Internationalisierung: Fokus IT

Immer mehr Unternehmen orientieren sich in Richtung Ausland. Laut einer aktuellen Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) wollen von 2 500 Unternehmen 47 % ihre Auslandsaktivitäten verstärken. Im Vorjahr waren es noch 2 % weniger. Globalisierung ist zwar eine alt bekannte Entwicklung, jedoch ist das Thema in Zeiten der rasant fortschreitenden Digitalisierung aktueller denn je. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren von den neuen Möglichkeiten – nicht nur Konzerne. Ein wichtiger Punkt, der allerdings weder von kleinen noch von großen Unternehmen im Zuge der Expansion vergessen werden sollte, ist die IT – ganz besonders das ERP-System.

Was motiviert Mittelständler, ins Ausland zu gehen? Heute gehört diese Entwicklung bei vielen zu einem wichtigen Unternehmensziel. Zum einen erschließen Unternehmen durch den Schritt ins Ausland neue Absatzmärkte. Andere Gründe können der Zugang zu Fachwissen oder auch die Verlagerung von Produktionsstandorten sein.  

Laut DIHK-Studie ist gerade dieser Gedanke wieder wichtiger für Unternehmen. Kostengründe sind nach Angaben von 23 % der im Ausland tätigen Firmen ein Motiv für ihre Geschäftstätigkeit außerhalb der deutschen Grenzen. Es ist kein Geheimnis, dass gerade die jungen EU-Staaten in Osteuropa sowie China und andere asiatische Schwellenländer interessant für die Auslagerung der Produktion sind.

Bild 1: Anreiz: günstigere Produktionskosten.

Dennoch ist der Auslandsgang kein kleiner Schritt, sondern meist ein kräftebindendes und umfassendes Projekt. Es beinhaltet die Auseinandersetzung mit den Gegebenheiten vor Ort: rechtlicher, kultureller und wirtschaftlicher Art. Dabei zeigt sich manchmal schnell, dass nicht jedes Unternehmen dem harten internationalen Wettbewerb gewachsen ist. Ein Punkt, an dem es auch nicht scheitern sollte, ist die IT, welche die bestimmten Anforderungen an die neue globale Unternehmensstruktur abdecken muss. Entscheidende Fehler entstehen zum Teil schon bei der Auswahl.

Mehrsprachigkeit

Dabei sind die großen Hersteller funktional meist klar im Vorteil bei der Auswahl neuer Software. Sie bieten mehrsprachige, internationale – im besten Fall integrierte – Lösungen, sei es aus dem CRM-, HR-, oder ERP-Bereich. Gerade der Aspekt der Mehrsprachigkeit ist ein immer wichtiger werdender Faktor – wie etwa eine Studie aus dem Jahr 2012 zeigt [1]. Demnach sank der Anteil der nur einsprachig genutzten Systeme von 2008 bis 2012 kontinuierlich. Zuletzt nutzte fast die Hälfte der befragten Anwender ihr ERP-System in mindestens in zwei Sprachen. 

Wer Waren und Dienstleistungen ins Ausland verkauft, muss in der Lage sein, Angebote und Lieferscheine in der jeweiligen Sprache auszustellen. Wer Russisch oder Arabisch in der Software abbilden will, braucht ein unicode-fähiges Programm. Bei vielen Anbietern ist dies schon im Standard zu finden. Bei eigenen Standorten im Ausland, muss die komplette Software in der jeweiligen Landessprache verfügbar sein. Ansonsten sind Bedienfehler vorprogrammiert.

Ein Beispiel dafür ist die Handelsbranche: Sie ist besonders stark auf aktuelle Zahlen angewiesen, ob aus verschiedenen Filialen oder anderen Quellen wie z. B. mehreren Webshops. Ein dort eingesetztes System muss diese Daten bündeln, integrieren und nutzbar machen können, um auf deren Grundlage Geschäftsentscheidungen zu treffen.  Um die richtigen Daten zu erhalten, müssen die Anforderungen genau definiert sein. Integration und das richtige Lenken und Filtern der Datenströme sind hier der Schlüssel, damit am Ende Einfachheit siegt und nicht Chaos regiert.

Bild 2: Informationen zu aktuellen Lagerbeständen im Handel.

