Full Speed Ahead

Unternehmen in Europa stehen unter enormem Druck: Rezession, Fachkräftemangel, globale Konkurrenz und zunehmende Bürokratie stellen bewährte Geschäftsmodelle auf den Prüfstand. 

Wie Digitalisierung und intelligente Prozessgestaltung helfen können, diesen Herausforderungen zu begegnen, erläutert Ralf Bachthaler, Vorstand der Asseco Solutions AG, im Interview.

Herr Bachthaler, Unternehmen sehen sich derzeit mit einer Vielzahl an Herausforderungen gleichzeitig konfrontiert. Was sind aus Ihrer Sicht die drängendsten Probleme – und wie lassen sie sich lösen?

Die Weltlage ist für alle sichtbar von starker Unsicherheit geprägt. Die Rezession begleitet uns nun schon seit mehr als zwei Jahren. Zollbeschränkungen erschweren den Handel. Immer neue Player am Markt verschärfen den internationalen Wettbewerb. Für Europa und seine Unternehmen gilt es, sich neu zu erfinden und eigenständig zu positionieren. Damit europäische Waren wieder konkurrenzfähig werden, sind massive Produktivitäts- und Effizienzsprünge nötig.

Wie genau können effizientere Prozesse den Fachkräftemangel kompensieren?

Indem sie bestehende Ressourcen besser nutzen. Produktivitätsfortschritte erfordern klassischerweise den Ausbau der bestehenden Kapazitäten. Doch in Zeiten zurückgestellter Investitionen und fehlender Arbeitskräfte gleicht diese Erweiterung eher Wunschdenken als einem realistischen Plan. Als Alternative bleibt folglich nur, die Dinge schlicht anders zu tun als bislang, sprich: die Art und Weise zu überdenken, wie Prozesse in der Praxis bearbeitet werden. Hier besteht in den meisten Firmen ein enormes Potenzial, das sie noch nicht ausgeschöpft haben.

Kann die Beschleunigung von Prozessabläufen allein fehlende Manpower wirklich aufwiegen?

Wir sind überzeugt, dass das möglich ist. Natürlich kommt es darauf an, wie genau die Abläufe gestaltet werden. Welchen Unterschied eine Veränderung jedoch machen kann, möchte ich gern im Kontext der ERP-Welt illustrieren: Die klassische Bearbeitungsweise eines Prozesses ähnelt in der Unternehmenspraxis oft einer Zugfahrt auf einer in die Jahre gekommenen, einspurigen Bahnstrecke. Man kann das Gleis nur mit niedriger Geschwindigkeit befahren, hält an jedem kleinen Dorfbahnhof und muss die Fahrt immer wieder unterbrechen, um schnellere Züge vorbeizulassen.

In der Geschäftswelt heißt das: User steuern eine komplexe ERP-Maske nach der anderen an und tragen händisch wiederholt die gleichen Informationen ein. Im schlimmsten Fall müssen sie ihre Abläufe sogar unterbrechen, um fehlende Informationen aufwändig zu recherchieren und nachzutragen.

Unsere Vision: Unternehmen sollten ihr bestehendes Prozess-Schienennetz zu Hochgeschwindigkeitstrassen ausbauen. So wie ein ICE oder TGV schneller ans Ziel kommt als ein Regionalzug, können auch Geschäftsprozesse durch ein intelligentes Design massiv beschleunigt werden.

Wie ist das konkret gemeint? Die Einzelschritte, die für eine Aufgabe erledigt werden müssen, verschwinden ja nicht einfach so?

Das nicht. Aber entscheidend ist die Art und Weise, wie diese Einzelschritte bearbeitet werden. Wir bei Asseco haben dafür den sogenannten Flow Mode entwickelt. Dabei handelt es sich um eine neue, intuitive Benutzeroberfläche, die den gesamten Prozess visualisiert. APplus kann darin dann quasi von allein arbeiten. Prozesse laufen wie auf Schienen – klar strukturiert, reibungslos und effizient. Statt sich durch komplexe ERP-Masken zu klicken, werden User durch visuell geführte Boards geleitet. Aufträge erscheinen als Kacheln, die per Drag & Drop durch die Prozessschritte bewegt werden. Das ist intuitiv, nachvollziehbar und für alle Beteiligten transparent. Wie ein ICE auf der Expressstrecke führt der Flow Mode auf direktem Weg zum Ziel – schnell, sicher und ohne unnötige Stopps.

