Exklusiv: Auszug aus den Wettbewerbsunterlagen der
Projektron GmbH

Branchengeeignete Funktionen 

Grundsätzlich bietet BCS zwei zentrale Funktionen einer Prozessmanagement-Software: Mit Hilfe von systemgesteuerten Workflows definieren Anwender einzelne Workflowschritte – inklusive Bearbeitungsreihenfolge, Reaktions- und Zielzeiten – und ordnen Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen als Bearbeiter zu. BCS informiert jeden Bearbeiter eines Workflowschritts automatisch, was zu tun ist und wie lange er dafür Zeit hat. Jeder Workflowschritt kann anhand beliebig vieler Checklistenpunkte weiter aufgeteilt und spezifiziert werden. Für wiederkehrende Abläufe sind Workflows als Vorlage speicherbar. Typische Anwendungsfälle für automatisierte Workflows sind Ideenmanagement, Projektanträge, Auftragsabwicklung, Projektabrechnung, Veranstaltungsorganisation sowie die Aufgabenverteilung in regelmäßigen Release- und Produktmarketingzyklen.

Die Funktionalität BPMN-Workflow ermöglicht es, BPMN-­2.0-konforme, an das Projektron BCS-Datenmodell angepasste Prozessdefinitionen in der Software zu erstellen, auszuführen und zu steuern.

Anwendungsfälle für BPMN-designte Prozesse: 

• Berechtigungsanträge mit mehrstufigem Freigabeworkflow (Urlaubsantrag, Antrag auf Homeoffice, Freizeitausgleich, Dienstreisen, Spesenrückerstattung)
• Komplexe Prüfungsprozesse von Rechnungen und Angeboten
• Beschaffungsprozesse (in Verbindung mit dem Asset-Management-Modul)
• Bewerbermanagement- sowie On-/Offboarding-Prozesse
• Technologie und Integrationsumfang
• Projektron BCS ist webbasiert und plattformunabhängig. Die Architektur setzt auf Standardtechnologie, um Installation und Zugriff in nahezu jeder Umgebung zu ermöglichen. BCS basiert auf einer Drei-Schichten-Java-Applikation, die eine hohe Skalierbarkeit bietet. 
• BCS lässt sich flexibel auf Prozesse des Kunden anpassen und bleibt dabei updatefähig, was für eine hohe Akzeptanz sorgt.
• Bausteine erlauben es, ganze Funktionsblöcke zu aktivieren.
• Ansichten sind bestimmten Rollen vorbehalten.
• Datenfelder, Rollen & Rechte sind konfigurierbar.
• Jedem Objekt können weitere Attribute und Anmerkungen hinzukonfiguriert werden.
• Oberflächengestaltung ist an das Corporate Design und Benennungen sind an die Sprache des Kunden anpassbar.
• Dank vielfältiger Schnittstellen (z. B. Microsoft Exchange, DATEV, JIRA Cloud und JIRA Server, CTI) und flexibler Konfigurationsmöglichkeiten integriert sich BCS in viele Systemumgebungen und kreiert programmübergreifende Synergieeffekte.
• Das frei konfigurierbare Import-Export-Modul von Projektron BCS ermöglicht Datenaustausch mit nahezu beliebigen Systemen in Dateiformaten wie CSV, XML, MPX manuell oder automatisiert in gewünschten Intervallen.
• Über Webservices ist es problemlos möglich, Anwendungen an BCS anzubinden (z. B. SAP-Systeme).

Forschung und Entwicklung

Langjährige aktive Partnerschaften bestehen mit der Fachhochschule Stralsund, der Berliner Hochschule für Technik, der TU Berlin und der FU Berlin.

David  Rosenau, Mercoline GmbH: „Sobald in BCS die grafische Oberfläche zur Verfügung stand, begannen wir, die BPMN-Funktionen aktiv zu nutzen. Angesichts der beginnenden Corona-Pandemie, als mobiles Arbeiten für unser Team zur Notwendigkeit wurde, haben uns diese Funktionalitäten sehr geholfen, unsere Abläufe und Prozesse zu digitalisieren. Rechnungen, die im Büro ankamen, konnten so verschiedenen Kostenstellenverantwortlichen zur Prüfung und Freigabe vorgelegt werden, ohne dass diese vor Ort sein mussten.“

