S/4HANA Migration: Kein Buch mit sieben SiegelnMit einem prozessorientierten Ansatz sind Sie auf der sicheren Seite
20.02.2024 - von Gregor Greinke
Lesedauer: 6 Minuten
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Bereits Ende 2027 wird SAP seine älteren Systeme nicht mehr unterstützen und stellt Unternehmen damit vor eine grundlegende Entscheidung: Entweder sie suchen nach einer alternativen ERP-Lösung oder sie steigen auf S/4HANA um, der neuen ERP-Generation von SAP. Sie bietet bei erfolgreicher Implementierung agile Services zur Datenintegration und Anwendungserweiterung sowie eingebettete Analysen und intelligente Technologien. Mit SAP-HANA verfügt sie zudem über ein relationales Datenbank-System, das Abfragen in Echtzeit ausführen kann. Bislang sind jedoch nur wenige SAP-Bestandskunden bereit, auf S/4 umzusteigen. Ein prozessorientiertes Vorgehen hilft, die üblichen Tücken zu vermeiden und mit dem neuen S/4HANA-System eine ideale Basis für multidimensionales und transparentes Reporting und Controlling zu schaffen.
Einer Studie von Basis Technology zufolge fühlen sich 88 Prozent der befragten Unternehmen mit einer S/4-Konversion überfordert. Mehr als ein Drittel der Unternehmen zögert den Umstieg auf eine aktuelle SAP-Version deswegen hinaus. Denn hinter dem Umstieg steckt mehr als nur eine Veränderung der Technologie, wie beispielsweise ein Software-Upgrade oder eine Cloud-Migration. Vielmehr handelt es sich um eine tiefgreifende Systemänderung, die mit einer grundlegenden Umgestaltung der internen SAP-Landschaft einhergeht.
Zeiten, in denen Unternehmen nur wettbewerbsfähig bleiben, wenn sie immer größere Mengen an Daten auswerten, flexibel auf Veränderungen am Markt reagieren und die eigene wirtschaftliche Lage jederzeit präzise einschätzen und neu bewerten, erfordern auch bei den verwendeten ERP-Systemen einen neuen Ansatz. Statt einer rein technischen Migration, bei der oft wichtige, vor allem unternehmensspezifische Funktionalitäten verloren gehen, verspricht ein prozessorientierter Ansatz Unternehmen mehr Erfolg.
Wie von der Deutschen SAP-Anwendergruppe (DSAG) und dem Marktforschungsunternehmen Gartner festgestellt wurde, scheitern S/4HANA-Transformationen ohne Prozessorientierung überraschend häufig. Mit dem Einsatz einer professionellen Business Process Management (BPM)-Lösung können sich Unternehmen auf Basis einer transparenten Prozesslage entscheiden, welcher Migrationsansatz für sie am besten geeignet ist, und mittels Fit-Gap-Analyse ihre aktuelle Prozesslandschaft mit dem Zielbild in S/4HANA abgleichen.
Quelle: GBTEC
In vier Schritten zur erfolgreichen S/4HANA-Migration
Ein Großteil der S/4HANA-Konversionen scheitert bereits vor dem Projektstart. Viele Systemverantwortliche wissen zwar, wie sich die Soft- und Hardwarekomponenten des alten SAP-Systems auf SAP S/4HANA upgraden lassen, das Verständnis, wie sich das neue ERP-System auf die unternehmensinternen Prozesse auswirkt, fehlt jedoch häufig. An welchen Stellen lassen sich bestehende Arbeitsabläufe optimieren? Welche technischen Anforderungen ergeben sich daraus an die Software? Und welche Stakeholder sollen überhaupt in das Projekt miteinbezogen werden?
