Flexibilität im ERP-Betrieb

Insbesondere für KMU stellen die Einführung und der Betrieb einer ERP-Lösung eine große Herausforderung dar. Die flexible Anpassung der ERP-Systeme erfordert eine gute Informationsbasis, die bereits während der Einführung durch ein entsprechendes Vorgehensmodell und eine Softwarelösung zur Unterstützung der Dokumentation erreicht werden kann.

ERP (Enterprise Ressource Planning) Systeme nehmen als Unternehmenssoftware eine bedeutende Rolle ein. Sie übernehmen die Aufgaben einer zentralen betriebswirtschaftlichen Anwendungssoftware und wirken sich damit stark auf die Ausführung und Ausrichtung der Geschäftsprozesse aus, da diese nicht ohne Beachtung der Wechselwirkungen zwischen Organisation und ERP-Lösung durchgeführt werden können [3] .

Bereits während der Einführung sorgen das Tagesgeschäft, eine falsche Erwartungshaltung und  mangelnde Sensibilität im Bezug auf das Projekt und dessen Bedeutung für einen erhöhten Schwierigkeitsgrad. Hinzu kommt das oftmals fehlende Fachwissen auf Seiten des ERP-Kunden, welches die Ausgangsituation für diesen schwächt und sich auf den gesamten Lebenszyklus der ERP-Lösung auswirkt. Zudem resultiert daraus eine hohe Abhängigkeit vom Anbieter, die oftmals über die eigentliche Einführung hinaus geht.

Kunden neigen dazu sich vollständig auf die Berater des Softwareunternehmens zu verlassen, die das Einführungsprojekt begleiten. Dies ist besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) der Fall, da die verfügbaren Personalressourcen oftmals stärker begrenzt sind als in größeren Unternehmen. 

Bild1: Vorgehensmodell zur Einführung von ERP-Systemen für KMU.

Die Folge ist, dass Mitwirkungspflichten unterschätzt und Verantwortung für Dokumentation, Organisations- und Geschäftsprozessoptimierung leichtfertig auf das Beratungsunternehmen übertragen werden. In den wenigsten Fällen gehört dies allerdings zu den vertraglich vereinbarten Pflichten des Beratungsunternehmens [6].

In der Betriebsphase, nach Einführung, müssen das System und die Organisation des Unternehmens kontinuierlich an die Bedürfnisse des Marktes angepasst werden. Die erforderliche Flexibilität kann aber nur gewährleistet werden, wenn eine entsprechende Informationsbasis als Entscheidungs-grundlage zur Verfügung steht. Die während der Einführung vernachlässigte Dokumentation wirkt sich hier negativ aus und erfordert erneut personelle Ressourcen; insbesondere dann, wenn diese nicht durch den Kunden angefertigt wurde und die Perspektive unpassend ist. 

Vorgehensmodell

Ein unter diesem Gesichtspunkt entwickeltes, auf KMU ausgerichtetes Vorgehensmodell stärkt die Ausgangssituation des ERP-Kunden und führt diesen bereits frühzeitig an die entsprechend benötigte Dokumentation heran. 

Das Modell bildet den Rahmen der Einführung und zeigt innerhalb der Phasen mögliche Lösungsvorgehen auf, die aus unterschiedlichen Ansätzen aus bestehender Literatur speziell für KMU abgeleitet wurden. An kritischen Punkten stehen außerdem Entscheidungshilfen bereit. Kontinuierlich werden dem einführenden Unternehmen die Informations- und Dokumentationsbedarfe aufgezeigt.

Wie in Bild 1 zu sehen, besteht das Modell aus drei Kernphasen, die von fünf Querschnittsfunktionen begleitet werden. 

Das Modell betrachtet den Zeitraum von der Vorbereitung des Projekts bis zum Close-Out und der Übergabe des Systems in die Verantwortlichkeit der IT. Die Analysephase definiert die Ziele der ERP-Einführung und hilft bei der Identifikation relevanter Systeme und Prozesse. 

Die Konzept- und Umsetzungsphase läuft dann iterativ ab. Für jeden Prozess wird eine Konzeption erstellt, der in der folgenden Anpassung im System umgesetzt wird. Der Test stellt die Funktionsfähigkeit der Anpassung sicher und leitet das Review ein, welches sicher stellt, dass die Anforderungen erfüllt wurden. Das Review findet unter Beteiligung des Projektleiters statt, der als prozessneutrale Person eine qualitätssichernde Funktion übernimmt und dabei stets einen Überblick über den jeweiligen Fortschritt erhält.

Etwa 6-8 Wochen vor Echtstart wird der Integrationstest durchgeführt, der den produktiven Betrieb simuliert und offene Punkte aufzeigt, die bis zum Echtstart umgesetzt sein müssen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. 

Der eigentliche Echtstart (Cut-Over) wird durch Planungshilfen und Handlungsempfehlungen unterstützt. Die Übergangsphase wird genutzt, um offene Aufgaben abzuschließen und das Tagesgeschäft mit dem neuen System zu normalisieren. 

