Exklusiv: Auszug aus den Wettbewerbsunterlagen der CSS AGKategorie ERP im Rechnungswesen
21.10.2022
Lesedauer: 11 Minuten
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Die Digitalisierung ist neben der Einhaltung rechtlicher Vorschriften eines der zentralen Themen im Rechnungswesen. Ob Mittelstand oder Großkonzern: Das Rechnungswesen bildet das Herzstück eines jeden Unternehmens. Hier werden alle Geschäftsvorfälle dokumentiert, Informationen für Finanzbehörden bereitgestellt, die unternehmerische Tätigkeit kontrolliert und Daten für strategische Entscheidungen aufbereitet. Doch obwohl im Rechnungswesen unzählige Prozesse zusammenlaufen, erschweren Medienbrüche, Schnittstellen, redundante Datenerfassungen und manuelle Arbeitsroutinen oftmals eine effektive Zusammenarbeit. Zu diesem Ergebnis kommt auch die aktuelle Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ der Münchner Ludwig-Maximilians-Universität, in der 60 Prozent der befragten Unternehmen „fehlende Durchgängigkeit von digitalen Prozessen“ als größte Hürde in der Digitalisierung des Rechnungswesens ausgemacht haben.
Diese Hürde lässt sich jedoch überwinden, wenn alle Prozesse auf einer einzigen Datenhaltung basieren, auf der sämtliche betriebswirtschaftliche Anforderungen digital abgebildet und vollständig integriert werden. Mit eGECKO haben wir dies in einer hundertprozentig integrierten Komplettlösung durch unsere erfahrene Entwicklungsmannschaft verwirklicht.
Absolute Integration für ganzheitlich durchgängige Prozesse
Nur die absolute Integration der Applikationen basierend auf einem einzigen Datenmodell macht eine digitale Durchgängigkeit in allen kaufmännischen Prozessen erst möglich. Die Vorteile für den eGECKO-Anwender liegen auf der Hand: Sei es die einmalige Stammdatenpflege, das stringente Rechtekonzept oder das anwendungsübergreifende Navigieren bis zum Ur-Beleg mittels Drill-Down-Technologie – eGECKO-Anwender arbeiten immer in nur einem System und greifen stets auf Datenmaterial in Echtzeit zurück. Zugleich lassen sich Fehlerquellen minimieren und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit maßgeblich optimieren. Die Resultate zeigen sich in präzisen Auswertungsmöglichkeiten und absoluter Transparenz in allen Unternehmenskennzahlen. Darin liegt der große Mehrwert von eGECKO.
Dabei zeigt sich eGECKO in der Praxis wie sein tierischer Namensvetter äußerst flexibel. eGECKO ist branchenübergreifend einsetzbar und modular aufgebaut. Bereits im Standardumfang deckt unser kaufmännisches ERP alle Funktionen ab, die an ein leistungsfähiges betriebliches Rechnungswesen mit Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung sowie Konzernmanagement und Kostenrechnung gestellt werden. Dazu zählen die Bereiche Stammdaten, Buchen, Analysen, Auswertungen, Zahlungsverkehr, Mahnungen, Abschlüsse, Schnittstellen, Mandantenstruktur, Zugriffsverwaltung und Benutzerverwaltung. Spezielle Anforderungen wie Steuerbuch, Dimensionen, Geschäftspartner, korrespondierende Konten, Elster, Erwartungsbuchung, (mehrere parallele) Umsatzsteuervoranmeldungen, Abfragen über Webservice, Druck von Daten und Reports, Excel-Anbindung und XML-Ausgabe sind ebenfalls enthalten.
Die klassischen Aufgaben wie Buchen, Offene-Posten-Verwaltung, Mahnwesen und automatischer Zahlungsverkehr werden durch zahlreiche Zusatz-Funktionalitäten ergänzt, die je nach individuellem Bedarf eingesetzt werden können. Umfangreiche Auswertungen und Analysen (Bilanz, GuV, Historienanalyse etc.) sowie die Drill-Down-Funktion liefern die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Standardmäßig wird die Finanzbuchhaltung mit verschiedenen Sachkontenrahmen wie SKR3, SKR4 etc. ausgeliefert. Die Umsatzsteuervoranmeldungen können direkt aus der Finanzbuchhaltung elektronisch an das Finanzamt versendet werden. Zusätzlich wird die Verarbeitung elektronisch übermittelter Bankauszüge mit dem MT940- und CAMT-053-Format unterstützt. Die Aktualität und Funktionalität von eGECKO lassen wir selbstverständlich regelmäßig von renommierten Wirtschaftsprüfgesellschaften testieren.
