Agiles Change Management für die ERP-Einführung

Die Einführung eines ERP-Systems ist für Unternehmen eine große Herausforderung. Über Jahre eingespielte Prozesse und Zuständigkeiten müssen neu überdacht werden. Erfahrungsgemäß werden viele Erkenntnisse über die bestmögliche und zieldienliche Lösung erst im Laufe der Umsetzung entstehen. Schließlich treffen selbst erfahrene ERP-Anbieter mit der Einführung eines kundenindividuell zugeschnittenen Systems oft auf neue Situationen. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Veränderungsmanager durch agiles Change Management eine erfolgreiche Einführung unterstützen.

Je umfassender ein ERP-System die Arbeitsprozesse im Unternehmen unterstützen soll, desto wahrscheinlicher ist, dass vor dessen Einführung nicht vollständig klar ist, wie das technische System aussieht und wie sich die Arbeitsweise und Arbeitsteilung der Anwender und angrenzender Funktionsträger dadurch verändern wird. Das bedeutet für die Betroffenen Ungewissheit, vielleicht sogar Angst vor der Zukunft: Ändern sich unsere Arbeitsweisen und Zuständigkeiten? Was muss ich Neues dazulernen? Werde ich durch mehr Transparenz der Daten stärker kontrollierbar? Wie ändert sich die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten?

Auf der Basis eines starken Commitments der Unternehmensleitung nimmt ein agil gestalteter Change-Prozess neben den wirtschaftlichen, fachlichen und organisatorischen auch die oftmals schwer greifbaren weichen Faktoren ins Visier. Im Verlauf der Einführung entstehende Unsicherheiten und Erkenntnisse werden sukzessiv im Prozessverlauf aufgenommen und berücksichtigt. Dadurch wird möglichen Ängsten und Widerständen frühzeitig entgegengewirkt und es entsteht ein anwenderfreundliches System, welches das Erreichen der Unternehmensziele unterstützt.

Ein agiles Vorgehen aufsetzen

Agile Vorgehensmodelle für die Softwareentwicklung, wie z. B. SCRUM, zielen darauf ab, innerhalb kurzer Iterationen greifbare Ergebnisse zu liefern und diese sofort zu erproben. Passt der ERP-Lieferant seine Software an und setzt individuelle Erweiterungen um, werden diese sofort mit zukünftigen Anwendern getestet und ausgewertet. Dabei wird die Reife des fertig gestellten Inkrements deutlich: Was funktioniert gut, wo ist etwas zu umständlich, welche Informationen fehlen noch, um einen Arbeitsschritt vollständig und korrekt abzuwickeln? Da diese Erkenntnisse unmittelbar in die weitere Entwicklung einbezogen werden, sind im Gegensatz zur klassischen Einführung nach dem Wasserfallmodell kaum Rückschritte nötig. Das agile Change Management stützt sich auf ähnliche Prinzipien, weitet jedoch seinen Blick auf alle im Zusammenhang mit der ERP-Einführung relevanten Themen aus. Es ermöglicht dem Unternehmen, kleine Veränderungen kontinuierlich und innerhalb kurzer Zyklen zu verarbeiten.

Bild 1: Agiles Vorgehen im Veränderungsprozess.

Die Aufgabe des Veränderungsmanagers ist es, innerhalb dieser Zyklen aus drei verschiedenen Perspektiven zu beobachten, wie gut die Veränderung bereits umgesetzt wurde und darauf basierend weitere Maßnahmen abzuleiten:

• Ziele: Sind unsere Ziele noch realistisch und angemessen? Haben wir fachlich und organisatorisch alles im Blick? Welche Entscheidungen stehen an?
• Beteiligte: Haben wir alle Betroffenen emotional an Bord? Oder beobachten wir Gegenwehr und wie gehen wir darauf ein? Wie verändern sich bestehende (Arbeits-)Beziehungen zwischen Personen, gibt es Konflikte? Welche Anreize haben die Mitarbeiter, sich mit dem neuen System anzufreunden?
• Rahmenbedingungen: Haben wir alle technischen und unterstützenden Voraussetzungen geschaffen, um arbeitsfähig zu sein? Zu welchen Methoden und Fachthemen müssen wir wann und in welcher Form qualifizieren? Ist unsere Art, über den Verlauf des Veränderungsprozesses mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden zu kommunizieren, dem Ziel zuträglich? Passt unsere Art zu führen?

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