In 14 Wochen zum ERP-System-Go-live mit über 80 Mandanten

Sven Mahn IT übernahm das Projekt Mitte September 2020, die Systemablösung sollte zum 31. Dezember erfolgen. Die Herausforderung dieses knappen Zeitplans bestand darin, dass die Buss-Gruppe mehr als 80 Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen umfasst, die als Mandanten im neuen System angelegt werden mussten. Nach klassischer Arbeitsweise hätte dies mehr als ein Jahr in Anspruch genommen. Durch die von Sven Mahn IT entwickelten Produkte zur schnellen Konfiguration von Dynamics 365 sowie mit einer agilen Projektmethodik konnte jedoch ein zeitlicher Aufwand von nur 14 Wochen veranschlagt werden.

Das Projekt umfasste neben den Finance-Standardfunktionen inklusive Intercompany-Logik auch die Anbindung von Schnittstellen zu Eingangsrechnungsworkflow, Spesen und Banking sowie die Implementierung einer Erweiterung zur Darlehensverwaltung. Es wurden 14-tägige Sprintzyklen sowie die Nutzung der Entwicklungsplattform Azure DevOps für die Backlog- und Code-Pflege vereinbart.

Zunächst kam das SMIT RapidKit zum Einsatz. Mit der Azure-DevOps-Erweiterung für das automatische Setup von Dynamics-365-Finanzbuchhaltungssystemen wurde das System für Buss initial aufgesetzt. Das SMIT RapidKit lieferte standardmäßig die zugehörige Azure-DevOps-Projektvorlage mit – bereits gefüllt mit allen relevanten Inhalten, wie Epics, Features sowie User Stories.

Mithilfe der SMIT ConfigBridge wurde dann eine Buss-spezifische Golden Config erstellt, iterativ erweitert und kontinuierlich auf alle Mandanten ausgerollt. Mit dieser Basis waren nur noch wenige Delta-Anpassungen in den einzelnen Mandanten erforderlich.

Um ein optimales, aber zeiteffizientes fortlaufendes Testen zu gewährleisten, wurden der SMIT TestCaseHub für das Testfallmanagement sowie die logischen Testfälle des SMIT TestKit genutzt. Auf diese Weise konnte viel Aufwand bei der Planung, Erstellung und Anwendung der Testfälle eingespart werden. Die frühzeitige Verfügbarkeit der qualitativ hochwertigen Testfälle ermöglichte zudem, dass Fehler während der Sprints entdeckt und direkt behoben werden konnten.

Das gesamte Projekt wurde aufgrund der Corona-Lockdown-Situation als reine Online-Kooperation konzipiert. Morgendliche Dailies, themenbezogene Arbeitsschaltungen und ein Lenkungsausschuss zum Sprintwechsel gewährleisteten die nötige zeitnahe Abstimmung und eine effiziente Problemlösung. Das SMIT RapidKit, der SMIT TestCaseHub und das SMIT TestKit erleichterten die Online-Zusammenarbeit mit ihrer klaren Struktur erheblich und sorgten für eine fokussierte Projektkommunikation basierend auf Azure DevOps.

In der Praxis bestätigte sich die Erwartung, dass die Kommunikation über Onlinetools die fokussierte Zusammenarbeit förderte und den Ablauf insgesamt beschleunigte. Hier war die Pandemie also kein Hindernis, sondern eher Treiber einer effektiven Arbeitsweise.

„Wir sind mit dem erreichten Ergebnis sehr zufrieden. Gerade bei unserem ambitionierten Zeitplan konnte die Sven Mahn IT mit der eingesetzten Technologie als einziger Anbieter eine Inbetriebnahme zum gewünschten Stichtag gewährleisten“, so Jan Brockmöller, CFO der Buss-Gruppe.

Das System ging wie geplant mit allen Mandanten zum Jahreswechsel live. Am 4. Januar 2021 arbeiteten die ersten Buss-Anwender mit Dynamics 365 Finance in der Cloud. Buss wird seit dem Go-live vom Sven-Mahn-IT-Supportteam betreut.