Lastenheft und Pflichtenheft

Der wichtigste Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg bei der Einführung eines neuen ERP-Systems entscheidet, ist die Ausarbeitung eines präzisen und detaillierten Lastenheftes des Unternehmens und des mit dem ausgewählten Anbieter verabschiedete Pflichtenheftes. Wird dies versäumt, so kommt es meist zu Missverständnissen bei der Anpassung sowie Implementierung und kann damit in der Folge Zeitverzögerungen und Kostenerhöhungen auslösen. In diesem Beitrag soll der Weg zur Erstellung eines Lastenheftes aufgezeigt werden.

Bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems ergeben sich folgende bekannte Phasen:

• Prozessaufnahme mit Erstellung des detaillierten Lastenheftes,
• Ausschreibung des Projektes auf Basis des Lastenheftes,
• Auswahl eines Anbieters,
• Erarbeitung des Pflichtenheftes im Rahmen einer Feinkonzeptphase und
• Vertragsprüfung.

Ein Lastenheft beschreibt die funktionalen Anforderungen, Erwartungen und Wünsche an ein geplantes Produkt (Fachkonzept). In der Softwaretechnik ist das Lastenheft das Ergebnis der Planungsphase und wird vom bzw. mit dem Kunden erarbeitet (Bild 1).

Bild 1: Schritte zum detaillierten Lastenheft
(Link zur gesamten Grafik: www.ubkit.de/epavos.pdf).

Das Pflichtenheft ist die vertraglich bindende, detaillierte Beschreibung einer zu erfüllenden Leistung zur Erstellung eines ERP-Systems und wird in der Regel vom Softwareanbieter als Erweiterung des Lastenheftes erstellt. Die Inhalte des zuvor ausgearbeiteten Lastenhefts sind nun präzisiert, vollständig und nachvollziehbar sowie mit technischen Festlegungen der Betriebs- und Wartungsumgebung verknüpft. Das Pflichtenheft ist Vertragsbestandteil. Erst nach Erstellung des für beide Seiten verbindlichen Pflichtenheftes ist es im Allgemeinen möglich, einen Projektvertrag auszuarbeiten, der preislich gedeckelt ist und verbindlich terminierte Meilensteine enthält.

Der Ausarbeitung des Lastenheftes muss, aus Perspektive des Anwenders, die höchste Priorität im gesamten Projekt zukommen. Es genügt dabei keinesfalls, Funktionen grob zu beschreiben und darauf zu hoffen, dass die Softwareanbieter die Anforderung schon richtig verstehen werden. Ein Lastenheft in Form einer simplen Checkliste wird nur zu einem kleinen Teil ausreichen, um komplexere Geschäftsprozesse so zu beschreiben, dass ein tragfähiges und vergleichbares Ergebnis über die Angebote unterschiedlicher Softwareanbieter erzielt werden kann. Daher muss ein detailliertes Lastenheft erstellt werden.

Um ein gutes Ergebnis zu erzielen, müssen die kundenspezifischen Prozesse – und gerade diese machen die Stärke des deutschen Mittelstandes aus – detailliert erfasst werden, damit die Prozessbeschreibung im Lastenheft ebenfalls Bestandteil der Ausschreibung wird. Idealerweise muss sich in diesem Zusammenhang auch mit der Verbesserung der Prozesse beschäftigt werden. Da es vielen Unternehmen gerade in dieser Hinsicht an Ressourcen und zum Teil auch an Erfahrung mangelt, empfiehlt es sich über den Einsatz eines erfahrenen Auswahlberaters nachzudenken.

Budgetsicherheit durch Projektvertrag

Ist die Hürde des Lastenheftes und der Ausschreibung genommen, steht ein zweiter ganz wesentlicher Teil im Projektablauf an. Viele Unternehmen zögern bei der Einführung eines neuen ERP-Systems, weil sie vor den Risiken explodierender Projektkosten und/oder unkalkulierbarer Projektdauer zurückscheuen. An dieser Stelle ist das Pflichtenheft (technische Feinspezifikation) von großer Bedeutung. Existiert dieses, so kann im Allgemeinen auf dessen Grundlage ein Projektvertrag erarbeitet werden, der nicht nur feste Werte für Kosten und Dauer des Projektes enthält, sondern darüber hinaus ggf. auch Vertragsstrafen bei verschuldeter Nichteinhaltung fest vereinbarter Ziele.