Entlastung von Arbeitsroutinen durch konsequente Digitalisierung
Die durchgängigen digitalen Prozesse in eGECKO verschaffen eine umfassende Transparenz und reduzieren Routinearbeiten auf ein Minimum, wie zum Beispiel im Vertragscontrolling. Den Überblick über sämtliche Vertragskonditionen und -fristen zu behalten ist ohne ein flexibles Vertragsmanagementsystem mit Fristenüberwachung und Eskalationsmanagement nur mit aufwendiger Sachbearbeitung möglich. eGECKO hilft Anwendern dabei, Vertragsfristen im Blick zu behalten, unnötige Kosten zu vermeiden und zugleich Dienstleister effektiv zu steuern. Insgesamt werden Verwaltungsabläufe strukturiert, vereinfacht und automatisiert, um zeitliche Ressourcen effektiver nutzen zu können.
Der absolute Prozessgedanke kommt auch bei der Rechnungseingangsbearbeitung zum Tragen: Dabei sorgt unser digitaler Rechnungseingangsworkflow für sichere und transparente Prozesse bei der gesetzeskonformen Eingangsrechnungsbearbeitung und verschlankt die täglichen Kernaufgaben um die Rechnungsablage maßgeblich. Die Bearbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen kann vollintegriert im Digitalen Integrations Center erfolgen. Hier lassen sich nicht nur die Formate XRechnung und ZUGFeRD bearbeiten, es werden auch Papierrechnungen mittels Scanner verarbeitet, E-Mail-Postfächer überwacht oder PDF-Rechnungen mittels OCR-Erkennung oder Drag-and-Drop eingelesen bzw. hinzugefügt. Rechnungen werden dabei im integrierten steuer- und gesetzeskonformen eGECKO-Archiv abgelegt und nicht nur in einer Cloud gespeichert, wobei eine automatische oder manuelle Verschlagwortung mit beliebigen Begriffen eine künftige Belegsuche enorm erleichtert. Die Prozesse sind selbstverständlich auf individuelle Anforderungen flexibel anpassbar.
Absolute Transparenz und Kontrolle dank ganzheitlicher Unternehmensbetrachtung
Die vollständige Digitalisierung und Integration des Rechnungswesens ermöglicht eine reibungslose Implementierung eines Internen Kontrollsystems (IKS). In eGECKO ist eine entsprechende Lösung, die die geforderten Prüfungsaufgaben im Rechnungswesen abdeckt, bereits vorhanden. Die Prüfungen sind manuell oder auch zeitgesteuert möglich, wobei sich die Prüfergebnisse vom Anwender gewichten lassen.
Sehr übersichtlich und flexibel gestaltet sich auch die Kostenträgerrechnung, in der sich beliebige Kostenträger wie Aufträge, Produkte oder Projekte definieren lassen. Hieraus können Hierarchien entwickelt werden, die die individuelle Kostenstruktur des jeweiligen Unternehmens abbilden.
Bewegungen auf den definierten Kostenstellen stehen dank der vollständigen Integration von eGECKO in Echtzeit zur Verfügung, was die manuelle Erstellung von Reports und die Zuordnung der Kosten auf die jeweiligen Träger obsolet machen. Ein weiterer Pluspunkt: Im Gegensatz zu nicht vollständig integrierten Lösungen ist Controlling in eGECKO kein weiterer Bereich, sondern die Zusammenführung von allen Teildisziplinen wie der Finanzbuchhaltung, der Kostenträgerrechnung oder auch dem Personalwesen. Von dieser Integration profitiert das Controlling besonders, da ein Blick auf die Gesamtheit aller Unternehmensbereiche möglich wird und somit ein direktes Controlling von und in jedem dieser Bereiche.
