Best-Of ERP 2025: User Experience ERP

Die work4all GmbH ist ein 1990 gegründetes Familienunternehmen mit Sitz in Köln. Es wird in zweiter Generation geführt und betreut über 1.000 Kunden. Die Softwarelösung kombiniert klassische ERP Funktionen mit integrierten Modulen für CRM, Projektmanagement, Zeit- und Lagerverwaltung, Reisekostenabrechnung, Abo-Management, Ticketverwaltung und weitere betriebliche Anwendungen.

Das Problem

In vielen KMUs sind Geschäftsprozesse auf zahlreiche Einzelsysteme verteilt, die nicht oder nur unzureichend integriert sind. Dies führt zu ineffizienten Abläufen, hohem Pflegeaufwand und Frustration bei Mitarbeitern. Das Tool-Chaos verhindert einen ganzheitlichen Überblick über das Unternehmen, insbesondere über KPIs. Viele Lösungen sind nur für bestimmte Nutzergruppen ausgelegt, nicht intuitiv und technisch veraltet.

Die Lösung

• work4all ist eine vollintegrierte Unternehmenslösung für ERP, CRM, DMS und Projektmanagement.
• Die Akte bietet einen klaren Überblick über alle Interaktionen mit Leads, Kunden, Lieferanten und Projekten.
• Der Schreibtisch lässt sich individuell anpassen: KPIs für die Geschäftsführung, Eingangsrechnungen für die Buchhaltung und Tickets für den Support – übersichtlich für Nutzer, Teams oder die gesamte Organisation.

Kundennutzen

• Kunden profitieren von einer vereinfachten Softwarelandschaft – ohne kostenintensive Integrationen und hohen Wartungsaufwand.
• Durch effiziente Prozesse und den Ersatz von 5-8 Einzellösungen sparen Unternehmen Zeit, Aufwand und Kosten.
• Ein ganzheitlicher Überblick über die Unternehmens lage, insbesondere relevante KPIs, wird ermöglicht.
• Nutzer profitieren von reduzierter Komplexität – vom ersten Kundenkontakt bis zur E-Rechnung in einer Software.
• Die Oberfläche ist intuitiv: Kunden arbeiten produktiv mit work4all in weniger als einer Woche.
• work4all wurde mehrfach in der Trovarit-ERP-Studie bewertet – besonders gut in der Kategorie Nutzerfreundlichkeit.

Stellungnahme der Jury:

Mit beeindruckender Konsequenz setzt work4all Maßstäbe in Sachen Benutzerfreundlichkeit. Die einheitliche, intuitive Oberfläche und die vertrau te Ordnerlogik verbinden Einfachheit mit Effizienz. Prozesse vom Angebot bis zur Rechnung werden in Rekordzeit abgebildet – sogar mobil. Durch Integra tion statt Insellösungen und ein modernes, respon sives Design schafft work4all eine User Experience, die begeistert. Ein verdienter zweiter Platz für ein System, das Komplexität elegant meistert. work4all hat außerdem den Sonderpreis „Zuschauerfavorit“ gewonnen, über den die Zuschauer im öffentlichen Online-Pitch abgestimmt hatten.

Mehr erfahren über

Das könnte Sie auch interessieren

Vibe Coding: Wenn die Fachabteilung selbst entwickelt Wie KI-Tools auch ohne Programmierkenntnisse ERP-Erweiterungen in Reichweite bringen

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Der Change Request ist vor acht Wochen eingereicht worden. Die IT-Abteilung hat Rückfragen, das Projekt steht in der Prioritätenliste irgendwo hinter der Server-Migration und der Vertriebsleiter tippt weiterhin täglich dieselben Zahlen in eine Excel-Tabelle, die er eigentlich direkt aus dem ERP-System haben könnte. Diese Situation ist in mittelständischen Unternehmen kein Einzelfall, sie ist die Regel. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Der Change Request ist vor acht Wochen eingereicht worden. Die IT-Abteilung hat Rückfragen, das Projekt steht in der Prioritätenliste irgendwo hinter der Server-Migration und der Vertriebsleiter tippt weiterhin täglich dieselben Zahlen in eine Excel-Tabelle, die er eigentlich direkt aus dem ERP-System haben könnte. Diese Situation ist in mittelständischen Unternehmen kein Einzelfall, sie ist die Regel. ERP-Systeme bilden das Rückgrat operativer Geschäftsprozesse. Ihre Anpassung gilt ...