Prozesse auf dem Prüfstand

Wichtig für die IT ist die Frage nach den Prozessen am Heimatstandort. Sie sollten als Blaupause für den Auslandsstandort dienen, müssen aber natürlich an die Gegebenheiten im Ausland angeglichen werden. Welche Daten aus welchen Systemen werden in der Zentrale benötigt? Wie muss ein Bericht aussehen? Es geht darum, genau zuzuhören. Was ist auf den neuen Zielmarkt übertragbar? Was ist nicht übertragbar? Nach Schema F vorzugehen, ist nicht ratsam.

Das Beispiel Online-Shopping kann als einfache Erklärung der Problematik dienen. Das Kaufverhalten und die Bezahlvorlieben sind in jedem Land anders. Während beispielsweise laut einer idealo-Studie in Polen fast jeder Online-Händler (96 %) Vorkasse anbietet, gibt es in England kaum einen Anbieter dafür (4 %). Entspricht der Webshop den unterschiedlichen Kundenwünschen nach Rechnung, Paypal, Lastschrift oder Kreditkarte nicht, brechen die Käufer den Kaufprozess ab. Wenn das erst nach zwei bis drei Wochen bemerkt wird, in denen große Teile des Marketingbudgets bereits für den Launch investiert wurden, bedeutet dies Konsequenzen für das Unternehmen [2].

Ebenso hat jede Region und Wirtschaft eigene Vorlieben bei Produktionsabläufen und anderen IT-gestützten Prozessen. Von der Adaption einer Firma an diese Besonderheiten hängen ihr Expansionserfolg sowie die Anforderungen an die IT, die in der ausländischen Niederlassung installiert wird, ab.

ERP – das wichtigste Rädchen im Getriebe

Das ERP-System wird so zur wichtigsten Komponente im Unternehmen. Nur wer auf einem soliden Fundament sein Wachstum aufbaut, wird am Ende nicht enttäuscht. Transparenz über das Geschäft im Ausland ist wichtig, um informiert und handlungsfähig zu sein. 

Ein solides System erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Ländern und der Zentrale. Es spart Kosten und macht Ressourcen frei, die sonst durch undurchsichtige und ineffiziente Prozesse gebunden wären. Es unterstützt außerdem die Geschäftsführung bei der Planung und Steuerung aller Unternehmensressourcen. Alle wichtigen Management-Prozesse werden erst durch das ERP-System integriert – von der Planung über die Produktion bis zu den Finanzen.

Unternehmen, die den ersten Auslandsstandort planen, sollten dieses Thema gleich auf die Agenda setzen. Eine ungeplante und unüberlegte Mentalität ist nicht der richtige Ansatzpunkt. Das sehen wir bei vielen Kunden, die in einem späten Stadium nach einer übergreifenden, einheitlichen ERP-Lösung suchen. Sie sind meist vor das Problem gestellt, eine durch Wachstum bedingte, heterogene und teilweise nur schwer kompatible IT-Landschaft zu konsolidieren. 

Früh die Weichen stellen

Es ist dann Aufgabe des Managements, sich mich den vielseitigen Optionen auseinanderzusetzen. Es gilt dabei die beispielsweise aus Produktionsstandorten, Vertriebsniederlassungen und Hauptsitz bestehende Organisation zu vereinheitlichen. Diese Entscheidungen sind zunächst rein strategischer Natur. Steht der Entwurf, sollte die IT dazu gezogen werden, um die strategischen Entscheidungen softwareseitig im ERP-System umzusetzen. Umsetzen heißt auch, notfalls Insellösungen und aufwändige Schnittstellen abzuschaffen. Am wichtigsten dabei ist, dass alle Informationen in einer einzigen, weltweiten Datenbank zusammenlaufen. Nur so können alle Mitarbeiter auf die gleichen Informationen zugreifen. 

Bild 3: Ein mobiler Zugriff auf die konsolidierten Zahlen
ist gerade für Manager international tätiger Unternehmen wichtig.

Von externer Seite sollte die Implementierung einer neuen Software oder das Anschließen des ausländischen Standorts mit einem erfahrenen Dienstleister geschehen. Ein Hinweis auf einen guten Partner ist eine Einführungsmethodologie, die die einzelnen Implementierungsschritte genau aufzeigt. Schließlich soll das Projekt ja auch in einem überschaubaren Kostenrahmen bleiben. 