Herausforderungen 

Viele Softwareanbieter versuchen die Vertragsgestaltung in Projekten auf Basis sog.  „Fachkonzepte“ unter Berücksichtigung ihres eigenen ERP auszurichten. Grundsätzlich ist dagegen nichts einzuwenden, sofern der Anbieter sich auf die Lastenheft-Anforderungen bezieht. Leider halten sich nicht alle Anbieter an diese Vorgehensweise. Es werden sehr viele Fachkonzepte erstellt, die keinen klaren Bezug zu den Anforderungen des Lastenheftes aufweisen. Somit würde der Kunde das kaufen, was der Anbieter im Standard kann und nicht das, was wirklich gewünscht und benötigt wird. An dieser Stelle müssen Sie als Kunde hartnäckig bleiben. Die Lastenheft-Anforderungen müssen mit zum Vertragsbestandteil werden. Natürlich werden nicht alle Lastenheft-Anforderungen so im Detail umgesetzt wie beschrieben, denn die Anbieter haben in der Software zum Teil andere Lösungen, die dann herangezogen werden. Letztendlich ist nicht der Weg, sondern das Ergebnis von Bedeutung.

Lastenhefterstellung

Bestehen Sie darauf, dass der Anbieter alle Ihre Fragen im Lastenheft mit Ihnen vor Ort mit den betreffenden Fachabteilungen durchgeht und sorgen Sie dafür, dass er verstanden hat, was Sie damit meinen. Bei diesem Vorgehen können auf kurzem Wege (sofern auch kompetente Mitarbeiter des Anbieters anwesend sind) Alternativen oder Kompromisse verabschiedet werden. Diese sind an der jeweiligen Frage des Lastenheftes zu dokumentieren und in das Pflichtenheft einzuarbeiten, denn dieses Dokument ist Vertragsbestandteil der zu liefernden Eigenschaften der Software.

Bild 2: Lastenheftgenerator mit
strukturierten Templates.

Bestehen Sie darauf, das Lastenheft in seiner ursprünglichen Version zu dokumentieren und nicht in mehreren anderen nicht zusammenführenden Unterlagen. Kommt dieser Vorschlag, dann könnte es sich um einen Versuch handeln „Verwirrung zu stiften“. Sie haben dann das Problem die Fragmente wieder zusammenzuführen, wenn Sie sicher sein wollen, dass Sie das bekommen, was Sie verlangen. Wie es dazu kommen kann, soll im folgenden Szenario beschrieben werden.

Im Laufe des Projektes tritt der Anbieter an Sie heran, um mitzuteilen, dass nun Themen, die ursprünglich mit „Ja“ beantwortet wurden (verfügbare Funktionen), nicht im vereinbarten Budget geliefert werden können, da erst jetzt verstanden wurde, was Sie eigentlich damit gemeint haben.  Dasselbe passiert auch mit Anpassungen, die viel zu niedrig geschätzt wurden.

Dies alles kann jedoch vermieden werden, wenn Sie vor der Vertragsunterschrift jede Frage mit dem Anbieter durchgegangen sind. Das Argument „Dazu haben wir doch keine Zeit mehr, wenn wir den Termin des GO LIVE einhalten sollen“ darf dabei nicht gelten. Ist erst einmal eine solche Situation entstanden, ist es kaum vorstellbar, wie viel Zeit benötigt wird, um das Projekt wieder in planbares Fahrwasser zu bringen. Unser Rat: Unterschreiben Sie keinen ERP-Software-Vertrag, sofern Sie nicht alle Ihrer Anforderungen im Detail besprochen haben.

Selbst ein professionelles Lastenheft erstellen?