Ralf Junge, Sandstein Neue Medien: „Geht eine Anfrage eines Interessenten bei einem unserer Mitarbeitenden ein […], generiert BCS automatisch einen neuen Interessenten im Bereich „Extern“ mit allen vorhandenen Informationen und Dokumenten, legt ein Ticket an und weist es einem passenden Bearbeiter im Vertrieb zu.“

Volker Siebelink, MEGLA GmbH: „Durch die Nutzung von automatisierten Webservices können wir die schnelle und systematische Erstellung und Bearbeitung von Tickets in Projektron BCS aus bis zu 1.000 E-Mails pro Kunde pro Tag sicherstellen. Dabei werden ähnliche Notifications in einem Ticket automatisch zusammen gefasst. Mit ihrem Kundenzugang verfolgen Kunden die anschließende Bearbeitung ihrer Tickets im BCS-Support-Portal.“

Projektron GmbH und Projektron BCS

Komplexität einfach abbilden, Geschäftsprozesse automatisieren und Projektkommunikation transparent machen – Seit Gründung im Jahr 2001 ist das die Vision der Projektron GmbH. Seitdem entwickeln wir uns und unser Produkt, die damals erste webbasierte Projektmanagement-Software, stetig weiter. Längst hat sich Projektron BCS zu einem umfassenden ERP-System für projektgetriebene Unternehmen jeder Branche und Größenordnung gemausert. 21 Jahre nach Unternehmensgründung sind über 100 Mitarbeiter an 5 Standorten im Einsatz für über 800 Kunden mit jeweils bis zu 3.000 Nutzerlizenzen in 17 Ländern weltweit.

BCS steht für Business Coordination Software. Unser in Berlin entwickeltes, modular aufgebautes System koordiniert die Zusammenarbeit aller Unternehmensbereiche, ermöglicht Synergieeffekte und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Drei Fragen an Francisco Josue Artaza,
Partnermanager Projektron GmbH

Was bedeutet die Auszeichnung für Ihr Unternehmen und Ihr Produkt?

Dass wir mit dem Wettbewerb „ERP-System des Jahres“ eine wichtige ERP-Auszeichnung in Europa erhalten haben, erfüllt uns natürlich mit Stolz. Wir sind aber auch dankbar, denn wir wissen, dass dieser Erfolg für uns ohne den Erfolg der Anwender nicht denkbar gewesen wäre. Ihre Anforderungen sind die treibende Kraft hinter der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Projektron BCS, wodurch sich unsere Software von einer reinen Projektmanagement-Lösung zu einem umfassenden ERP-System gemausert hat. BCS bedient aktuell den branchenübergreifend wachsenden Bedarf an Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Auszeichnung bestätigt uns, dass wir genau auf dem richtigen Weg sind, und ermutigt uns gleichzeitig, diesen Weg auch weiterhin gemeinsam mit unseren Kunden zu beschreiten.

Mit welchen Funktionen steigern Sie den Nutzen bei Ihren Kunden besonders? 

BCS ist modular aufgebaut. Neben den vielfältigen Projektmanagement-Funktionen bietet BCS Module zur Zeiterfassung, ein Ticketsystem, ein CRM und viele weitere mehr. Damit können sich unsere Kunden ihr ERP-System mit allen gewünschten Funktionen individuell zusammenstellen. Der in BCS integrierte Prozess-Designer nach dem international anerkannten Standard für Geschäftsprozesse BPMN 2.0 schafft Synergieeffekte zwischen den vielen Funktionalitäten. Dadurch gelingt es BCS-Anwendern, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu verschlanken und mittel- bis langfristig bessere Ergebnisse bei niedrigeren Kosten zu erzielen.

Welche Trends sehen Sie für das von Ihnen bearbeitete Marktsegment? 

Unsere Zielgruppe ist mit projektgetriebenen Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen sehr divers. Um erfolgreich zu sein, müssen wir drei aktuelle Schwerpunkte unterstützen:

• Dezentrales Arbeiten
• Schutz von Kunden- und Mitarbeiterinformationen
• Sicherheit der gespeicherten Projektdaten

Daneben wird es noch stärker um die Einbeziehung breiterer Interessensgruppen gehen, indem auch Kunden, Lieferanten und andere Stakeholder über das ERP-System zusammenarbeiten und gemeinsam in variierenden Konstellationen Projekte umsetzen. BCS ist hierfür mit den umfassenden Projektmanagementfunktionen nach allen gängigen Methoden und umfassenden Kollaborationstools wie unserem vielseitig einsetzbaren Ticketsystem bestens gerüstet.

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