunde dazu beitragen?
Indem wir auch die bestehenden Prozesse vorab ganz genau beleuchten. Wir nennen das Analysetag. Der Mensch hat die Eigenschaft nach Lösungen für seine Probleme zu suchen. Vergisst dabei aber gerne Prozesse, die jetzt ggf. besonders gut laufen. Gerade wenn man Individualsoftware ablöst, ist das nicht selten der Fall. Die normale Dauer für ein Onboarding sind 3-6 Monate. Wenn der Händler neben seinem Tagesgeschäft Ressourcen zur Verfügung stellen kann, funktioniert eine Implementierung auch in 3 Monaten ganz ohne Stress. Deshalb nehmen wir den Kunden „an die Hand“ und führen ihn Schritt für Schritt durch diese Umstellungszeit. Das klingt einfach, ist aber trotzdem immer ein Kraftakt. Insbesondere die Schulung der Mitarbeiter ist manchmal knifflig. Wie bei jeder Umstellung, gibt es auch ängstliche Mitarbeiter, die Geschick und Sensibilität im Umgang fordern, was wir durch die langjährige Erfahrung mitbringen.
Was sind die 3 häufigsten Barrieren die eine schnelle erfolgreiche Implementierung verhindern?
Unser Händler selbst, der nicht gewohnt ist solche Projekte durchzuführen. Hier nehmen wir den Kunden an die Hand und zeigen ihm auf, welche Schritte in welcher Reihenfolge abzuarbeiten sind. Dazu gehört auch frühzeitig auf die kritischen Punkte hinzuweisen, wenn dadurch ein Termin gefährdet wird. Natürlich kommt es auch vor, dass wichtige Termine bedingt durch das Tagesgeschäft beim Händler nicht eingehalten werden können. Auf diese Kapazitäts-Problematik weisen wir immer wieder hin und drängen darauf entsprechende Ressourcen einzuplanen. Auch die Koordination externer Dienstleister, wie beispielsweise Shophersteller und/oder -agenturen, Logistikanbieter, Softwarehersteller für die Altdatenübernahme, können problematisch werden. Hier kommen teilweise schon einige Dienstleister zusammen. Das diese dann in dem vorgegebenen Zeitrahmen auf den Punkt abliefern, birgt Gefahren. Weiterhin ist der Integrationstest mit seinen Testszenarien dann noch eine weitere Herausforderung. Insbesondere bei Testfällen tun sich die Händler verständlicherweise schwer, denn das gehört nicht zu deren Tagesgeschäft. Wir als Dienstleister haben auch hier die Aufgabe die Händler zu unterstützen und zu führen.
Aufgrund desssen, dass wir die kritischen Punkte kennen sind wir üblicherweise in der Lage den vereinbarten Termin zu halten und es kommt eher selten vor, dass Einführungsprojekte verschoben werden müssen.
Eine Implementierung ist gescheitert – welche Entscheidungen sollte die Geschäftsführung in diesem Fall treffen?
Genau analysieren, was die Gründe für das Scheitern sind. Alle Parteien müssen dabei ehrlich und vor allem selbstkritisch sein. Sie sollten sich die Frage stellen: Was hätte jeder besser machen können, um eine Success-Story zu erreichen? Diese Punkte müssen zusammengetragen werden und dann muss mit klarem Kopf entschieden werden, ob eine Weiterführung des Projektes sinnvoll ist. Nach der Ermittlung der neuralgischen Punkte, stellt sich die Frage: Sind das lösbare Probleme, oder bedarf es eines Neustarts? Ein Neustart lässt sich aber durch saubere Vorarbeit und Projektkoordination vermeiden. Kristallisiert sich am Ende so ein Ergebnis raus, ist auf dem gesamten Weg schon einiges schief gelaufen. Das liegt dann auch meistens nicht alleine an einer Partei.
Was ist Ihr USP und was machen Sie besser als Ihre Wettbewerber?
Wir entwickeln unsere Software selbst im Gegensatz zu vielen Systemhäusern, die eine andere Software als Basis nehmen und diese um spezifische Funktionen erweitern. So sind wir 100 % unabhängig bei der Weiterentwicklung unserer Systeme. Zudem sind wir nicht gezwungen, die Kosten für die Fremdsoftware an unsere Kunden weiter zu geben. Außerdem bieten wir eine Lösung für alle Vertriebskanäle. Dadurch haben unsere Kunden die Möglichkeit der kanalübergreifenden Vernetzung wie bspw. Instore-Order, Instore-Return oder Click & Collect.
Wie kann es gelingen, den Anforderungen nach immer mehr Flexibilität und Individualität gerecht zu werden?
Da wir leider keine Glaskugel haben, die uns verrät was künftig benötigt wird, ist der Austausch mit den Kunden sehr wichtig. Wir sind stets im Kontakt mit unseren Kunden und haben dadurch immer ein Ohr am Markt, um unsere Systeme entsprechend weiterzuentwickeln. Durch unsere sorgsam gepflegten Projektlisten sammeln wir gute Ideen und lassen diese in unsere Entwicklung einfließen. Auch das genannte große und vor allem „gelebte“ Kooperationsnetzwerk liefert uns Informationen aus den anderen Bereichen. Dadurch breiten wir unseren Blick aus, nicht nur auf den reinen ERP-Bedarf, sondern auch auf alle Herausforderungen, die unsere Händler haben.
Was hat Ihnen am Wettbewerb besonders gut gefallen?
Wie auch im letzten Jahr, der offene digitale Pitch und die gut ausgewählten Fragen der Jury. Ich finde es gut, dass die Jury auch bei Dingen nachhakt, die für den Befragten durchaus „Salz in der Wunde“ bedeuten könnte. Das beweist, dass die Systeme wirklich kritisch unter die Lupe genommen werden. Besonders gut fand ich, dass auch die Befragung von Anwendern eine entscheidende Rolle im Ergebnis spielt. Eine kritische Experten-Jury und Benutzer, die tagtäglich mit dem System arbeiten, sind doch letztendlich die beste und ehrlichste Bewertung für ein System. Man muss sich den Titel „ERP-System des Jahres“ wirklich verdienen.
D&G Kooperationspartner
Mehr erfahren über
Das könnte Sie auch interessieren
