Werner Sobek digitalisiert mit KUMAVISIONInternationale Unternehmensgruppe setzt auf ERP zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse
27.05.2022
Lesedauer: 6 Minuten
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Die Zukunft fest im Blick
Die eleganten Kelchstützen von Stuttgart 21 aus über 800 Kubikmetern Beton, die in 25 Metern Höhe schwebende Dachkonstruktion des Kuwait International Airport oder die filigrane Glasfaserfassade des 246 Meter hohen Aufzugstestturms von ThyssenKrupp: Alle Projekte des Unternehmens Werner Sobek vereinen Engineering, Design und Nachhaltigkeit in Perfektion. Rund 350 Mitarbeiter arbeiten in Stuttgart, Berlin, Dubai, Frankfurt, Hamburg, Istanbul, Moskau und New York an der Zukunft der Architektur. Damit auch die Business-Software diesen Ansprüchen gerecht wird, führte Werner Sobek zusammen mit KUMAVISION ein konzernweites Update durch, stellte bestehende Prozesse auf den Prüfstand und führte neue, zukunftweisende Funktionen ein.
Auf dem neuesten Stand
Vor mehr als 14 Jahren hat das Unternehmen die Branchenlösung für Projektdienstleister auf Basis von Microsoft Dynamics NAV eingeführt. Um die gestiegenen Anforderungen und die neue Struktur des stark gewachsenen Unternehmens abzudecken, hat sich der Ingenieur- und Designdienstleister für ein Update der Branchensoftware auf die neueste Version entschieden. „Die alte Software war einfach nicht mehr zeitgemäß und hat kaum Flexibilität geboten“, erklärt Oliver Göbel, CIO der Werner Sobek AG. Die Tochtergesellschaften enger zu vernetzen, Insellösungen zu ersetzen und die Finanzbuchhaltung zu zentralisieren, waren weitere Ziele des Projektes. KUMAVISION als Partner war beim Projekt von Anfang an gesetzt.
„Bereits seit vielen Jahren begleitet uns KUMAVISION, wir kennen das Vorgehen der Mitarbeiter und diese kennen unsere Prozesse.“ Ein weiterer Vorteil: KUMAVISION ist breit aufgestellt, verfügt über zahlreiche Standorte im DACH-Raum und zudem über weitreichende Erfahrung im internationalen Projektumfeld. „Mit so einem Partner an unserer Seite sind wir gut aufgestellt für aktuelle wie auch zukünftige Herausforderungen“, führt der CIO aus.
Projekte im Fokus
Rund 300 Projekte betreuen die Mitarbeiter von Werner Sobek im Jahr. Einige davon werden gemäß der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) abgerechnet. Mit dem HOAI-Modul steht dem Unternehmen nun eine Lösung für die komfortable Erfassung, Berechnung und Verwaltung der Projektkosten zur Verfügung. „Die Lösung erleichtert uns nicht nur die Neuanlage von Projekten, wir können auch sehr genau verfolgen, wie sich die Ist-Kosten gegenüber dem vereinbarten Honorar entwickeln – und so rechtzeitig eingreifen“, freut sich Göbel. Bei Budgetüberschreitungen wird zudem eine vom System automatisch generierte E-Mail an den jeweiligen Projektleiter geschickt. Und weil das HOAI-Modul nahtlos in Microsoft Dynamics integriert ist, profitieren die Projektleiter auch von einem verbesserten Überblick über alle Projekte direkt in der Branchensoftware. „Von Informationen zu den beteiligten Teammitgliedern über den aktuellen Leistungstand bis hin zu fälligen Rechnungen sehen diese alle wichtigen Kennzahlen und Aufgaben zu ihrem Projekt auf einen Blick.“ Auch das System für die Zeiterfassung ist direkt in die Software integriert. Eine bidirektionale Schnittstelle sorgt für einen nahtlosen Datenaustausch und macht manuelle Übertragungen und Mehrfachpflege überflüssig. Das spart Zeit und Personalkosten.