Den Fachbereichen fehlt hingegen oft das Wissen zu den bestehenden Abläufen im SAP-System. Aufgrund lückenhafter Kenntnisse treten viele Fehler erst während des Projekts zutage. Was nicht nur die Aufwände für Customizing erhöht, sondern auch höhere Kosten und enorme Zeitverzögerungen nach sich zieht. Eine professionelle Prozessmanagement-Lösung ermöglicht Unternehmen hingegen, ihre Geschäftsprozesse über die reinen SAP-Prozesse hinaus zu betrachten und SAP S/4HANA optimal in ihre internen organisatorischen Strukturen einzubinden.
Nach BPM-Best-Practice empfiehlt sich folgender 4-Schritte-Plan:
1. Relevante Ende-zu-Ende Prozesse dokumentieren
Jede erfolgreiche S/4HANA-Transformation startet mit der Modellierung der Prozesslandschaft. Um die Auswirkungen von Systemänderungen zuverlässig bewerten zu können, müssen Prozessverantwortliche jedoch neben den herkömmlichen SAP-Prozessen, beispielsweise Order-to-Cash, Procure-to-Pay, Record-to-Report und Hire-to-Retire, auch die Arbeitsabläufe berücksichtigen, die außerhalb der klassischen SAP-Welt stattfinden. SAP-Verantwortliche, die ihre Prozesse durch Heranziehen eines Referenzmodells erstellen, sollten darauf achten, dass die verwendete Prozessmanagement-Lösung nicht nur grafische Funktionen à la PowerPoint oder Visio abbildet, sondern auch über einen Zugriff auf eine dahinterliegende Datenbank verfügt. Nur so lassen sich die einzelnen Prozesse zu einer aussagekräftigen Basis für die Prozessanalyse verknüpfen.
2. Bi-direktionale Schnittstelle zum SAP-Solution-Manager installieren
Für Fachbereichsanwender mag eine rein fachliche Dokumentation der SAP-relevanten Prozesse ausreichen. SAP-Experten und –Entwickler benötigen jedoch vor allem die technischen Prozessinformationen aus SAP. Die verwendete Prozessmanagement-Software sollte daher mit einer passenden bi-direktionalen Schnittstelle zum SAP-Solution-Manager ausgestattet sein, über die sich wesentliche SAP-Transaktionen übertragen und in einen prozessualen Kontext setzen lassen. Auf diese Weise entsteht eine zusammenhängende Prozessstruktur mit allen involvierten SAP-Transaktionen, die als „Single Source of Truth“ sowohl den technischen Ansprüchen der SAP-Experten und -Entwickler wie auch den fachlichen Anforderungen der Fachbereichsanwender gerecht wird.
3. Fit-Gap-Analyse durchführen und Zielprozess ableiten
Die Fit-Gap-Analyse ist ein zentraler Bestandteil des Requirements-Engineering und damit für die Planung und Durchführung einer S/4HANA-Transformation essenziell. Über einen Abgleich der aktuellen Prozesslandschaft mit dem Zielbild in S/4HANA werden „Fits“ sowie mögliche „Gaps“ aufgespürt, die es bei der Transformation zu schließen gilt. Dadurch lassen sich technische Anforderungen an das neue SAP-System passgenau ableiten und das Risiko von fehlerhaften Konfigurationen maßgeblich reduzieren. Mithilfe einer Fit-Gap-Analyse können Unternehmen präzise erkennen, welche Verbesserungspotenziale sich mit den neuen S/4HANA-Funktionen umsetzen lassen und welche Anpassungen an bestehende Prozesse oder der IT-Landschaft dafür erforderlich sind.
Damit die S/4HANA-Konversion nicht zum Flop gerät, sollten Unternehmen schon vor Beginn der Migration eine Fit-Gap-Analyse durchführen, um festzustellen, welche Arbeitsschritte sie in der neuen S/4HANA-Welt prozessual abbilden wollen und können. Außerdem sollten sie prüfen, an welchen Stellen Abweichungen vom Standard gerechtfertigt sind und ob weitere Aufgaben vorhanden sind, die sich automatisieren lassen. Mit Hilfe eines professionellen BPM-Werkzeugs lassen sich diese Fragen in der Regel ohne Probleme beantworten.
