ERP-Anforderungen für projektorientierte Dienstleistungsunternehmen

Die Abläufe in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen sind komplex. Je mehr Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten und je mehr Projekte diese zeitgleich bearbeiten, desto schwieriger ist es für alle Beteiligten, den Überblick zu behalten. Integrierte ERP-Systeme können Übersicht und umfassende Informationen für alle Mitarbeiter bieten. Bei der Auswahl des Systems für diesen vielschichtigen Geschäftszweig ist Flexibilität die wichtigste Anforderung.

In der verarbeitenden Industrie ist der Einsatz von ERP-Systemen verbreitet. Doch nur wenige Dienstleistungsunternehmen, die sich auf die Projektarbeit konzentrieren, haben diese Lösung bisher für sich erkannt. Auch Dienstleister können von ERP-Software bei der Abwicklung von Kundenprojekten und bei der Ressourcenverwaltung profitieren. Mitarbeiter erhalten nicht nur eine Vielzahl von Kennzahlen und Reportings, sondern jeder Einzelne kann zentral und spezifisch auf die für ihn wichtigen Informationen zugreifen. Eine umfassende Software birgt die Bereiche Rechnungswesen, Beschaffung, Projektverwaltung und Personalwesen in sich. Integrierte Komplettlösungen sind für Dienstleister ein Vorteil, denn um sich von der Konkurrenz abzusetzen, sollten Dienstleister in der Lage sein, anderen Projektbeteiligten oder dem Management des Kundenunternehmens jederzeit Analysen und Informationen zum Projekt bereitzustellen. Dank transparenter Software können alle Beteiligten kurzfristig Informationen einsehen und auf deren Basis zielgerichtet Entscheidungen treffen.

Anwendungsinseln statt zentraler Software

Viele Unternehmen greifen für die Planung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse auf Excel-Tabellen zurück. Zwar tun dies überwiegend kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch in größeren Unternehmen spielt Excel eine wichtige Rolle. Eine aktuelle Studie des Marktforschungsunternehmens Lünendonk [1] zeigt: Nur 35,3 % der befragten Unternehmen setzen ERP-Lösungen ein, die mehr als 70 % der Aufgaben abdecken. 25,5 % arbeiten noch mit heterogenen Lösungen. Das heißt, sie greifen bei der Steuerung ihrer Geschäftsprozesse auf viele Einzellösungen zurück, die nur teilweise mit Schnittstellen ausgestattet sind. 17,6 % arbeiten noch überwiegend mit Excel. Die zahlreichen separat geführten Kalkulationstabellen führen nicht nur zu hoher Komplexität und völliger Intransparenz, Unternehmen verzeichnen damit auch einen hohen manuellen Aufwand. Das bindet sehr viel Arbeitszeit und bringt eine erhöhte Fehlerquote mit sich.

Keine Lösung: Modernisierungen von veralteten Systemen

Die meisten Unternehmen arbeiten außerdem mit veralteten ERP-Systemen, die den Anforderungen der heutigen Geschäftswelt nicht gerecht werden. Modernisierungen lohnen sich kaum. In einer Umfrage [2] gaben 96 % der Teilnehmer an, mittleren bis großen Aufwand für die ERP-Anpassung zu benötigen. Anpassungen oder Modernisierungen sind mit einem hohen Kostenaufwand verbunden und bedeuten meist auch einen längeren Zeitaufwand. In dieser Zeit müssen die Geschäfte entweder ganz eingestellt werden oder können nur eingeschränkt fortlaufen. Selbst moderate ERP-Modifikationen können verheerende Betriebsunterbrechungen nach sich ziehen. Dazu gehören zum Beispiel 15,6 % Umsatzverlust durch eine verzögerte Produkteinführung oder ein Rückgang der Kundenzufriedenheit um 15,2 %. Diese Einbußen stellen dann ein großes Problem dar, wenn die Systeme öfter aktualisiert werden müssen. Zwischen 2009 und 2013 ist der Update-Bedarf von 30 auf über 60 % gestiegen. Die fünf treibenden Kräfte für die Veränderungen liegen im Finanzmanagement, in neuen oder veränderten Geschäftsprozessen, organisatorischen Umstrukturierungen, behördlichen Anforderungen oder Fusionen und Übernahmen. Bei letzterem müssen zum Beispiel sämtliche Daten, welche Kunden, Personal oder Produkte betreffen, miteinander verankert werden, um die Prozesse zwischen den Firmen zu harmonisieren. Intelligente Lösungen bieten daher eine mehrsprachige, mehrwährungs- und multimandantenfähige Software, die außerdem lokale und internationale Rechnungslegungsvorschriften unterstützt. Ressourcen können somit weltweit gemeinsam genutzt werden.

