Warum KI und Change Management zusammengehören

Künstliche Intelligenz (KI) wird viele Prozesse und Aufgaben stark verändern. Die Technologie gewinnt damit auch Einfluss auf die Wettbewerbsposition. Für viele Unternehmen und Mitarbeiter*innen bedeutet dies tiefgreifende Veränderungen, die professionell und gut begleitet werden sollten. Zum Glück unterstützt KI auch das Change Management.

Autor: Andreas Eichhorn, Agile Spezialist und Managing Partner bei COSMO CONSULT-Gruppe.

Noch ist nicht klar, mit welcher Geschwindigkeit und in welchem Umfang KI die Arbeitswelt verändern wird. Dass viele Prozesse digitaler und effizienter werden, steht allerdings außer Frage. Erste Beispiele liefert die Nutzung von ChatGPT, das bereits viele Menschen nutzen, etwa um sich beim Schreiben von Texten oder bei Recherchen unterstützen zu lassen. Dort, wo die Technologie bereits in Anwendungen integriert ist, wie beim Sales Copilot vom Microsoft, wird deutlich, dass sich Arbeitsweisen stark verändern. Jetzt kann man KI in natürlicher Sprache zum Beispiel darum bitten, alle Umsätze nach Region aufgeteilt aus bestimmten Jahren zu listen, um sie mit anderen Rahmenwerten zu vergleichen. Copilot baut dann aus dieser Anforderung eine App, die genau diese Daten aus ERP- und CRM-Systemen zeigt. In wenigen Minuten können Fach- und Führungskräfte das erledigen, was vorher eine IT-Entwicklungsaufgabe gewesen wäre.

Neue Prozesse und Arbeitsweisen

Generative KI hat das Potenzial, praktisch in jeder Branche Prozesse zu verändern. Deshalb sollte auch jedes Unternehmen die Herausforderung annehmen, sich damit auseinanderzusetzen und sich in eine neue Position zu bringen. Eine Möglichkeit dazu sind KI-Camps, bei denen sich die Mitarbeiter*innen zum Beispiel jede Woche vier Stunden mit den Chancen von KI für ihren Bereich beschäftigen. Diesen Prozess gut zu steuern, ist keineswegs trivial.

Mit dem zunehmenden KI-Einsatz ändern sich ganze Berufsfelder- und Arbeitsprozesse. Durch Wissens- und Assistenzsysteme können Arbeitskräfte auch in komplexen Prozessen angeleitet werden, die bisher vielleicht nur Spezialisten vorbehalten waren. In einem Bereich wie der Produktentwicklung etwa kann KI vieles verändern, wenn sie mit dem spezifischen Wissen aus den eigenen Systemen trainiert wird. Zudem könnte sie den Abgleich mit gesetzlichen Regularien und Normen automatisiert vollziehen und innovative Ideenansätze einbringen. Dafür muss natürlich bereits viel Wissen, das bisher nur in den Köpfen der Mitarbeitenden existierte, digitalisiert worden sein. Konkret bedeutet dieser Wandel, dass Dinge entweder anders als vorher oder gar nicht mehr von Menschen gemacht werden. Prozesse können und sollten also ganz neu gedacht werden.

Die Menschen stehen im Fokus

Erfahrene Change Manager wissen, dass bereits kleine Veränderungen zu massiven organisatorischen Problemen führen können. In bestimmten Branchen und Bereichen funktioniert Veränderung überhaupt nur, weil der Druck von außen so hoch ist. Viel sinnvoller ist es, die vielen Schritte zu größeren Veränderungen bewusst zu gehen.

Daher ist es wichtig, dass HR-Abteilungen künftige Herausforderungen frühzeitig antizipieren und alternative Karrierepfade für Menschen im Unternehmen ausarbeiten, die davon besonders betroffen sind. Kommunikation bekommt in diesem Kontext einen besonderen Stellenwert. Unternehmen sollten genau hinhören, welche Ängste und Erwartungen ihre Mitarbeiter*innen haben. Einzelne Personen im Unternehmen zum Beispiel durch Workshops einzubinden ist essenziell, damit Veränderungen akzeptiert werden und die Bereitschaft entsteht, aktiv mitzuwirken.

Wie Teams innovativer werden

Generative KI bedeutet auch, dass die IT-Abteilung nicht mehr alle Prozessveränderungen steuern oder umsetzen kann. Die Ideen müssen aus den einzelnen Rollen und Fachbereichen kommen und sich auf die jeweiligen Abläufe beziehen. Eine KI-Challenge kann hilfreich sein, um KI überhaupt salonfähig zu machen. Dafür muss nicht nur Zeit freigeräumt werden. Oft sind mehr Hilfestellung und eine Struktur nötig, in denen Beispiele gezeigt werden. Zudem kann man im Rahmen von Pilotgruppen gezielt auf Anwendungsbereiche eingehen, die für das jeweilige Unternehmen lohnenswert erscheinen.

