Die Zeit ist reif: Ein neues ERP-Auswahlverfahrenvon Norbert Gronau
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Seit etwa 20 Jahren werden nach scheinbar bewährten Prinzipien ERP-Auswahlverfahren durchgeführt. Zahlreiche Berater haben sich etabliert und schwören auf die jeweils von ihnen favorisierte Art, ein neues ERP-System für ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung auszuwählen. Doch die Annahmen, unter denen früher Auswahlverfahren durchgeführt wurden, lassen sich kaum noch halten. Immer mehr Probleme treten mit Versprechungen auf, die von den Anbietern in der Auswahlphase gegeben werden und die dann zu erheblichen Kosten- und Zeitüberschreitungen in der Einführungsphase führen, weil sie sich als nicht stichhaltig erwiesen haben. Gemeinsam mit der Unternehmensberatung Potsdam Consulting, die im Rahmen ihrer Prozess- und Strategieberatung auch zahlreiche ERP-Auswahlprozesse begleitet hat, hat das Center for Enterprise Research an der Universität Potsdam nun einen neuen ERP-Auswahlprozess entwickelt, der die zahlreichen Fehler der Vergangenheit vermeidet und zudem wesentlich besser als früher an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen anpassbar ist, die ein ERP-System suchen.
Probleme im Auswahlverfahren
Als falsch hat sich erwiesen, bereits ohne Kenntnis des Zielsystems eine Sollprozessgestaltung anzustoßen. Ebenso falsch ist es, eine komplette Modellierung des derzeitigen − und vermutlich bald abzulösenden − Ist-Zustandes vorzunehmen. In beiden Fällen wird hoher Aufwand verursacht, obwohl Timing und Ergebnisnutzen nicht stimmen.
Um sich ein Bild vom Anbieter und seinem System zu machen, sind Präsentationen in der Auswahlphase unerlässlich. Um nicht in wenig sinnvolle Standardpräsentationen des Anbieters hineinzulaufen, müssen knappe Szenarien aus den wichtigsten Unternehmensbereichen konzipiert werden, die Stammdaten und auswahlentscheidende Funktionen des Systems miteinander verknüpfen. Bei Zeitknappheit im Bereich der Anforderungsanalyse besteht die Gefahr, die falschen Aspekte zu Szenarien zu verdichten.
Da jedes Unternehmen und jede Organisation anders ist, laufen Auswahlverfahren, die ausschließlich auf internetbasierten Merkmalslisten mit Tausenden von Einträgen basieren, häufig in die falsche Richtung: Hier gewinnt meist das funktionsstärkste System, nicht aber das am besten passende.
Allerdings erkennen die führenden Mitarbeiter der Kunden diese und andere Probleme der Auswahlphase häufig nicht (Bild 1). Die so genannte „ERP-Reife“ der Unternehmen bestimmt sehr stark die Notwendigkeit einzelner Schritte im Auswahlprozess. Die ERP-Reife wird auf der Basis mehrerer Aspekte individuell ermittelt, u. a.:
- Gibt es eine (aktuelle) Prozessdokumentation und entsprechen die tatsächlichen Abläufe zumindest grob dieser Dokumentation?
- Wird schon prozessorientiert gearbeitet (abteilungsübergreifend und auf die Erzielung eines Wertes für einen Kunden hin)?
- Besteht ein Bewusstsein für die Bedeutung des Stammdatenmanagements und existiert sogar ein Prozess, mit dem die Qualität der Stammdaten sichergestellt wird?
- Existieren Support- und Wartungsstrukturen, sowohl auf Anbieterseite als auch unternehmensintern (Key User)?
- Sind Erfahrungen mit ERP-Systemen vorhanden oder wird bisher überwiegend mit Tabellenkalkulationen und Textprogrammen gearbeitet?
- Wie qualifiziert sind die beteiligten Mitarbeiter für ERP-Systeme?
- Gibt es eine IT-Strategie, die ggf. sogar in die Unternehmensstrategie und das Geschäftsmodell eingebettet ist?
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