Best-Practice-Vorgehen bei der Auswahl eines ERP-Systems19.06.2023 - von Alexander Riezler
Lesedauer: 9 Minuten
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Die Auswahl eines neuen ERP-Systems stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Das liegt unter anderem daran, dass die Komplexität des Projekts sehr hoch ist und auf Mitarbeiterseite hier keine profunde Erfahrung vorhanden ist. Zudem ist es bei den zahlreichen ERP-Systemen schwierig, einen guten Überblick zu bekommen. Je mehr Informationen, Messebesuche und Vertriebspräsentationen, die Mitarbeiter gesehen haben, desto größer ist die Unsicherheit, das richtige ERP zu finden. Was also tun, um eine erfolgreiche ERP-Systemauswahl zu meistern?
Die Grundlage für ein erfolgreiches ERP-Auswahlprojekt ist die strukturierte Vorgehensweise im Projekt. Denn jede Phase baut aufeinander auf und läuft wie ein Trichtermodell auf das ERP-Ziel-System zu. Ein erfolgreiches ERP-Auswahlprojekt wird in folgenden Phasen bearbeitet:
Der Startpunkt: Strategieanalyse
Zu Beginn wird eine Meta-Analyse zum Unternehmen im Rahmen einer Strategieanalyse durchgeführt. Dies hat das Ziel, die Wertschöpfungsbereiche im Unternehmen zu analysieren und in den Unternehmensfokus zu stellen. Support-Bereiche gehören nicht zum Kernbereich des Unternehmens und können ggf. extern ausgegliedert werden. Das hat Auswirkungen auf das ERP-System, beispielsweise die Logistik oder der Versandbereich kann zukünftig von einem externen Fulfillment-Partner übernommen werden und hierfür ist zukünftig eine Schnittstelle notwendig. Bei stark wachsenden Unternehmen kann die Expansion im Ausland mittels Tochterunternehmen oder Vertriebsorganisationen ein Thema werden. Solche strategischen Änderungen der Unternehmensstruktur haben starke Auswirkungen auf das ERP-System hinsichtlich Mehrmandantenfähigkeit, Internationalisierung oder länderspezifische Anforderungen, beispielsweise bei der Finanzbuchhaltung.
Prozessanalyse und IST-Prozesse
Die Prozessanalyse ist in der Praxis ein häufig unterschätztes Thema. Es wird von den Unternehmen meist stiefmütterlich behandelt und der Nutzen (auch über das Projekt hinaus) nicht erkannt. Die Dokumentation der heute bestehenden (IST-) Prozesse bietet die Basis für die Mitarbeiter, ein gemeinsames Verständnis über alle Bereiche hinweg zu bekommen. Besonders für das ERP-Kernteam ist das hilfreich, um das „Scheuklappen-Denken“ für den eigenen Fachbereich zu eliminieren. Die gemeinsame Diskussion in Workshops hilft, den optimalen Betriebsablauf über die Abteilung zu stellen.
Schwachstellen-Analyse
Die kritische und gemeinsame Betrachtung der Abläufe im Unternehmen zeigt die Defizite schnell auf und bietet die Möglichkeit, Potenziale zur Verbesserung zu erkennen. Diese Potenziale werden z. B. in einer Excel-Liste strukturiert erfasst: nach Prozess, Fachbereich, Schwachstelle, Lösungsansatz, Priorität (1-3), Nutzen, Verantwortlicher, Ziel, Datum. Daraus mündet ein Folgeprojekt, um die Potenziale mit höchster Priorität und Nutzen schnellstmöglich zu heben. Auch bietet die kritische Betrachtung der Prozesse die Basis zur Gestaltung der SOLL-Prozesse.