Ein anderer mindestens genauso wichtiger Punkt, auf den Entscheider achten sollten, ist die Abbildung des jeweils geltenden Rechts – das gesetzkonforme Arbeiten mit der Software. Handels-, Vertrags- und Urheberrecht sind hier nur einige zentrale Stichpunkte. Ebenso wie Währungen und Steuersätze, Zollbestimmungen und Abgabenordnungen. Am besten sind diese Aspekte standardmäßig in die Lösung integriert. 

Beim Blick nach Deutschland zeigt sich, wie viele Sonderregelungen es gibt. Einige Beispiele sind „ELSTER“, deutsche „Standardkontenrahmen“ oder die kürzlich geänderten „Grundlagen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD)“. Außerdem sollte das System Abschlussfreiheit nach HGB oder IAS bieten und den elektronischen Zahlungsverkehr (DTAUS, DTAZV, MT940, etc.) für die einfache Geschäftsabwicklung unterstützen. 

Konsolidierung und Integration 

Konsolidierung ist dabei das wichtigste Stichwort. Sie sorgt für schlanke Prozesse sowohl bei der Muttergesellschaft, als auch bei den einzelnen Landesgesellschaften. Bei der Auswahl einer Software sollte darauf geachtet werden, dass sie die Abbildung einer Multi-Company-Struktur ermöglicht. Das bietet zahlreiche Vorteile, wie z. B. einen zentralen globalen oder firmenbezogenen Projektstamm. Die einzelnen Firmen können wiederum in einer gemeinsamen Datenbank abgehandelt werden. Somit können verschiedene Vertriebsniederlassungen an eine gemeinsame Produktionsstätte gekoppelt werden. 

Zu guter Letzt wird dadurch die Stammdatenpflege vereinfacht und es können firmenbezogene oder globale Preise mit Priorisierung angelegt werden. Alle Bereiche profitieren von diesen Vorteilen, ob Finanzabteilung, Produktion, Ein- und Verkauf oder Warenbestand. Es ist das Aus für Insellösungen. 

Alle wichtigen Unternehmensdaten per Knopfdruck tagesaktuell abrufen zu können, sollte keine Utopie, sondern Realität sein. Nur so ist auch das Management entscheidungs- und handlungsfähig. Nutzerfreundliche Berichts- und Business-Intelligence-
Tools sorgen dafür. Sie funktionieren allerdings nur, wenn eine Konsolidierung der verschiedenen Firmendaten vorneweg stattgefunden hat. Empfehlenswert ist daher die Anbindung wichtiger Systeme ans ERP-System. Der oben erwähnte Webshop ist dabei genauso entscheidend wie die CRM-Software. 

Transparenz 

Es geht primär um Wachstum. Das ist das Hauptmotiv eines jeden Unternehmens, das ins Ausland gehen will. Gerade weil das Management nicht jeden Tag vor Ort sein kann, ist es umso wichtiger, IT-seitig unterstützt zu werden. Transparenz ist entscheidend. Nur wer einen schnellen unkomplizierten Zugang zu den richtigen Informationen hat, weiß, wie es der Tochterfirma im Ausland ergeht. Deswegen muss es für das Management höchste Priorität haben, durchgängige einheitliche Prozesse und eine ineinandergreifende IT-Infrastruktur im Unternehmen zu schaffen.

Es ist die Voraussetzung, um handlungsfähig zu sein. Gerade am Anfang, wenn es noch häufig Probleme gibt, ist eine enge Führung und Beobachtung der Vorgänge im Ausland wichtig. Nicht konsolidierte Daten, IT-Systeme ohne Schnittstellen und nicht klar definierte Prozesse führen zu zeitlichen Verzögerungen, die besonders in schnelllebigen Branchen, wie dem Handel, fatal enden können. 

Im schlimmsten Fall regiert das Excel-Chaos. Leider ist das in vielen Unternehmen Realität. Dabei gilt gerade ein einheitliches Berichtswesen als zentraler Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Gerade in der heutigen Zeit, in der digitale Prozesse immer mehr Raum einnehmen und Märkte sensibler werden, muss das Thema IT daher den neuen Herausforderungen gewachsen sein. IT in Zukunft wird ein noch wichtigerer Faktor für den Geschäftserfolg sein.    

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