Internationale Standardisierung des Rechnungswesens für eine konzernweite Konsolidierung
Wie der Gecko neue Lebensräume erobert, so expandieren Unternehmen – auch auf internationale Märkte. Aufgrund seiner einzigartigen Architektur ist eGECKO für jegliche Wachstumsambitionen bestens vorbereitet. eGECKO ermöglicht die Anlage und Pflege mehrerer Firmen und Mandanten innerhalb einer Installation und begleitet durch alle Prozesse des Konzernrechnungswesens. Einzelabschlüsse mit Nutzung von Bewertungsarten (IFRS, US-GAAP etc.), Forderungs- und Schuldenkonsolidierung nach § 303 HGB, Aufwands- und Ertragskonsolidierung sowie Kapitalkonsolidierung bis hin zum Konzernabschluss sind schnell und effizient durchführbar. Auch eine Rechnungslegung in Fremdwährung im Konzernrechnungswesen von eGECKO ist möglich. Unser ERP für Rechnungswesen ist bereits in 27 unterschiedlichen Landesversionen unter Berücksichtigung lokaler Sprachen sowie spezifischer Gesetze und Vorgaben verfügbar. Damit wird international tätigen Unternehmen eine weltweite Standardisierung des Rechnungswesens ermöglicht sowie die konzernweite Konsolidierung maßgeblich vereinfacht.
Mehr Intelligenz und mehr Effektivität durch KI-gestützte Prozesse
Die Zukunft des intelligenten Rechnungswesens beginnt in eGECKO bereits heute, denn sowohl Business Intelligence (BI) als auch Künstliche Intelligenz (KI) sind bereits Teil von eGECKO. Als Beispiel ist unser eigenes ETL-Tool zu nennen, mit dem Daten aus sämtlichen Modulen und Bereichen für Auswertungen herangezogen werden können. Hierbei vereint eGECKO die Vorteile eines OLAP-Würfels, umgeht jedoch sowohl den Medienbruch als auch die Schnittstellenproblematik, wodurch jede BI-Analyse mit Daten in Echtzeit stattfindet.
Technologie und Integrationsumfang
Zentrales Datenmodell als Alleinstellungsmerkmal
Um die besondere Flexibilität von unserer eGECKO-Lösung zu gewährleisten, ist sie in der objektorientierten Programmiersprache Java entwickelt worden – ohne Technologiebrüche oder die Verwendung von Altkomponenten in anderen Entwicklungsumgebungen. Dadurch ist unsere Softwarelösung hundertprozentig plattformunabhängig.
Darüber hinaus folgt die innovative Softwarearchitektur durchgehend dem Modell-View-Control-Paradigma. Die strikte Trennung in eine mehrschichtige Softwarearchitektur macht es möglich, ein und denselben Programm-Code mit unterschiedlichen Frontends, mit Webservices oder zeitgesteuerten Hintergrundprozessen nahtlos zu verbinden. eGECKO-Funktionalitäten können somit über Browser, Desktop (Windows, Linux, Mac OS) und mobile Applikationen (iOS, Android, Win10 Apps, Browser) bedient werden.
Auf der Datenbankebene ist eGECKO ebenso flexibel – durch entsprechende Adaptoren und JDBC-Treiber können per OR-Mapping innerhalb des Frameworks unterschiedliche Datenbanken, wie zum Beispiel SQL Server, DB2, Oracle oder Informix, integriert werden. Über Webservice können überdies beliebige Fremdsysteme, zum Beispiel Kundenportale angedockt werden.
Die kundenseitig einstellbare und erweiterbare Protokollierung von Änderungen ermöglicht es, direkt im System aussagekräftige Auswertungen und Einblicke in die Historie von Daten zu geben.
eGECKO funktioniert dementsprechend als ein in sich geschlossenes System. Dennoch besteht die Möglichkeit, über Schnittstellen diverse Fremdsysteme an das Softwaresystem anzuschließen. Demnach können Daten über die sogenannte API, eine Programmierschnittstelle, in und aus dem System heraus transferiert werden. Zum Beispiel können auf diese Art und Weise Verbindungen zu fremden Softwaresystemen beim Kunden aufgebaut werden. Außerdem können Behörden oder Dienstleister gesichert Daten vom externen System empfangen oder an diese übermitteln.