SOLL-Prozesse
Das ist nun der essenzielle Teil der Prozessanalyse. Die zukünftige Unternehmensstrategie spannt den Rahmen über die neuen idealen Prozesse der Zukunft (SOLL). Aus den identifizierten Schwachstellen und Lösungsansätzen wird ein neuer verbesserter Ablauf im Unternehmen entworfen, bei dem eine verbesserte Durchlaufzeit oder geringere Fehlerquote erreicht wird. Für das ERP-System ist der Soll-Prozess wichtig, da er den zukünftigen Ablauf im Unternehmen vorgibt und von der IT optimal zu unterstützen ist. Umso mehr Standardabläufe miteinfließen, desto weniger Anpassungsdiskussionen hat das Unternehmen später bei der ERP-Implementierung.
Es bringt keinen Mehrwert, veraltete Geschäftsprozesse
unverändert in ein neues ERP-System zu übertragen.
Auf diese Weise erzielt das Unternehmen keinen Fortschritt.
Anforderungsanalyse als Schlüssel zum erfolgreichen ERP-Projektmanagement
Als kritischer Erfolgsfaktor in einem ERP-Projekt ist die Anforderungsanalyse und -dokumentation zu sehen. Dies sollte nicht, wie häufig in der Praxis gesehen, mit „wachsweichen Prosa-Formulierungen“ in Word versehen werden. Das ist ein „Geschenk“ für die ERP-Anbieter, da diese Pauschal-Anforderungen natürlich von ALLEN Systemen unterstützt werden. Zugleich ein Risiko für die Fachabteilung: sie bekommt nicht, was eigentlich gemeint ist. Der oben bereits erwähnte Soll-Prozess ist die Grundlage für die Anforderung im Lastenheft.
Wesentliche Merkmale eines guten, strukturierten Lastenhefts:
- Anforderungen werden als Funktionskriterium definiert
- Priorisierung der Anforderungen (kritisch, gefordert, optional)
- Gliederung nach Bereichen / Modulen
- Nutzung einer Checkliste mit Maximal-Ausprägung
- Zusatzanforderungen werden erläutert oder Grafiken (Ablaufdiagramm) hinzugefügt
- Spätere Auswertbarkeit und Vergleichbarkeit der Kriterien ist gewährleistet
Die Priorisierung ist wichtig, da es in der Praxis häufig vorkommt, dass die Fachabteilung das Lastenheft als eine Art „Weihnachts-Wunsch-Liste“ missbraucht und alles haben möchte. Getreu dem Motto: Wenn wir alles auswählen, haben wir nichts vergessen! Am Ende hat dies allerdings den Effekt, dass nur noch wenige Systeme „alles“ unterstützen und zudem das System sehr teuer wird. Die Klassifizierung in (kritisch, gefordert, optional) bietet eine bessere Steuerung der Anforderungen. Sehr wichtige Anforderungen werden zur schnellen Selektion der TOP ERP-Systeme genutzt. Die „optionalen“ Kriterien sind als „nice to have“ zu werten. Wenn diese im Standardumfang im ERP dabei sind: sehr schön. Allerdings werden diese nicht im Rahmen von Change-Requests für Geld realisiert. Dies bietet Möglichkeiten zur Risiko-Minimierung und Kostensenkung in ERP-Projekten. Schnittstellen zu Systemen wie beispielsweise LVS, PIM, Leitstand, CAD-System, DATEV, werden mit der genauen Versionsnummer als Anforderung aufgenommen. In der Praxis können fehlende Schnittstellen viel Budget einmalig und auch zukünftig kosten. Besser ist es, auf Systeme zu achten, die wichtige Schnittstellen bereits im Standardumfang anbieten. Somit ist eine Nutzung „out of the box“ ohne Zusatzkosten sofort bei Einführung möglich. Auch das Testing – wie bei individuellen Schnittstellen erforderlich – entfällt.
Das Lastenheft mit über 2.500 Einzelkriterien ist die Basis für die Selektion geeigneter ERP-Systeme in der ERP-Auswahl-Datenbank, in der über 300 mögliche ERP-Systeme/Anbieter zur Auswahl stehen.