Und die nötigen Aktionen im ERP laufen dabei automatisch im Hintergrund? Genau. Verschiebt man im Flow Mode etwa einen Auftrag vom Status „Freigegeben“ zum Status „Disponiert“, führt das System automatisch im Hintergrund alle Aktionen im ERP aus, die zur Auftragsdisponierung erforderlich sind. Benötigt das System externe Daten, werden diese vom User abgefragt – und zwar jeweils nur die Informationen, die tatsächlich für den aktuellen Schritt erforderlich sind. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

In welcher Größenordnung liegen die damit möglichen Geschwindigkeitsvorteile?

Unsere Praxistests zeigen: Flow-User sind bei der Bearbeitung zentraler Prozesse zwei- bis dreimal schneller als User im klassischen ERP – egal wie versiert letztere waren. Unser Ziel ist es, in Zukunft 80 bis 90 Prozent der Kernprozesse auf diese Weise abzudecken. Nur noch vereinzelte Ausnahmen sollen weiterhin auf klassischem Wege bearbeitet werden.

KI ist derzeit ja das Top-Thema schlechthin. Spielt sie auch eine Rolle im Flow Mode? 

Ein gut ausgebautes Prozess-Schienennetz ist tatsächlich die perfekte Grundlage für KI, um den Automatisierungsgrad der Aufgabenbearbeitung noch weiter zu erhöhen. Ähnlich wie Assistenzsysteme in modernen Zügen, die Lokführer und Lokführerinnen während einer Fahrt unterstützen und entlasten. Erste KI-gestützte Funktionen sind bereits heute in APplus integriert und sorgen dort für zusätzliche Effizienz. Diese Erweiterung ist kein einmaliges Projekt, sondern Teil einer kontinuierlichen Entwicklungsstrategie: Schritt für Schritt ergänzen wir weitere intelligente Automatisierungen, um unsere Kunden nachhaltig mit einem immer leistungsfähigeren ERP-System zu unterstützen.

Aber gerade für unterstützende Funktionen kommt KI in vielen Unternehmen doch bereits heute sehr erfolgreich zum Einsatz. Warum braucht es da ein „Prozess-Schienennetz“?

Um Antwortvorschläge auf eine Serviceanfrage zu generieren oder ein Meeting zusammenzufassen, braucht es das in der Tat nicht. Das wahre Potenzial der KI schlummert jedoch im Bereich der Kernprozesse. Und diese lassen sich ohne gut ausgebautes Prozess-Schienennetz nur schwerlich effektiv automatisieren. 

Ein Mensch findet sich mit etwas Übung in den teils komplexen Ansichten und Masken eines klassischen ERP-Systems meist gut zurecht. Eine KI hingegen benötigt sehr klare Anweisungen, welche Einzelschritte beispielsweise zur Bearbeitung eines neuen Auftrags nötig sind. Vorgegebene „Schienen“, die zum Ziel führen, sind da ideal, denn sie verhindern, dass sich die KI unterwegs verirrt. Wir sehen das ja in der realen Welt: Ein Schienenfahrzeug zu steuern ist für eine KI deutlich einfacher als ein Auto – der Straßenverkehr ist deutlich komplexer und weniger berechenbar.

Fest definierte Prozess-Schienen sind eine Grundvoraussetzung dafür, dass KI in naher Zukunft auf sinnvolle Weise mit den Abläufen eines Unternehmens interagieren kann. Entsprechend sollte die dafür notwendige Basis bereits so bald wie möglich geschaffen werden. Denn sicher ist: Das Potenzial und das Fähigkeitsspektrum der KI werden sich in den kommenden Jahren massiv weiterentwickeln. Wer erst dann damit beginnt, sein Schienennetz überhaupt einmal zu kartographieren, wird Mühe haben, den Anschluss nicht zu verpassen. Wer künftig mit hochgradig automatisierten KI-Schnellzügen fahren will, sollte so bald wie möglich sein Schienennetz fit machen für diese Zukunft.

Vielen Dank für das Gespräch Herr Bachthaler.

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