Alles erkannt: PDS bildet Handel und Service mit KUMAVISION trade ab

Als Spezialist für mobile Informationstechnologie stattet die PDS Entwicklungs- und Service GmbH bereits die größten Logistikunternehmen in Deutschland mit mobilen Terminals und der passenden Software aus. Dabei deckt der Mobile-IT-Spezialist die ganze Bandbreite ab – von der Beratung und Planung über die Realisierung bis hin zum Service der mobilen Datenerfassung. Um auch für die Zukunft gerüstet zu sein, suchte PDS nach einer leistungsstarken ERP-Software und entschied sich für die auf Microsoft Dynamics NAV basierende Branchenlösung KUMAVISION trade. Der in Köln ansässige Systementwickler für mobile Informationstechnologie PDS wurde 1986 gegründet. Er zählt zu den führenden Unternehmen in Deutschland in seiner Branche. Er vermietet und vertreibt mobile Terminals, die mit einer kundenspezifischen Software ausgestattet werden. Diese lassen sich nahtlos in die Softwarelösun­gen des jeweiligen Kunden einbinden. Die passende Hardware liefern namhafte Hersteller. Das Schwester­unternehmen MD Mobil Data GmbH bietet den passen­den Hardwareservice. Die Geräte von PDS findet man in jeder Branche, in der Scanner zum Einsatz kommen. Die größten Logistikunternehmen Deutschlands, wie die Hermes Logistik Gruppe oder die Deutsche Post, sind ebenso auf der Referenzliste zu finden, wie viele weitere Indu­strieunternehmen. Zum Kundenkreis des Unternehmens gehören aber auch mittelständische Firmen.

Dem Grundsatz treu
„Es war einfach an der Zeit, unsere Insellö­sungen durch eine integrierte ERP-Lösung zu ersetzen, damit wir mit dem Markt und den Bedürfnissen unserer Kunden Schritt halten können“, berichtet Lothar Ernst, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei PDS. So modern wie das Unternehmen sollte auch die zukünftige ERP-Lösung sein. Fündig wurde man bei der KUMAVISION. „Die Kompetenz und das Verständnis für unsere Bedürfnisse überzeugte uns, dass wir den richtigen Partner gefunden haben“, so Ernst. „KUMAVISION trade deckte bereits mit den Standardfunk­tionalitäten so weit unsere Anforderungen ab, dass hier nur wenige Anpassungen gemacht werden mussten“, ergänzt er. Die Vorgaben von PDS waren klar. Das betraf die Budgetvor­gabe genauso wie den Wunsch, auf individuelle Anpassun­gen nach Möglichkeit zu verzichten. Rückblickend sagt Lothar Ernst: „Dies ist uns weitestgehend gelungen. Für uns ganz klar ein Vorteil beim nächsten Update.“

Alles integriert
Ziel der Einführung von KUMAVISION trade war es, Schnittstellen zu reduzieren, Prozesse zu optimieren und Analysemöglichkeiten zu verbessern. Angefangen von der Angebots- und Verkaufsabwicklung über den Einkauf und die Warenwirtschaft hin zur Lager- und Finanzbuchhaltung ist nun alles in einem System integriert. Vorher wurde beispielsweise die Angebotsabwicklung in MS Word vollzogen und konnte nicht im ERP-System abgebildet werden. Dies hieß für PDS: Erst wenn es zum Auftrag kam, wurde der Vorgang im ERP-System erfasst. Gleiches galt für die Einkaufsabwicklung. So waren keine durchgängigen und automatisierten Prozesse vorhanden. Mit KUMAVISION trade ist nun sogar die Serviceab­wicklung im System eingegliedert. Diese wurde ursprünglich in einem separaten System abgebildet. Eine automatische Zuordnung war daher nicht möglich.