Für die Phase der Vertragsverhandlung ist das Lastenheft elementar, da es in der späteren Form eines Pflichtenhefts Bestandteil im Rahmen eines Werkvertrags subsumiert wird. Die Anforderung wird dadurch vertragsrechtlich geschuldet, was ein wesentliches Risiko bei ERP-Projekten eliminiert. Deshalb ist eine konkrete Formulierung der Last wichtig. Unscharfe Formulieren bringen in der Praxis immer Folgediskussion und das Risiko von Mehrkosten.
Was ist los am Markt? ERP-Marktanalyse
Die Marktanalyse hilft zur ersten Vorselektion, um auf die TOP 10 bis 12 Systeme zu reduzieren. Je nach Branche eignen sich nur bestimmte ERP-Systeme für das Unternehmen, da Funktionsschwerpunkte beim ERP-System in manchen Branchen elementar sind, beispielsweise KFZ mit TecDoc-Katalog, im Bau GAEB-Schnittstelle oder Konstruktion zu CAD-Systemen. Auch sind je nach Branche die Features der Systeme stärker ausgeprägt, beispielsweise im Sondermaschinenbau das PPS.
Die Qual der Wahl: ERP-Systemvergleich
In dieser Phase werden die besten 10 bis 12 Systeme auf die Top 5 der Systeme reduziert. Dies erfolgt mittels aller Kriterien aus dem Lastenheft.
Hier kommt nun die Vorarbeit aus dem Lastenheft zum Tragen. Es kann über verschiedene Funktionsbereiche wie PPS ein Paarvergleich zu den verschiedenen ERP-Systemen durchgeführt werden, verfeinert durch die Priorisierung der Anforderungen (kritisch, gefordert, optional). Das lässt Auswertungen wie Stärken- und Schwächen-Profile der jeweiligen Top 5 der Systeme zu. Dadurch werden die besonderen Stärken der einzelnen ERP-Systeme deutlich. Es lohnt sich zu diesem Zeitpunkt eine erste Kostenschätzung vom Anbieter einzuholen.
Zeigt mal, was ihr könnt! Anbieterpräsentation
In dieser Phase wird erstmals das ERP-System live durch den ERP-Anbieter präsentiert. Es empfiehlt sich, eine festgelegte Agenda mit Thema und Zeitblock, damit die wichtigen Themenbereiche genügend Fokus bekommen (ERP-Anbieter driften andernfalls häufig thematisch ab).
Ohne Agenda driften die ERP-Anbieter bei der Präsentation ab.
Drei bis vier Anbieter können unter gleichen Bedingungen ihr ERP-System vorstellen und anhand eines Bewertungsbogens (aufbauend auf der Agenda) werden die Mitarbeiter die Systeme bewerten. Das Team trifft nach Abschluss der Anbieterpräsentation gemeinsam die Entscheidung, welche Systeme auf TOP 1 und 2 eingestuft werden.
Diese Phase der Referenzkundenbesuche ist optional und bei größeren ERP-Projekten (ab 300 Usern) zu empfehlen. Zu den beiden TOP-ERP-Anbietern, werden passende Referenzkunden vor Ort besucht.
Funktioniert auch alles? – Systemtest und Endauswahl
Die wichtigste Phase im ERP-Auswahl Projekt – beim Systemtest laufen alle Informationen zusammen und werden in einem simulierten Live-Betrieb über 1-2 Tage basierend auf der definierten Agenda durchgeführt. Die Agenda ist den Anbietern Wochen vorher bekannt und wird auch mit Daten des Unternehmens bestückt (z. B. Stücklisten, Arbeitspläne, Artikelstammdaten). Auf Basis des eigenen SOLL-Prozesses mit eigenen Daten, testet die Fachabteilung das „fremde“ ERP-System durch.
Der Fehler in der Praxis ist, sich ohne Agenda „berieseln“
zu lassen, was häufig in eine Vertriebsshow ausartet.