ERP-Systeme müssen sich anpassen

ERP-Systeme müssen agil genug sein, um einfach und schnell reagieren zu können. Die Systeme dürfen kein starres Informationssystem darstellen, welches das Wachstum des Unternehmens behindert oder von externen Ressourcen abhängig ist. Auch nach ihrer Implementierung müssen sie kostengünstig an neue Anforderungen angepasst werden können. So fasst auch die Mint Jutras-Studie [2] zusammen: Für Unternehmen ist die architektonische Agilität zur Berücksichtigung ständiger Veränderungen wichtig, für ERP-Käufer sogar absolut unabdingbar. Die Adaptionsfähigkeiten sollten bei der Auswahl einer ERP-Software oberste Priorität haben. Doch in welchen Softwarefunktionen sind die Adaptionsfähigkeiten nun am wichtigsten? Die Unternehmen, die an der Lünendonk-Trendstudie [1] teilgenommen haben, benennen Ressourcen- und Einsatzplanung, Projektsteuerung und -management, Projektabrechnung und Finanzplanung als die vier Bereiche mit dem höchsten Anpassungsbedarf. Bei der Projektarbeit legen Dienstleistungsunternehmen vor allem Wert auf die lückenlose Anwendung und Anpassungsfähigkeit der ERP-Systeme im Bereich Projektlebenszyklus, von der Finanzbuchhaltung über die Einsatzplanung und Projektabwicklung bis hin zur Fakturierung. Intelligente Software-Lösungen begleiten alle Phasen eines Projekts von der Akquise über die Steuerung bis hin zur Endabrechnung und Nachkalkulation. So bieten ERP-Systeme Dienstleistern außerdem die Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt die Profitabilität der Projekte zu überblicken und ihre Strategie entsprechend anzupassen.

Sieben Kriterien für anpassungsfähige ERP-Software

Die Wandlungsfähigkeit der Systeme lässt sich anhand verschiedener Kriterien bestimmen, hier spielen intelligente Software-Architekturen eine entscheidende Rolle. Sieben solcher Kriterien hat der Wirtschaftsinformatiker Norbert Gronau definiert:

• Skalierbarkeit: Diese definiert, wie sich das System an die Menge der zu verarbeitenden Daten anpassen kann. Der Skalierungsfaktor gibt Auskunft darüber, welchen Leistungszuwachs eine zusätzliche Ressourcen-Einheit mit sich bringt.
• Modularität: Modulare Systeme können im Gegensatz zu monolithischen Systemen auf Veränderungen in der Struktur reagieren. So können sie einzelne Komponenten kombinieren, entfernen oder wiederverwenden. In der Praxis sind sie also sowohl für zusätzliche Anforderungen als auch für weitere Unternehmensbereiche erweiterbar.
• Verfügbarkeit: ERP-Systeme sollten außerdem jederzeit, an jedem Ort, jedem Endgerät und jedem Medium zur Verfügung stehen.
• Unabhängigkeit: Das System darf hinsichtlich seines Betriebssystems und der Hardware keinen Restriktionen oder Abhängigkeiten unterliegen, sonst ist es kaum möglich, das System flexibel an immer neue Anforderungen anzupassen.
• Interoperabilität: Interoperabilität (oder Zusammenarbeit) bezeichnet die Verknüpfung von Informationssystemen – unabhängig davon, welcher Rechner benutzt wird. Das bedeutet, dass die Geschäftsstellen unabhängig von der Zentrale agieren können.
• Selbstorganisation: Wandelbare Systeme sind in der Lage, ihre innere Struktur und Architektur teilweise oder ganz selbst zu bestimmen.
• Selbstähnlichkeit: Gleiche Muster erleichtern den Anwendern das Erlernen und Bedienen des Systems.

Fazit

Der Einsatz eines zentralen ERP-Systems lohnt sich auch für projektorientierte Dienstleister. So können sich alle Beteiligten jederzeit und von überall über laufende Projekte informieren und zielgerichtet Entscheidungen treffen. Bei der Wahl des richtigen Systems zählt heute vor allem die Flexibilität. Immer schneller müssen sich projektorientierte Unternehmen und damit auch ihre Systeme zur Ressourcenverwaltung an sich verändernde Geschäftsumfelder anpassen. Deswegen gilt es bei der Software-Architektur auf Kriterien wie Skalierbarkeit, Modularität und Unabhängigkeit zu achten. Um sich vor horrenden Kosten zu schützen, sollten Unternehmen vorab ihre Bedürfnisse identifizieren, den Markt prüfen und sich minimal von externen IT-Beratern abhängig machen.

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