Die Kernphasen werden durch Querschnittsaufgaben zur Schulungsorganisation, der Bereitstellung der Infrastruktur und der Datenübernahme und deren Organisation begleitet. 

Die Querschnittsfunktion Qualitätssicherung fördert, in Verbindung mit der im folgenden Abschnitt vorgestellten Softwareapplikation, durch kontinuierliche Tests, Reviews und entsprechende Dokumentation die Schaffung einer Informationsbasis für Entscheidungen im späteren Betrieb.

Bild 2: Interaktion der Beteiligten und Ableitung

Prototyp  

Das Vorgehensmodell bildet die Basis für die bisher prototypisch entwickelte webbasierte Softwareapplikation. Es dient zur Navigation und Dokumentation, die anhand der aufgezeigten Phasen durchgeführt wird. Projektleiter, Berater und Mitglieder des Projektteams werden zusammengeführt und erarbeiten kollaborativ die Konzepte und deren Realisierungen.

Die Zusammenführung aller relevanten Daten auf eine zentrale Plattform ermöglicht es, die ERP-Einführung für das mittlere Management und Mitarbeiter des Unternehmens transparent darzustellen. Abteilungsübergreifendes Wissen und Optimierungspotenziale können so besser erkannt, erfasst und genutzt werden. 

Ziel ist die Erfassung aller Informationen, die mit der Ist-Situation oder der Soll-Konzeption in Beziehung stehen. Jede Entscheidung, die im Rahmen der Einführung getroffen wird, soll gemeinsam mit dem Ergebnis und der Begründung als solche im System erfasst werden. Die Summe der Informationen und Entscheidungen entlang der Geschäftsprozesse bilden eine fundierte Informationsbasis für die späteren Entscheidungen während des Betriebs (Bild 2).

Der Kernpunkt ist die Erfassung relevanter Informationen direkt an den Geschäftsprozessen. Die Anwendung stellt eine Modellierungskomponente bereit, welche die Abbildung der Prozesse beispielsweise als EPK ermöglicht. Zusätzlich können, wie in Bild 3 dargestellt, zu jeder Funktion unterschiedliche allgemeine Informationen dokumentiert werden. 

Die allgemeine Beschreibung schafft ein grundlegendes Verständnis für die Funktion. Die Erfassung der Verantwortlichkeiten bildet die Grundlage für das Berechtigungskonzept im System und die Organisation im Unternehmen. Für das Handbuch relevante Bedienungsanleitungen können prozessbezogen exportiert werden. Die technische Umsetzung dieses Prozessschritts wird ebenfalls festgehalten. Ziel ist es, die Konfiguration mittels Customizing-Parameter transparent aufzuzeichnen und auf entsprechende Modifikationen oder Eigenentwicklungen zu referenzieren. 

Bild 3: Erfassung der Informationen entlang des Prozesses.

Insbesondere nach Abschluss der Einführung stellen die Informationen eine wichtige Hilfe für das IT-Management dar (Bild 2). Zukünftige Probleme, Konzepte oder Anpassungen können mit den Erfahrungen aus der Vergangenheit abgeglichen werden und so zur richtigen Entscheidung beitragen. Neue Änderungen werden kontinuierlich weitererfasst und dokumentiert und stellen so einen langen und optimalen Betrieb sicher. 

Praxiseinsatz

Das entwickelte Vorgehensmodell, wie auch die Softwareapplikation konnte bereits teilweise in der Praxis erprobt werden. Ein mittelständischer Spezialmaschinenbauer wurde während der ERP-Einführung begleitet und trug so maßgeblich zur Definition der Anforderungen an Modell und Applikation bei. 

Kern- und Querschnittsprozesse wurden während des siebenmonatigen Projekts erarbeitet und bereits teilweise eingesetzt. 

Während des Projekts zeigten sich die Vorteile für den Kunden. Die innerbetriebliche Transparenz im Bezug auf die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten wurde erreicht. Anstehende Entscheidungen konnten aufgrund der zahlreichen Hilfen schneller und gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen getroffen werden, der blinden Abhängigkeit konnte zumindest teilweise abgeholfen werden.

Die Erfassung der Informationen aus der Einführung hilft dem IT-Leiter heute bei der ERP-Budgetplanung und Entscheidung ob und wie Wünsche aus den Fachbereichen umgesetzt werden können. Die stets aktuelle Ist-Situation hilft dabei mögliche Auswirkungen der Anpassungen auf das Tagesgeschäft abzuschätzen. 

Fazit

Die Einführung legt den Grundstein für den späteren Betrieb und die Flexibilität und Anpassbarkeit des gesamten Systems aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Die Ergebnisse dieser Untersuchung im Bezug auf Modell und Anwendung zeigen bereits erste Erfolge auf wie Informationen aus der Einführung die IT und Fachbereiche entscheidungsfähig machen. Im Ergebnis entsteht die Fähigkeit zeitnah auf die Anforderungen des Marktes zu reagieren und dabei „schnell“ die „richtigen“ Entscheidungen zu treffen.     

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