Nah am Standard
Ob bequeme Zeiterfassung inklusive Reisekostenabrechnung, eine vollständig integrierte Ressourcen- und Kapazitätsplanung oder konzernweite Auswertungen auf Basis aktuellster Daten – mit der neuesten Version der Branchensoftware stehen Werner Sobek viele praktische Funktionen für die tägliche Projektarbeit zur Verfügung. „Zudem haben wir mit einer modernen Software die Möglichkeit, von intelligenten Workflows sowie automatisierten Abläufen zu profitieren“, führt Göbel weiter aus. Nah am Standard zu bleiben, war bei der Einführung der neuen Lösung eine der wesentlichen Voraussetzungen. „Auf diese Weise wollen wir auch zukünftig die Updatefähigkeit sicherstellen. Zudem haben wir bei unserer alten Software gesehen, dass Anpassungen viel Zeit und Geld kosten – und nicht immer zwingend die beste Lösung darstellen.“ Zusammen mit den erfahrenen Consultants von KUMAVISION haben Göbel und sein Team daher die bestehenden Prozesse genau unter die Lupe genommen und gemeinsam mit den Key-Usern entschieden, wo Abweichungen vom Standard sinnvoll sind und wo nicht. „So konnten wir vermeiden, tiefere Änderungen an der Businesslogik der Software vorzunehmen, und haben nur einzelne Komfortfunktionen ergänzt.“ Neben der Anzahlungsverwaltung betreffen die Anpassungen beispielsweise die Einführung eines Ampelsystems für die Kapazitätsplanung, mit dem hohe Auslastungen farblich hervorgehoben werden. Und auch bei der Ressourcenplanung zahlt sich die Anpassung aus. „Denn das neue System prüft regelmäßig, ob Ressourcen und Zeitplan stimmig sind“, erklärt Göbel. „Auf diese Weise entdecken wir Abweichungen frühzeitig und können alle Projekte auf Basis aktueller Entwicklungen steuern.“
Agiles Vorgehen
Firmenstammsitz von Werner Sobek ist in Stuttgart. Dort befindet sich auch die zentrale IT-Abteilung des Unternehmens, welche die komplette IT-Administration übernimmt. Daher war es nur folgerichtig, dass auch das Update-Projekt von dort aus geleitet wurde. „Wir haben die Hauptgesellschaft in Stuttgart gemeinsam mit den Niederlassungen in weniger als einer Woche mit der Unterstützung von KUMAVISION auf die neueste Version hochgezogen“, gibt Göbel Einblick in das Projektvorgehen. „Frankfurt wurde aufgrund seiner Größe und der damit verbundenen Komplexität zehn Monate später komplett remote upgedatet.“ Eine der größten Herausforderungen bei dem Update war die Datenmigration. „Wir haben die Umstellung auf die neue Software zum Anlass genommen, die Datenplausibilität zu prüfen und zu optimieren“, so Göbel.
„Denn in den vergangenen Jahren haben sich einige Unstimmigkeiten eingeschlichen. Diese zu bereinigen – dafür war das Update ein guter Anlass.“ Um auch in der neuen Version alle buchhalterischen Daten und Projektdaten verfügbar zu haben, sah der Plan eine dreistufige Migration vor. Umfangreiche Tests stellten dabei sicher, dass die Daten fehlerfrei sind. Das agile Projektvorgehen war ein echter Gamechanger: Kürzere Entscheidungswege und ein lösungsorientiertes Vorgehen haben sich für Werner Sobek bezahlt gemacht. „Bei einem solch komplexen Vorhaben wie der Datenmigration muss man flexibel reagieren. Nur so kann man kleinere Fehler wie vertauschte Felder schnell beheben.“
Noch viel vor
Mit der neuen Software haben die Mitarbeiter Zugriff auf viele neue Funktionen, welche den Arbeitsalltag vereinfachen. „Auch die einfache Bedienbarkeit und die neue grafische Oberfläche überzeugen.“ Mit Abschluss des Update-Projektes endet für Göbel und sein Team die Arbeit jedoch nicht. „Wir haben in Zukunft viel vor. Weitere Projekte wie automatische Benachrichtigungen bei Überschreitung der verfügbaren Stundenanzahl durch die Mitarbeiter und eine verbesserte Einsatzplanung sind bereits in Vorbereitung.“ Um von erweiterten Funktionen im Bereich Reporting zu profitieren, soll in absehbarer Zeit die Business-Intelligence-Lösung Power BI eingeführt werden. Und mit Document Capture will Werner Sobek im ersten Schritt die Rechnungseingangsverarbeitung digitalisieren. Intelligente Workflows, optimierte Prozesse und automatisierte Abläufe: Die Software spielt eine zentrale Rolle bei der Restrukturierung von Werner Sobek und legt den Grundstein für die digitale Transformation.
„Wir vertrauen auch hierbei voll und ganz auf das Know- how und die Erfahrung von KUMAVISION. Als Impulsgeber von außen und um interne Denkmuster zu hinterfragen, können wir uns keinen besseren Partner vorstellen“, zieht Göbel ein Fazit.
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