Was soll ich bei Referenzbesuchen beachten?

Wir stehen kurz vor der Entscheidung, einen Einführungsvertrag mit einem ERP-Anbieter abzuschließen. Unser Auswahlberater drängt uns zu Referenzbesuchen. Warum sind diese sinnvoll und worauf soll ich achten?

Manager Digitalisierung, Fertigungsunternehmen

Referenzbesuche gehören zu den entscheidenden Instrumenten, wenn es um die Auswahl eines neuen ERP-Systems oder die Bewertung eines Implementierungspartners geht. Doch viele Entscheider unterschätzen, wie stark der Nutzen dieser Gespräche davon abhängt, wie strukturiert man sie vorbereitet und durchführt.

Nicht jeder Referenzkunde eignet sich als Benchmark. Achten Sie auf die Größe des Unternehmens, die IT-Organisation (z. B. wie viele Mitarbeiter das ERP-System betreuen), die Prozess- und Produktstruktur sowie die Kundenbasis. Nur wenn diese Faktoren ähnlich sind, lassen sich die Erfahrungen des Referenzkunden sinnvoll auf Ihr Unternehmen übertragen.

Fragen Sie konkret nach, seit wann das System im Unternehmen eingesetzt wird und mit welchem Release, welche Module genutzt werden und wie viele User aktiv damit arbeiten. Eine zu alte Implementierung, vor allem wenn sie kaum Upgrades erfahren hat, zeigt nicht den heutigen Leistungsstand des Systems. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht ein Szenario beurteilen, das mit Ihrem Projektumfang wenig zu tun hat.

Nur durch einen Referenzbesuch ist es möglich, das Einführungsprojekt kritisch zu hinterfragen. Ein häufiger Fallstrick sind geschönte Erfolgsgeschichten, die wichtige Details ausblenden. Einen belastbaren Eindruck erhalten Sie, wenn Sie fragen, wie schnell der Einführungsprozess verlief und wie zufrieden die Mitarbeiter mit den Beratern waren. Konnte sich das Beratungsteam in die branchenspezifische Situation einfühlen und stand das Team auch nach der Einführung zuverlässig zur Verfügung?

Gerade die Nachhaltigkeit der Betreuung entscheidet über den langfristigen Erfolg des neuen ERP-Systems, da gerade am Anfang noch häufiger Probleme auftreten.

Die entscheidende Fragestellung betrifft jedoch die Funktionalität im Alltag. Kann das System, das Sie beim Referenzkunden sehen, auch die Realität Ihres Geschäfts abbilden? Prüfen Sie, ob Stammdaten, komplexe Konfigurationen, langlaufende Aufträge oder Projektgeschäfte wirklich im System abgebildet werden. Fragen Sie auch gezielt nach Erweiterungen: Welche Anpassungen waren notwendig – und wie aufwendig waren sie?

Auch Usability, Performance und Druckausgabemöglichkeiten können eingeordnet werden. Durch die Frage nach der Mitarbeiterakzeptanz kann beurteilt werden, ob die Eingaben intuitiv oder unnötig kompliziert sind, ob die Performance stabil ist, auch bei umfangreichen Batchjobs wie Neuterminierungen. Ebenso sollten Sie fragen, ob Druck, Barcodes und Auswertungen zuverlässig funktionieren.
Ein System lebt von seiner Anpassbarkeit: Können Anwender oder Ihre IT eigene Masken, Formulare oder Auswertungen erstellen – und zwar ohne monatelange Projekte? Ein hohes Maß an Flexibilität reduziert Ihre Abhängigkeit vom Anbieter.

Zum Schluss: Klären Sie die Betreuung des Referenzkunden durch den Anbieter. Eine gut erreichbare Hotline, ein Ticketsystem, klare Dokumentation und eine aktive Anwendervereinigung sind klare Pluspunkte. Auch der Wartungsvertrag und dessen gelebte Qualität sollten an-gesprochen werden.

Mein Fazit: Ein Referenzbesuch ist kein höflicher Pflicht-termin, sondern eine strategische Prüfung. Gehen Sie mit einem strukturierten Fragenkatalog hinein und nehmen Sie sich die Zeit, kritisch nachzufassen. Nur so erkennen Sie, ob die positiven Erfahrungen der Anbieterpräsentation auch in Ihrem Unternehmensalltag Bestand haben können.

Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Norbert Gronau ist Inhaber des Lehrstuhls für Prozesse und Systeme an der Universität Potsdam. Er ist häufiger Keynote Speaker und Gründer der auf Trusted Advisory spezialisierten Potsdam Consulting Advisory GmbH.

E-Mail: advisor@potsdam-consulting.de.

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