Gewachsenes Vertrauen

bellissa HAAS beliefert als führender Großhändler Gartencenter und Baumärkte mit Gartenbedarf aus aller Welt. Einen Teil des Sortiments fertigt der Gartenspezialist selbst, andere Teile werden von Lieferanten aus Zentraleuropa und Asien bezogen. Aber nicht nur Pflanzen brauchen Unterstützung, sondern auch die IT des Unternehmens. Deshalb führte bellissa HAAS die KUMAVISION ERP-Branchensoftware für den Großhandel auf Basis von Microsoft Dynamics 365 ein.

„Wir hatten ein uraltes Navision im Einsatz, zahlreiche Insellösungen und eine externe Finanzbuchhaltung“, beschreibt Oliver Hinz, ERP-Projektleiter bei bellissa HAAS, die damalige Situation. „Es musste sich also etwas ändern, und die Vorgabe war klar: keine Insellösungen mehr und eine Software, die alle Prozesse in einem System abbildet. In der Evaluationsphase kam KUMAVISION sehr schnell in die Poleposition. Dabei war nicht nur ausschlaggebend, dass KUMAVISION ERP mit seinen Best-Practice-Prozessen für den Großhandel schon im Standard die meisten Anforderungen abdeckte. „Die Consultants haben sofort verstanden, was wir tun, wie unsere Prozesse aussehen und warum sie so sind – es war, als wären es langjährige Mitarbeiter von uns“, so Hinz. Eine strategische Entscheidung fiel schnell: Die Software sollte aus der Cloud kommen. „Wir wollten langwierige Releasewechsel ausschließen und trotzdem immer up-to-date bleiben“, begründet Hinz.

Vorausschauende Planung

Eine große Herausforderung war die Anbindung der Kunden über EDI. Denn letztlich hängen an dem elektronischen Belegaustausch die für einen Großhändler entscheidenden Prozesse. Bestellungen, Lieferscheine, Faktura und vieles mehr nehmen automatisiert den Weg über die ERP-Branchensoftware – täglich mehrere Hundert. Ein weiteres Herzstück bei bellissa HAAS ist die Planung, da Bestellungen aus China oft mehrere Monate unterwegs sind. Insbesondere um Frachträume auf den Schiffen zu ergattern, ist eine sehr vorausschauende Planung notwendig. Das erfordert neben einer langjährigen Erfahrung der Mitarbeiter auch solide Zahlen aus der Software, auf deren Basis die Entscheidungen getroffen werden. Deshalb kann der Einkäufer aus dem System eine Planungsvorschlagsliste mit den relevanten Kenngrößen erzeugen.

Automatisierte Prozesse

Große Fortschritte hat auch die neue Business-Intelligence-Lösung Microsoft Power BI gebracht, die ebenfalls von KUMAVISION eingeführt wurde. „Das hebt unser Reporting auf ein ganz neues Level“, meint Hinz. „Davor haben wir die Zahlen manuell aus dem System in Excel übertragen – jetzt haben wir tagesaktuelle Reportings.“ Besonders beeindrucken ihn aber die automatisierten Prozesse. Kommt ein Auftrag per EDI, wird ein automatisierter Freigabeprozess angestoßen. Das System gibt den Auftrag dann ebenfalls ohne manuelles Eingreifen zum richtigen Zeitpunkt in die Kommissionierung, damit der Kunde seine Ware zum Wunschtermin erhält. Die Rechnung wird anschließend automatisch über EDI verschickt. „Bei den Massenbestellungen, die wir tagtäglich abwickeln, ist das schon eine enorme Unterstützung“, sagt Hinz. So blickt er auf ein aus seiner Sicht rundum gelungenes Projekt zurück und freut sich auf die Weiterentwicklung – unter anderem wird das Lager auf Buchungen mit Handscannern umgestellt. „Die Chemie zwischen den Projektteams hat einfach gestimmt und wir konnten uns in jeder Projekt-phase auf KUMAVISION verlassen.“

kumavision.com

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