Folge 11: Wer passt sich an, der Prozess oder das System?

Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Norbert Gronau ist Inhaber des Lehrstuhls für Prozesse und Systeme an der Universität Potsdam. Er ist häufiger Key- note Speaker und Gründer der auf Trusted Advisory spezialisierten Potsdam Consulting Advisory GmbH. Zu seinen Kunden zählen Familienunternehmen wie Bahlsen und die Meyer Werft, Konzerne wie Universal Music, Daimler und Lufthansa Technik sowie öffentliche Einrichtungen wie die Landeshauptstadt München und das Land Niedersachsen. Er hat Bücher zu Geschäftsprozessmanagement, ERP und Wissensmanagement verfasst und ist Mitglied der Deutschen Akademie der Technikwissenschaften ACATECH. E-Mail advisor@potsdam-consulting.de

Viele Projekte der ERP-Auswahl werden anfänglich getrieben durch den Wunsch der Auftraggeber, „möglichst im Standard zu bleiben“. Zu Beginn eines Projektes fürchten Entscheider nichts mehr als Anpassungen an Softwarelösungen.

Nach meiner Erfahrung aus einer Vielzahl von Einführungsprojekten, die ich als Trusted Advisor begleitet habe, erlischt dieser Elan sehr schnell im Verlauf des Projektes. Plötzlich müssen alle liebgewonnenen Abläufe unbedingt in die Funktionalität der neuen Software überführt werden – koste es was es wolle.

Beide Extrempositionen halte ich für grundfalsch. Weder ist es sinnvoll auf Anpassungen grundsätzlich zu verzichten noch zahlt es sich aus, das Standardsoftwaresystem praktisch nur als Entwicklungsplattform zu nutzen. Wenn man am Standard festhält, bestehen keine Probleme, jeweils auf die neueste angebotene Version der eingesetzten Software umzusteigen. Angesichts der Vielfalt neuer Funktionen, die jedes Major Release mitbringt, ist das ein klarer Vorteil. Bei starker Anpassung und damit hohen Aufwänden für das „Hochziehen“ der Software besteht die Gefahr, dass auf aktuelle Technologien und Funktionen verzichtet werden muss. Häufig wird nur deshalb auf ein Upgrade auf eine aktuelle Version verzichtet, weil der Anpassungsaufwand zu hoch ist.

Auf der anderen Seite gibt es wettgewerblich relevante Anforderungen, die zwingend umgesetzt werden müssen. Der Einsatz eines neuen Systems darf niemals zu einer Verringerung der Wettbewerbsfähigkeit führen, so dass Leistungen nicht mehr angeboten oder Services nicht mehr differenziert werden können.

Es verbleibt ein Graubereich, in dem die Entscheidung in beide Richtungen fallen könnte. Jede dieser Entscheidungen muss sorgfältig abgewogen werden. Auch die Durchsetzung von Prozessänderungen kann mühsam sein. Der Aufwand für den täglichen Betrieb der Software darf nicht vernachlässigt werden. Gelegentlich ist es sinnvoll, Anpassungen vorzunehmen, um den Prozess hinterher leichter abbilden zu können. Nicht wettbewerbsrelevante Funktionen sollten stets sehr nahe am Standard bleiben. Insbesondere vor Anpassungen, die angeblich dem Controlling dienen sollen, ist zu warnen. Spezielle Kalkulationsschemata oder Excel-Sheets, die exakt wie zuvor abzubilden sind, erzeugen jahrzehntelangen Zusatzaufwand – nur damit sich eine mittlere Führungskraft nicht umstellen muss? 

Wer sollte diese Anpassungen prüfen? Die eigenen Mitarbeiter kennen das neue ERP-System nicht und ERP-Anbieter programmieren immer alles, was der Kunde will. Daher ist es immer eine gute Idee, Anpassungskonzepte von einem neutralen Dritten überprüfen zu lassen, der sowohl auf mögliche Prozessveränderungen als auch auf die Nutzung von Funktionen im Standard-ERP hinweisen kann. 

Das könnte Sie auch interessieren

Digitale Geschäftsprozesse im Mehrwegbehältermanagement Technologien und Applikationen für effiziente digitale Mehrwegkreisläufe

Mehrwegkreisläufe effizient zu steuern ist komplex –doch neue digitale Technologien eröffnen ganz neue Möglichkeiten. Der Artikel zeigt, wie No-Code-Development, Computer Vision und IoT-Architekturen das operative Mehrwegbehältermanagement automatisieren und manuelle Prozesse deutlich reduzieren. Praxisnahe Beispiele aus dem Projekt DIBCO geben spannende Einblicke, wie Unternehmen ihre Behälteraufbereitung effizienter und zukunftsfähig gestalten können.

Die Zukunft der ERP-Systeme Strategisch statt operativ: ERP etabliert sich als Top-Management-Thema

ERP ist längst Chefsache. Wer es weiterhin als reines IT-Thema einordnet, unterschätzt seinen strategischen Hebel. Vorausschauende Unternehmen verankern ERP-Kompetenz in ihrer Governance und nutzen sie als Wettbewerbsvorteil. Moderne ERP-Systeme entwickeln sich zu intelligenten, offenen Architekturen –getrieben von Cloud, KI und Automatisierung. Das verlangt von der Unternehmensführung ein tiefes Verständnis von ERP.

BIM trifft ERP: Mit AAS zum digitalen Zwilling Planung und Betrieb rücken im digitalen Bauwesen zusammen

Die Digitalisierung des Bauwesens schreitet voran, doch zwischen Planung und Betrieb besteht weiterhin eine Lücke im Informationsfluss. Während BIM die Grundlage für die digitale Modellierung von Bauwerken liefert und ERP-Systeme betriebswirtschaftliche Prozesse steuern, sorgt die Asset Administration Shell (AAS) für die Verbindung beider Welten. Sie macht Daten aus Planung und Betrieb nutzbar und ebnet den Weg zum digitalen Zwilling.

Hoch skalierbares kollaboratives Schreiben Was wir aus der Softwareentwicklung lernen können

Kollaboratives Schreiben ist mehr als das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments. Es ist ein Prozess, der effiziente Strukturen und Werkzeuge erfordert. Der Ansatz der Autoren kombiniert die Markup-Sprache AsciiDoc mit der Versionsverwaltung Git und überträgt so Methoden aus der Softwareentwicklung auf das gemeinsame Erstellen von Texten. Das Ergebnis: ein flexibles, skalierbares und transparentes Framework für Teams in Wissenschaft und Industrie.

Best-Of ERP 2025: Branchenübergreifend / Cross-Industry ERP-System des Jahres: Comarch AG wird mit Gold prämiert

Mit beeindruckender technologischer Bandbreite und echter Kundennähe ist Comarch der Gewinner in der Kategorie Cross-Industry. Die Lösung verbindet Handel und Produktion in einer durchgängigen, digitalen Prozesskette – vom Webshop bis in die Fertigung. Dank modularer Architektur, Multi-Site-Struktur und offener Integrationsstandards bleibt das System anpassungsfähig und zukunftssicher.

KI-Agenten statt reiner Datenverwaltung Moderne CRM-Plattformen bringen den Durchbruch für Vertrieb, Marketing und Service

CRM entwickelt sich durch moderne Plattformen, agile Methoden und den Einsatz von KI grundlegend weiter. Kundenzentrierung wird zum strategischen Erfolgsfaktor, während Change Management und regulatorische Vorgaben die Umsetzung prägen. Unternehmen profitieren von höherer Geschwindigkeit, flexibler Anpassung und einer stärkeren Fokussierung auf individuelle Kundenbedürfnisse.