Im Zuge eines ERP-Projektes stellt sich dann die Frage, ob es sinnvoll ist, wenn das Lastenheft von dem Anwender selbst erstellt, oder ob ein Auswahlberater unterstützend zur Seite gestellt wird. Sind seitens der Anwender ausreichend Kenntnisse (meist ja) und Ressourcen (meist nein) vorhanden, um ein Lastenheft rechtzeitig selbst zu erstellen, spricht nichts dagegen.

Wird sich dafür entschieden, einen Auswahlberater zu beauftragen, so sollten einige Dinge beachtet werden. Es gibt Auswahlberater, die Standard-Checklisten anbieten. Vorwiegend aber nur einzeilige Überschriften, ohne tiefgehende, eindeutige Beschreibung der Anforderung. Mit bis zu 6.000 Fragen wird versucht, dem Kunden die Kompetenz darzustellen. Dieser weiß jedoch nicht, dass es immer dieselben Fragen für alle Branchen sind und keinesfalls seine ganz individuellen Prozesse beschreiben. Es sollte sich daher für einen Auswahlberater entschieden werden, der bereit ist, die Geschäftsprozesse individuell zu betrachten, zu analysieren und ggf. mit dem Anwender zusammen zu optimieren. Der Prozess ist zwar aufwendiger als simple Checklisten, das Ergebnis rechtfertigt den Aufwand aber in jedem Fall.

Um dem Anwender die Möglichkeit zu geben, selbst ein professionelles Lastenheft erstellen zu können, ist ein Tool vonnöten, das anhand von Templates durch den Prozess der Erstellung führt.

Der Lastenheft-Generator

Die Webapplikation „Lastenheft.Expert“ kann Arbeit und Zeit bei der Definition der Anforderungen an ein neues Softwaresystem abnehmen. In Form von branchenspezifischen Fragenkatalogen mit vordefinierten Anforderungen zu unterschiedlichen Fachbereichen können die Kunden am Desktop oder auf einem Tablet ihr eigenes Lastenheft erarbeiten (Bild 2).

Mit dem Tool können Sie entweder leere, nicht vordefinierte Fragen nutzen und Ihre Fragen selbst erfassen (geeignet für IT-Leiter, die im Wesentlichen wissen, was sie benötigen) oder vordefinierte Textbausteine (Auswahl aus vielen Branchen) auswählen und anpassen. Natürlich können eigene, weitere Fragen hinzugefügt werden.

Bild 3: Lastenheftgenerator –Editor für die
individuelle Ausarbeitung einzelner Punkte.

Wenn also auf Seite des Interessenten kein Lastenheft vorliegt, hilft die Webapplikation diesen Unternehmen die Anforderungen an ein neues Softwaresystem zu dokumentieren und individuell zu formulieren. Dies ist insbesondere ein Vorteil, da die Erhebung der Anforderungen für Kunden meist eine nicht ganz triviale Aufgabe darstellt. Jedenfalls gilt es, genügend Zeit in die sorgfältige Erstellung eines Lastenhefts zu investieren, da im Normalfall einerseits die komplette Projektdurchführung mit vordefinierten Zielen gut vorangetrieben und andererseits zu Projektende die Projektabnahme deutlich unterstützt wird.

Vordefinierte Textbausteine

Viele ERP-Anbieter lesen die Lastenheft-Anforderungen bei der Erfüllung der Leistung immer grenzwertig zu ihren Gunsten. Großzügigkeit ist nur bei wenigen Anbietern zu erwarten. Bei der einfachen Frage „Daten-Export über eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle?“, werden z. B. die meisten Anbieter mit „Ja“ antworten. Bei der Projekteinführung stellt sich dann aber heraus, dass ungeplante Kosten für die DATEV-Konvertierung hinzukommen, denn die Daten wurden nicht in einem DATEV-Format zur Verfügung gestellt: „Eine Formatierung in das DATEV Format ist bei uns nicht beinhaltet“. Stolpersteine dieser Art gibt es viele, wenn der Anwender nicht auf bewährte Textbausteine im ERP-Projekt zurückgreifen kann. Beachten die Unternehmen bei der ERP-Auswahl diese Vorgehensweise, so haben sie eine größere Sicherheit, dass ihr ERP-Projekt geordnet und zur Zufriedenheit aller Beteiligten abgeschlossen werden kann.

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