Die Praxis zeigt: Oft fühlen sich Menschen in ihrem Arbeitsumfeld noch weit von KI entfernt. Selbst in Bereichen wie dem Marketing, in dem es viel um Bildgenerierung geht, berichten Mitarbeitende, dass KI keinen Einfluss bei ihnen hat – obwohl gerade hier das Potenzial mit Apps wie Playground AI oder DeepAI beachtlich ist. Wenn es gewollt ist, dass Mitarbeiter*innen selbst auf Ideen kommen, dann müssen sie fit gemacht werden, in KI-Kategorien zu denken und zu verstehen, was heute schon möglich ist. Dabei helfen sogenannte „Ambassadors“, die sich bereits damit auseinandergesetzt haben. Sie können zum Beispiel die Werkzeuge bei einem „Lunch & Learn“ vorstellen, um Neugier zu wecken.

KI öffnet neue Horizonte

Die Anzahl der Apps, die unterstützende KI-Services anbieten, explodiert derzeit geradezu. Ein Beispiel aus dem Change Management: Aus einer Videosprachaufnahme von rund 20 Sekunden wird mit der KI-App HeyGen ein Avatar erstellt. Der Avatar kann dann jeden beliebigen Text in unterschiedlichen Sprachen wiedergeben – und zwar täuschend echt in der Stimme dieses Menschen und mit ganz natürlichem Klang. Das bringt neue Möglichkeiten, um Lehrvideos, Trainings und Webinare in verschiedenen Sprachen zu erzeugen. Werden einmal erarbeitete Texte an die KI weitergegeben, kann sie daraus beispielsweise auch Podcast erstellen. Wenn jetzt die KI zwanzig Podcasts in weniger als einer Stunde erzeugt – was passiert dann mit der freien Zeit? Dieses Beispiel zeigt exemplarisch einen Aspekt, auf den viele Beteiligte aus Fachabteilungen, HR, und Change Management gute Antworten finden müssen. 

Selbst das Change Management profitiert

KI kann auch das Change Management deutlich stärken. In Veränderungsprozessen gilt es, Information auf einzelne Zielgruppen herunterzubrechen, den jeweiligen Hintergrund und Wissensstand zu erkennen. Die Informationserstellung ist traditionell mit viel Arbeit verbunden. Large Language Modelle und generative KI-Tools wie ChatGPT helfen bei der zielgruppenspezifischen Ansprache, indem sie Dokumente automatisch unterschiedlich ausformulieren. Dabei wird etwa die Dringlichkeit so vermittelt, dass sie von den Zielgruppen verstanden und mit ihrem Alltag in Verbindung gebracht werden kann. Veränderungsprozesse haben viel mit Kompetenzvermittlung zu tun. Schulungskonzepte und Trainings-Videos sind oft mit hohem Zeitaufwand und Budget verbunden: Hier machen KI-Ansätze einen entscheidenden Unterschied.

Change-Teams können KI auch nutzen, um anhand von Analysen von Unternehmensmedien wie Viva Engaged die Stimmung in einzelnen Gruppen der Belegschaft besser einzuschätzen. So lässt sich oft noch einmal deutlicher erkennen, wo es Probleme gibt, die intensiver aufgenommen werden sollten. Das Thema Datenschutz muss dabei sensibel gehandhabt werden. Grundsätzlich besteht eine weitere zentrale Aufgabe darin, dass im Unternehmen die Kompetenz entwickelt wird, rechtliche und verfahrenstechnische Herausforderungen zu erkennen. So braucht es Guidelines, damit keine Firmendaten in ChatGPT eingespeist werden, die dann als Allgemeingut enden. Integrierte Lösungen wie Copilot berücksichtigen bereits implizit Datenschutz und Datensicherheit. 

Alte Rezepte greifen nicht 

Die rasante Geschwindigkeit der Veränderung, die voraussichtlich mit KI einher gehen wird, erfordert grundsätzlich eine höhere Change-Fähigkeit und das Verständnis von „Transition Work“. Es kann nicht mehr wie früher für einzelne, von „oben“ vorgegebene Veränderungen, ein Change-Management-Projekt aufgesetzt werden. Stattdessen muss klar sein, dass sich die Organisation in einem kontinuierlichen Change-Prozess befindet. Es braucht deshalb Change-Expertise im Unternehmen selbst. Vor allem aber ist dafür eine veränderte Organisation nötig, in der die Führung nicht mehr Top-Down funktioniert. Die steigende Komplexität bewirkt, dass nicht mehr nur wenige Köpfe im Management alle Themen lösen können. Stattdessen geht es um die Selbstbefähigung der Mitarbeiter*innen und um agile Strukturen mit selbstorganisierten Teams, in denen Verantwortung übernommen wird. Dieser Prozess braucht jedoch Zeit: Es dauert erfahrungsgemäß lange, bis die Menschen sich entsprechend in Richtung Eigenverantwortlichkeit umgestellt haben. Auch deshalb ist es wichtig, jetzt damit anzufangen.

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