Mit Potsdam Consulting zum zukunftsfähigen ERP im StahlbauWie ein mittelständisches Unternehmen sein ERP erfolgreich modernisierte
25.09.2025
Lesedauer: 3 Minuten
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Ein mittelständisches Stahlbauunternehmen stand 2024 vor der Herausforderung, sein fragmentiertes ERP-System abzulösen. Gemeinsam mit Potsdam Consulting entstand ein klar strukturierter Auswahlprozess: von Anforderungsdefinition über Marktscreening bis zum fundierten Auswahlvorschlag. Das Ergebnis: ein integriertes ERP-System, das Prozesse harmonisiert, Transparenz schafft und die Basis für Wachstum und Digitalisierung legt.
Ausgangssituation
Die mittelständische Unternehmensgruppe aus dem Industrie- und Gewerbebau, mit klarer Spezialisierung im Stahlhochbau, stand 2024 vor einer entscheidenden Herausforderung: Ihr bisheriges ERP-System erwies sich zunehmend als Bremsklotz. Rund 140 Mitarbeitende – davon 60–70 am Hauptsitz – arbeiteten täglich mit fragmentierten Prozessen, redundanten Daten und einer Systemlandschaft, die wenig Integration erlaubte. Neben dem ERP waren verschiedene Insellösungen wie CRM, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement, eine HR-Lösung sowie eine für die Baukalkulation im Einsatz. Das Resultat: ineffiziente Doppelarbeit, fehlende Transparenz, kein Soll-Ist-Vergleich im Controlling und eine insgesamt unzureichende Basis für künftiges Wachstum.
Die Geschäftsführung war sich einig: Ein neues, integriertes ERP-System musste her, das die besonderen Anforderungen des Projekt- und Fertigungsgeschäfts gleichermaßen abbilden kann.
Gemeinsam mit der Potsdam Consulting Advisory GmbH (PCG) wurden ambitionierte Ziele formuliert:
- Einheitliche Projektbearbeitung von der Planung bis zum Controlling in einem System
- Transparenz und Flexibilität über alle Bau- und Fertigungsprojekte hinweg
- Steigerung der Produktivität durch Prozessharmonisierung und Vermeidung doppelter Datenhaltung
- Zukunftsfähigkeit in Bezug auf Marktanforderungen, Digitalisierung und organisches Wachstum
- Kostensenkung durch kürzere Bearbeitungszeiten und weniger Administrationsaufwand
Potsdam Consulting setzte auf eine strukturierte Methodik, die sich in drei Teilprojekte gliederte:
- Anforderungsdefinition
In einem Kickoff-Workshop mit Geschäftsführung und Projektteam wurden Ziele geschärft, Standorte einbezogen und die Projektorganisation festgelegt. Auf Basis von Interviews mit Fach- und Führungskräften entstand ein detaillierter Anforderungskatalog. Eine ergänzende ROI-Analyse quantifizierte wirtschaftliche Potenziale und legte Schwerpunkte auf besonders relevante Bereiche. - Anbieterselektion
Aus einem Marktscreening von rund 80 Systemen erarbeitete PCG eine Shortlist von acht Lösungen. In Webcasts („Präqualifizierung“) präsentierten Anbieter ihre Systeme, die anhand definierter Kriterien bewertet wurden. Nur die besten vier Systeme wurden anschließend zur Vor-Ort-Präsentation eingeladen – ein klarer Effizienzgewinn für das Projektteam. - Auswahlvorschlag
Nach den Live-Demos bewerteten Anwender, Management und PCG-Experten die Systeme gemeinsam. Parallel prüfte PCG die kaufmännischen Angebote, schaffte Vergleichbarkeit und dokumentierte die Ergebnisse in einer fundierten Entscheidungsvorlage. So konnte ein nachvollziehbarer und tragfähiger Auswahlvorschlag erarbeitet werden, der sowohl fachlich als auch wirtschaftlich überzeugte.
Projektergebnisse
Das Stahlbauunternehmen entschied sich am Ende für ein modernes, integriertes ERP-System, das die gesamte Wertschöpfungskette abbildet – von der Akquise über die Bau- und Fertigungsplanung bis zum Controlling. Durch die Harmonisierung der Prozesse konnte die Systemkomplexität spürbar reduziert werden. Doppelte Datenhaltung entfiel, und dank rollenspezifischer Oberflächen arbeiten die Nutzer nun zielgerichteter und effizienter.
Die ROI-Analyse von PCG zeigte bereits vor Projektabschluss, dass sich durch kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Administrationsaufwand und höhere Transparenz eine signifikante Produktivitätssteigerung erzielen lässt. Gleichzeitig ist die neue ERP-Landschaft skalierbar und unterstützt die geplante Wachstumsstrategie des Unternehmens.
Der Erfolg des Projekts lag in der Kombination aus:
- Neutraler Beratung: PCG trat unabhängig von Anbietern auf und stellte die Interessen des Kunden in den Mittelpunkt.
- Marktkenntnis: Durch die Datenbank ERP-Wissen und die Rolle im Wettbewerb „ERP-System des Jahres“ konnte PCG auf aktuelle Trends und Best Practices zurückgreifen.
- Methodischer Stärke: Mit ROI-Analyzer® und Usability-Analyzer® wurden Potenziale sichtbar und Systeme objektiv bewertet.
- Praxisnähe: Workshops, strukturierte Präsentationen und enge Begleitung führten zu einer hohen Akzeptanz im Projektteam.
Ausblick
Mit dem neuen ERP-System ist das Unternehmen nun bestens gerüstet, um seine Position im Stahlhochbau weiter auszubauen. Transparente Daten, durchgängige Prozesse und eine flexible IT-Landschaft ermöglichen es, Marktanforderungen schneller zu erfüllen und weiteres organisches Wachstum zu realisieren.
Für die Unternehmensgruppe war die Zusammenarbeit mit der Potsdam Consulting Advisory GmbH nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein entscheidender Schritt in die digitale Zukunft.
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