Der Daten-Import funktioniert dabei mit unterschiedlichen Formaten wie XML, CSV, XLSX oder JSON. Der Datenexport – unabhängig, ob direkt auf das Endgerät des Anwenders oder zu einem verbundenen Fremdsystem – ist in den gleichen Formaten möglich.
Das auf Framework-Ebene umgesetzte Rollenkonzept mit abgestuften Administrationsberechtigungen ermöglicht einen feingranular einstellbaren Zugriffsschutz, sodass Daten und Funktionen nur von berechtigten Mitarbeitern eingesehen und ausgeführt werden können.
eGECKO ist überdies mehrmandantenfähig und es kann mit organisationseinheiten-übergreifenden Stammdaten gearbeitet werden. So lässt sich mit einer eGECKO-Installation eine Vielzahl an Firmen verwalten. Der Anwender hingegen profitiert von firmenübergreifenden Stammdaten, Auswertungen und Prozessverwaltungen.
Wandlungsfähigkeit und Flexibilität
Die Adaptivität eGECKOs kommt unseren Anwendern zugute, die zwar von durchgängigen User-Interface-Konzepten profitieren, sich aber nach Herzenslust an den umfassenden Anpassungsmöglichkeiten hinsichtlich ihrer individuellen Anforderungen bedienen dürfen. Hierzu zählen zahlreiche Branding-Möglichkeiten zur optischen Anpassung der Oberfläche an Fremdsysteme sowie ergonomische Adaptionsmöglichkeiten.
An dieser Stelle ist beispielsweise das Customizing von Masken über einen im System integrierten Maskendesigner zu nennen. Es gibt zwar mehrere Standard-Styles, die wir mit eGECKO ausliefern, diese können jedoch von Partnern und Kunden mit einfachen Methoden an individuelle Gegebenheiten angepasst werden.
Als Beispiel lässt sich an dieser Stelle der Kunde Spielvereinigung Greuther Fürth nennen. Dieser hat sich für einen fußballaffinen Style entschieden und sein System entsprechend angepasst. Doch nicht nur der Style lässt sich verändern: Auch sticht eGECKO dadurch hervor, dass Anpassungen von Prozessen – zum Beispiel im Rechnungseingangsprozess – durch integrierte Workflow-Engines, Scriptings und Business-Process-Modeller möglich sind. Damit können wir uns besonders flexibel auf unsere eGECKO-Anwender einstellen. Die Software-Ergonomie hinsichtlich Nutzererfahrung unterliegt zudem einer Prüfung des TÜV Süd.
Unsere betriebswirtschaftliche Komplettlösung umfasst mehr als 30 Module und passt sich auf diese Weise dynamisch den Anforderungen unserer Anwender an. Module können jederzeit im laufenden Betrieb erweitert und freigeschaltet werden. Aufgrund des modularen Aufbaus begleitet eGECKO das flexible Unternehmenswachstum unserer Kunden, auch hinsichtlich Expansionsstrategien ins Ausland: eGECKO unterstützt mittelständische Unternehmen bis internationale Großkonzerne und dies branchenübergreifend.
Releasefähigkeit von Individualanpassungen
Neben der Nutzung einer Vielzahl an Modulen haben Anwender zudem die Möglichkeit, individuelle Anpassungen – zum Beispiel in Form von Maskengestaltungen, Druckvorlagen, Analysevorlagen, benutzerspezifischen Konfigurationen, Datenabfragen, prozessbezogenen Aktivitäten und kundenspezifischen Individualprogrammen – vorzunehmen. Individualisierungen werden dabei als eindeutige Datensätze versioniert in der Datenbank gespeichert. Im Falle eines Updates bleiben die Datensätze unberührt und werden bei Bedarf durch die Entwicklung bereitgestellter Programme aktualisiert. eGECKO verifiziert anhand von systemintegrierten Prüfroutinen außerdem ebendiese Individualanpassungen hinsichtlich Lauffähigkeit und nimmt gegebenenfalls automatische Konvertierungen vor. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die individuellen Einstellungen nach einem Update weiter wie gewohnt genutzt werden können.