Auf welche Technologien ERP-Anwender bei ihrem neuen ERP-System achten sollten Ergebnisse einer aktuellen Studie

Die Auswahl eines neuen ERP-Systems darf sich heute nicht mehr auf Prozessabdeckung, Bedienoberfläche und Bereitstellungsmodell beschränken. Der aktuelle ERP-Trendradar der Universität Potsdam beschreibt vielmehr, welche Technologien in den kommenden Jahren für die Weiterentwicklung von ERP-Systemen strategisch entscheidend werden und wo zugleich die größten Lücken zwischen Anwenderbedarf und Anbieterreife liegen. Gerade für Anwender ist diese Perspektive relevant. Denn ein neues ERP-System muss nicht nur die heutigen Abläufe stabil unterstützen, sondern auch die technologischen Anforderungen der nächsten Jahre tragen. Der Trendradar versteht sich ausdrücklich als Entscheidungsinstrument für ERP-Verantwortliche, Produktmanager und Forschende, um technologische Entwicklungen zu priorisieren und zukunftsfähige Strategien abzuleiten.

Die Zukunft der ERP-Systeme Strategisch statt operativ: ERP etabliert sich als Top-Management-Thema

ERP ist längst Chefsache. Wer es weiterhin als reines IT-Thema einordnet, unterschätzt seinen strategischen Hebel. Vorausschauende Unternehmen verankern ERP-Kompetenz in ihrer Governance und nutzen sie als Wettbewerbsvorteil. Moderne ERP-Systeme entwickeln sich zu intelligenten, offenen Architekturen –getrieben von Cloud, KI und Automatisierung. Das verlangt von der Unternehmensführung ein tiefes Verständnis von ERP.

Warum gute ERP-Daten jetzt Geld wert sind KI macht Tempo, aber nur mit sauberen Regeln und Verantwortung

In den nächsten Jahren werden ERP-Systeme in vielen Unternehmen wie ein organisatorisches Betriebssystem funktionieren. Sie werden Arbeit verteilen, Prioritäten setzen, Risiken markieren, Entscheidungen vorbereiten und Interaktionen bündeln. Der Bildschirm bleibt, aber die Arbeit verschiebt sich. Weniger Klickstrecken, mehr Ausnahmen. Weniger Dateneingabe, mehr Steuerung. Umso wichtiger sind deshalb Operational Excellence und ausgefeiltes BPM.

Marktüberblick: Interne ERP-Low-Code Plattformen 8 integrierte ERP Low-Code Plattformen im Vergleich

Unternehmen stehen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung vor der Herausforderung, ihre Prozesse flexibel weiterzuentwickeln und zugleich eine stabile Systemlandschaft zu bewahren. Klassische ERP-Systeme bieten nur begrenzte Möglichkeiten, da Anpassungen häufig tiefgreifende Programmierungen erfordern. Dies führt zu hohen Kosten und langen Entwicklungszyklen. Gleichzeitig werden einfachere Möglichkeiten zur Prozessgestaltung gesucht.

RPA-basierte Testprozesse als Effizienztreiber Wie Dana mit intelligenter SAP-SIT-Automation Millionen spart

Künstliche Intelligenz gilt als Treiber der digitalen Transformation –doch im Mittelstand entscheidet nicht der Algorithmus, sondern das ERP über Tempo und Wirkung. Gut gepflegte ERP-Systeme liefern die verknüpften, kontextualisierten Daten, die KI erst produktiv machen. Sie bilden die Basis für Prozessoptimierung, Automatisierung und neue Geschäftsmodelle. Wer nachhaltige Innovation realisieren will, muss beim ERP ansetzen.