Für das Kernteam wird das sehr schwierig, sich ins System reinzudenken, da ERP-Abläufe und Artikel (in der Praxis schon Fußbälle als Artikelbeispiel gesehen) fremd wirken. Jeder Agenda-Block wird durch den Projektleiter dokumentiert sowie wichtige Punkte, bei denen das ERP-System Schwächen aufweist oder der Anbieter auf der „Tonspur“ argumentiert, aber nicht im System zeigen möchte.
Im Überblick das Vorgehen in 8 Schritten
- Strategieanalyse
- Prozessanalyse
- Anforderungsanalyse / Lastenhefterstellung
- ERP-Systemvergleich
- Anbieterpräsentation
- Referenzkundenbesuche
- Systemtest
- Vertragsverhandlung
Dies sind vorgelagerte Themen für mögliche CR (Change Requests) im Projekt. Die Teilnehmer aus den Fachabteilungen können Fragen stellen und sich gezielte Abläufe im System vorführen lassen. Das steigert das Vertrauen in das zukünftige System.
Bei der Geschäftsleitung sollte die Devise herrschen, dass die Mitarbeiter das zukünftige ERP-System auf „Herz und Nieren“ prüfen soll. Diese müssen nämlich zukünftig damit arbeiten.
Die Einstellung der Geschäftsleitung bereitet den Boden für die spätere Akzeptanz des neuen Systems, welches „wir“ ausgewählt haben und nicht „die da oben“. Mehr Engagement bei der Einführung und der Zusammenhalt im Team sind damit etabliert. Zitat eines Geschäftsführers an sein Team bei der ERP-Auswahl:
„Ich bezahle nur die Rechnung, aber ihr müsst die nächsten 10 Jahre mit dem ERP arbeiten. Also schaut genau hin, welches Werkzeug ihr einkauft.“
Endspurt: Vertragsverhandlung
In der Endphase der Auswahl bekommt das Lastenheft eine ganz neue Bedeutung. Dies wird vom Anbieter aus den Erkenntnissen der Vorphasen in ein Pflichtenheft (d. h. mit den Lösungsteilen) umgearbeitet. Funktionen sind als Standard enthalten oder mit einer großen Anpassung > 5 PT Aufwand verbunden. Ein Projekt auf Werkvertrag mit Festpreis oder Budgetspanne ist zu empfehlen. Das Pflichtenheft wird Anlage im Werkvertrag. In der Praxis gibt es manchmal Themen, die so speziell sind, dass der Anbieter keinen Festpreis akzeptiert (Komplexität). Um nicht komplett auf den Werkvertrag zu verzichten, separiert das Unternehmen nur diesen speziellen Themenbereich nach Aufwand. Das ist eine pragmatische Lösung für beide Seiten.
Die fünf wichtigsten Fakten
- Die Grundlage für ein erfolgreiches ERP-Auswahlprojekt ist die strukturierte Vorgehensweise
im Projekt. - Die Prozessanalyse ist in der Praxis ein häufig unterschätztes Thema.
- Es bringt keinen Mehrwert, veraltete Geschäftsprozesse unverändert in ein neues
ERP-System zu übertragen. - Als kritischer Erfolgsfaktor in einem ERP-Projekt ist die Anforderungsanalyse
und -dokumentation zu sehen. - Die wichtigste Phase im gesamten ERP-Auswahlprojekt ist der Systemtest.
Über den Autor
Alexander Riezler ist Geschäftsführer der QUANT Consulting GmbH, Kempten, einer Unternehmensberatung für IT und Digitalisierung.
Seit über 20 Jahren ist er als Senior Berater bei der ERP-Auswahl tätig.
Zahlreiche Projekte bei Mittelstand und Großunternehmen hat er erfolgreich bearbeitet. Als Dipl.-Betriebswirt (FH) mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik vereint er BWL & IT zielgerichtet in den Projekten.
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