Interaktion mit fremden Systemen durch zahlreiche Schnittstellen
eGECKO – das steht bei der Entwicklung besonders im Fokus – ist in der Lage, jederzeit in Interaktion mit fremden vor- und nachgelagerten Systemen zu treten. Das ist auf unterschiedlichen Wegen möglich, zum Beispiel durch zeitgesteuerte Verarbeitungsabläufe. In diesem Fall werden Daten zu einer bestimmten Zeit übertragen. Eine weitere Möglichkeit ist das explizite Aufrufen, dann funktioniert die Interaktion dialoggesteuert. Des Weiteren findet die Interaktion gesteuert via Webservice statt. Dabei gibt es eine Vielzahl von Formaten und Technologien, die mit eGECKO problemlos genutzt werden können.
ERP Management im Interview mit Michael Friemel,
Vorstandsvorsitzender der CSS AG
Welche Bedeutung hat der Preis für Sie?
Die Auszeichnung zum ERP-System des Jahres hat im Gegensatz zu vergleichbaren Wettbewerben echtes Renommee. Der Hauptgrund dafür liegt in der Fachjury, die große Kompetenz und Hintergrundwissen über den Markt vereint und dadurch Bewerber und Lösungen äußerst objektiv bewerten kann. Für die Preisverleihung ist also nicht nur eine ausgezeichnete Bewerbung, sondern auch ein ausgezeichnetes Produkt erforderlich. Aus diesen Gründen ist das Siegel „ERP-System des Jahres“ für den Interessenten eine starke Orientierungshilfe bei der Auswahl einer Software-Lösung. Und nur darauf kommt es letztlich an.
Was hebt Ihr System von anderen ab?
eGECKO ist einzigartig im deutschen Mittelstand. Das ist keineswegs eine Floskel, denn außer eGECKO gibt es kein vergleichbares System für mittelständische Unternehmen, das alle kaufmännischen sowie HR-Prozesse innerhalb einer Datenhaltung integriert. Die Vorteile für den Anwender liegen auf der Hand, denn neben einer optimalen Datenqualität wird jeder Medienbruch und jede Schnittstelle innerhalb der kaufmännischen Prozesse vermieden. Das bedeutet ein Rechtekonzept, eine Stammdatenhaltung und Echtzeitdaten für alle Anwender. Selbstverständlich lässt sich eGECKO auch in andere Lösungen integrieren – z. B. branchenspezifische Software – wodurch einem branchenübergreifenden Einsatz nichts im Wege steht. Gleiches gilt auch für die Internationalisierbarkeit. eGECKO liegt bereits in 27 Landesversionen vor, Tendenz steigend. Durch unser internationales Partnernetzwerk sowie eine global agierende Steuerberatungsgesellschaft stellen wir zudem sicher, dass die Lokalisierungsvorgaben im jeweiligen Land entsprechend erfüllt werden. Deutschen Mutterkonzernen ist es dadurch möglich, all ihre ausländischen Töchter innerhalb ihrer Stammsoftware abzubilden und zu konsolidieren. Ein Mehrwert, den kaum eine andere Software im deutschen Mittelstand bieten kann.
Wie sehen Sie die zukünftige Entwicklung des ERP-Marktes?
ERP-Systeme werden künftig noch vernetzter, noch digitaler, noch integrierter, um die Anforderungen der digitalen Transformation zu erfüllen und sämtliche Abläufe des Unternehmens darzustellen. Damit dies gelingen kann, ist das Datenhaltungskonzept entscheidend. Gerade hier herrscht im Mittelstand Nachholbedarf, denn alte ERP-Systeme erfüllen kaum die Anforderungen, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sehen. Speziell die Datenqualität und -aktualität über alle Unternehmensbereiche bereitet vielerorts Probleme, wenn über Jahre hinweg verschiedene Systeme in Betrieb genommen, aber nicht ausreichend miteinander vernetzt wurden. Absolut integrierte ERP-Systeme bieten dagegen den Vorteil der Prozessorientierung und können so die Anwender von Routinearbeiten entlasten. Und auch wenn es aktuell etwas inflationär benutzt wird, lautet hier das Zauberwort erneut Künstliche Intelligenz. Diese kann dabei helfen, heterogene Daten aus verschiedenen Systemen auszulesen und zentral zu bündeln.
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