Dennoch führen viele SAP-Berater die Fit-Gap-Analysen immer noch mit Excel-Tabellen durch. Da diese jedoch den Komplexitätsgrad der Prozesse in der Regel nicht vollständig erfassen, bleiben die Antworten in vielen Fällen unvollständig, wenn nicht sogar ganz aus. Der 360-Grad-Blick auf die SAP-Prozesse ist jedoch eine unabdingbare Voraussetzung für die Nutzung von S/4HANA und dieser lässt sich mit einer BPM-Software vollumfänglich abbilden.
4. Soll-Prozess mittels Prozess-Simulation testen
Um sicherzustellen, dass Prozesse in S/4HANA effizient ablaufen und zum gewünschten Ergebnis führen, sollten Anwender sie vor der Implementierung über eine Prozess-Simulation testen. Die meisten modernen BPM-Tools verfügen über integrierte Simulationskomponenten, die dafür genutzt werden können. Sogenannte Härte-Tests, bei denen die Prozess-Simulation unterschiedliche Prozess-Szenarien betrachtet, überprüfen den Soll-Prozess auf mögliche Schwachstellen, beispielsweise bei den Durchlaufzeiten, Kosten oder dem Ressourcen-Einsatz. Prozessverantwortliche können so die unterschiedlichen Varianten eines Prozesses analysieren und die optimale Konfiguration ermitteln. Erst nach erfolgreichem Bestehen der Tests sollten die optimierten Soll-Prozesse ins neue S/4HANA-System übertragen werden.
Mit S/4HANA hat SAP ERP-Systeme von Grund auf neu definiert. Dank technischer Innovationen wie Machine Learning oder Predictive Analytics ist SAP S/4HANA längst mehr als nur ein Tool zur Datenaufbewahrung und -weiterverarbeitung. Die neue S/4-Generation kann Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren und Unternehmen gezielt darauf vorbereiten, in einer zunehmend datengetriebenen Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Neben einer guten Vorbereitung bedarf die Migration zu S4/HANA daher vor allem einer Strategie, die für alle Unternehmensbereiche und Stakeholder transparent und verständlich ist.
Unternehmen, die sich aus Komplexitäts-, Zeit- und Kostengründen für eine rein technische Migration ihres SAP-Systems entscheiden, stellen entscheidende Prozessoptimierungen hinten an. Sie laufen nicht nur Gefahr, dass sie die Business-Mehrwerte von S/4HANA nicht voll ausschöpfen können, sie riskieren aufgrund mehrfacher technischer Anpassungen auch höhere Kosten. Mit einem prozessorientierten Ansatz wird es ihnen hingegen gelingen, die Welt der Unternehmens-Prozesse mit der SAP-Welt zusammenzuführen und den Weg für optimierte Prozesse und eine sinnvolle ERP-Transformation zu ebnen.
Autor: Gregor Greinke, CEO der GBTEC Software AG
Gregor Greinke ist ein wahrer Pionier im Bereich Business Process Management. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat er Fortune 500 Unternehmen und international agierende KMUs bei der Gestaltung, Analyse, Automatisierung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse begleitet. Mit der Gründung von GBTEC im Jahr 2005 hat er ein heute weltweit bekanntes Softwareunternehmen im Bereich Business Process Management etabliert.
Literatur
[1] Marktstudie 2023 von Censuswide: Mit SAP Change den Wan- del im Unternehmen vorantreiben, https://www.basistechno- logies.com/de/ressourcen/marktstudie-2023
[2] Quelle DSAG: Quelle Gartner: Gartner-Bericht „SAP S/4HA- NA Implementation: Your Pathway to Digital Transformation“ vom 30. Oktober 2019, https://dsag.de/ausgabe-3-20/s-4hana- nimmt-auch-jenseits-des-atlantiks-fahrt-auf-2/
Branchen: branchenübergreifend
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