Folge 2: Qualitätssicherung im Projekt

Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Norbert Gronau ist Inhaber des Lehrstuhls für Prozesse und Systeme an der Universität Potsdam. Er ist häufiger Key- note Speaker und Gründer der auf Trusted Advisory spezialisierten Potsdam Consulting Advisory GmbH. Zu seinen Kunden zählen Familienunternehmen wie Bahlsen und die Meyer Werft, Konzerne wie Universal Music, Daimler und Lufthansa Technik sowie öffentliche Einrichtungen wie die Landeshauptstadt München und das Land Niedersachsen. Er hat Bücher zu Geschäftsprozessmanagement, ERP und Wissensmanagement verfasst und ist Mitglied der Deutschen Akademie der Technikwissenschaften ACATECH. E-Mail advisor@potsdam-consulting.de

Ein komplexes IT- oder Reorganisationsprojekt umfasst mehrere Beteiligte in einer projektspezifischen Organisationsform. Entscheidungen und Informationen wie Anforderungen etc. werden in der Regel in Dokumenten festgehalten und für andere Beteiligte verfügbar gemacht.

Der Trusted Advisor sorgt nun dafür, dass ein angemessener Qualitätsstandard für die zu erstellenden Dokumente eingehalten wird. Dazu gehört zunächst, dass eine passende Umgebung für die Aufbewahrung und den Austausch von Dokumenten, auch mit Dienstleistern, gefunden wird. Geeignete Lösungen dafür sind der Teamroom von IBM oder Confluence von Atlassian. Einige Anbieter stellen auch auf Sharepoint basierende Lösungen zur Verfügung. Trotz der unzureichenden Usability dieses Produktes kann eine derartige Lösung verwendet werden, wenn einige Rahmenbedingungen wie Vorkonfiguriertheit und Sicherung des Zugriffs für alle Beteiligten gewahrt bleiben. 

Doch mit der Verfügbarmachung der Plattform ist es nicht getan. Der Trusted Advisor berät dabei, wie diese Plattform sinnvollerweise strukturiert wird und welche Dokumente unbedingt darin aufbewahrt werden müssen. Als Faustregel verwende ich stets die Anforderung, dass ein Dokument auf die Plattform gestellt werden muss, sobald es einer zweiten Person zugänglich gemacht wird oder gemacht werden müsste. Für den Verlauf des Projektes hat es sich bewährt, nur solchen Dokumenten Gültigkeit zuzubilligen, die im Teamroom verfügbar sind. Auch die Versionierung wird durch eine Plattform wesentlich erleichtert.

Noch wichtiger als die Organisation der Dokumentation ist jedoch die inhaltliche Prüfung der erstellten Dokumente durch den Trusted Advisor. Häufig passiert es, dass „in der Hitze des Gefechtes“ übergeordnete Zielsetzungen des Projektes aus dem Blickfeld geraten. Der Trusted Advisor weist dann darauf hin und schlägt Prioritäten und Dringlichkeiten vor. So ist z. B. die von der IT vorgeschlagene Umstellung der Datenbank auf die neueste Serverversion weder wichtig noch dringend, wenn in zwei Jahren ein Großteil der darauf laufenden Software ohnehin abgelöst wird. 

Gerade in stark arbeitsteilig organisierten Projekten muss jemand den Überblick über die inhaltlichen und finanziellen Gesamtprojektziele bewahren. Geschäftsführung oder Vorstände sind häufig so mit dem Tagesgeschäft belastet, dass sie für derartige Aufgaben keine Zeit haben. Im Lenkungsausschuss berichtet der Trusted Advisor regelmäßig über den Stand der Dokumentenprüfung, sinnvollerweise als eigener Tagesordnungspunkt. Dabei wird auf Vollständigkeit, Struktur und Qualität der Ergebnisse geachtet. Der Trusted Advisor gibt konkrete Hinweise für das Projekt, wie die Dokumente zu verbessern sind. Ein Status erleichtert die monatliche Verfolgung der Dokumentenqualität.

Weitere Unterlagen, die der Trusted Advisor regelmäßig prüft, sind z. B. Anforderungsspezifikationen, die ggf. von der internen IT oder von externen Dienstleistern erstellt werden. Beiden fehlt nach meiner Erfahrung regelmäßig die Sicht auf die für die Wertschöpfung wesentlichen Aspekte. Die interne IT ist meist mehr an einer aufwandsarmen Wartung von Software interessiert als an ihrer Funktionalität. Ein Dienstleister gerät schon mal in die Versuchung, eine für einen anderen Kunden entwickelte Lösung zu kopieren, ohne eine gewissenhafte Anpassung vorzunehmen. Beide Autorengruppen schweigen zumeist zu organisatorischen Festlegungen, etwa zur Verantwortlichkeit für Datenqualität und Durchführung der Aufgabe. So kann der Trusted Advisor durch seine begleitende Qualitätssicherung mithelfen, Fehler und Unzulänglichkeiten nicht erst entstehen zu lassen oder frühzeitig auszumerzen, um die Projektziele ohne unnötigen Mehraufwand, ohne Abschweifungen und zum gesetzten Termin zu erreichen.

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