Analysen einfach gemacht
Für PDS ist es sehr wichtig, dass relevante Daten wie beispielsweise der Warenbestand zu jedem beliebigen Zeitpunkt aktuell ausgewertet werden können. „Wenn wir zuvor eine Auswer­tung benötigten, dann mussten wir diese genau am Stichtag machen und physisch anwesend sein. Eine rück­wirkende Analyse war bei unserem alten System nicht möglich“, berichtet Ernst. „An der neuen Lösung schätzen wir besonders, dass wir zu jedem beliebigen Stichtag Auswertungen machen können und jederzeit über den Status unseres Unternehmens auf dem Laufenden sind. Diese neue Transparenz schätzen vor allem auch unsere Banken und Gesellschafter.“

Seriennummernverwaltung
Aus Garantiegründen muss PDS Nachweise darüber führen, welches Gerät mit welcher Seriennummer an welchen Kunden oder an welches Depot des Kunden ausgeliefert wurde. Nur so können Garantiefälle nachvoll­ziehbar bearbeitet werden. Bislang wurden parallel zum System Excel-Listen mit den entsprechenden Seriennum­mern geführt. Durch das schnelle Wachstum war dies auf Dauer zu komplex und sehr schwierig zu verwalten. Die Seriennummernverwaltung ist nun ebenfalls in KUMAVI­SION trade integriert. Dies erleichtert die Arbeit erheblich und bedeutet eine enorme Zeitersparnis.

Ein neuer Service
Eine Vielzahl der PDS-Kunden möchte die erforderliche Hardware mieten. Daher wurde ein neues Geschäftsfeld integriert. Diesen Kunden werden die Geräte inklusive der für jeden Kunden individuellen Software und einem maßgeschneidertem Servicepaket angeboten. Die ganze Verwaltung wird mit der neuen ERP-Software ebenfalls sehr gut abgedeckt und unterstützt.

Eine Anpassung
Einer der wenigen Programmierungswünsche von PDS war eine Auftragsbestandsanalyse. „Es ist für uns von hoher Wichtigkeit, jederzeit abfragen zu können, welche unbearbeiteten Aufträge bei uns noch im Hause anliegen“, erklärt Ernst. Diese Funktionalität bildeten die Experten der KUMAVISION überzeugend in KUMAVISION trade ab.

Einheitliche Datenbasis
Auch die Intercompany-Prozesse wurden mit der Einführung von KUMAVISION trade optimiert. In der ERP-Lösung sind insgesamt drei Mandanten integriert: neben der PDS auch die Schwesterfirma MD Mobil Data GmbH sowie eine Holding. Vorher war es schwer möglich, hier einen einfachen Datenaustausch zu tätigen. Aufgrund der ein­heitlichen Datenbasis ist dies nun kein Thema mehr.

Mit Methode
Überzeugt waren die Verantwortlichen von PDS auch von der Einführungsmethodik KUMAVISION target. „Vor allem unser Projektleiter schwört darauf“, berichtet Ernst. Die standardisierte Pro­jektvorgehensweise ist sehr systematisch und erleichtert das Be- und Abarbeiten offener Punkte und eventuell aufgetretener Probleme. Der Kunde im Fokus Lothar Ernst resümiert: „Die ERP-Software KUMAVISION trade hilft unseren Mitarbeitern, mit optimierten Prozessen noch schneller und professioneller auf Kundenwünsche zu reagieren. Dies fördert die Zufrieden­heit unserer Kunden. Aufgrund der Microsoft-typischen Oberfläche ist die Software einfach und intuitiv zu bedienen und kann mit geringem Schulungsaufwand schnell ihre Vorteile in der Praxis entfalten. Für unsere Kunden werden die Vorteile des neuen Systems unmit­telbar durch schnelleres Feedback und noch besseren Service spürbar. Wir fühlen uns bei der KUMAVISION als zuverlässiger und patenter Partner gut aufgehoben.“

Eingesetzte Lösung KUMAVISION trade
Herausforderung:Abbildung des gesamten Produktlebenszyklus – vom Verkaufsprozess bis hin zu After- Sales-Services
Besondere Effizienz:Einfacher Datenaustausch für Intercompany-Prozesse, integrierte Seriennummernverwaltung, vielfältige Analyse-Werkzeuge

KUMAVISION AG
Oberfischbach 3
88677 Markdorf
Tel.: +49 7544 966-300
Fax: +49 7544 966-101
E-Mail: trade@kumavision.com
www.kumavision.com/trade

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