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ERP-Betrieb

Mit ERP durch die Krise

21. Juli 2020 von Hasan Tekin

Derzeit hält die Weltwirtschaft den Atem an: Lieferketten sind unterbrochen, Kundenzahlungen verzögern sich, Mitarbeiter müssen in Kurzarbeit. Viele Unternehmen leiden unter den wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise. Sowohl Hersteller als auch Zulieferer und Händler haben mit veränderten Betriebsabläufen und stockenden Zahlungsflüssen zu kämpfen. Die Krise offenbart einmal mehr die wichtigen Stellschrauben für Unternehmen, um ihre Prozesse und somit ihre Liquidität aufrechtzuerhalten: der Einsatz neuester Technologien.

Viele Firmen arbeiten nach wie vor mit veralteten IT-Strukturen im Verwaltungsbetrieb. Die ERP-Lösungen sind teilweise selbst programmiert, es werden Excel-Listen geführt und Daten in Dritt-Tools ausgewertet. Das führt zu trägen Prozessen, die Zeit und Ressourcen fressen. So dauert es mitunter 24 Stunden, bis Zahlen vom Vortag vorliegen. Schnelles Reagieren auf Angebot und Nachfrage ist nicht möglich. Dabei ist es gerade in der Krise in vielen Branchen wichtig, Finanzzahlen in Echtzeit (Realtime) zu erhalten, um schnell handeln zu können – sei es in der Industrie, in der Finanzbranche, im Großhandel oder im E-Commerce. Wie können sich Unternehmen also für die Krise wappnen?

Grundsätzlich lässt sich die Krisenbewältigung in drei Phasen einteilen: First Response, Stabilisierung und Re-Start. Den ersten Schock haben viele Betriebe überwunden und befinden sich nun in der Stabilisierungsphase. Einige haben sich gefangen, konnten neue Geschäftspotenziale identifizieren und sind bereit für einen Re-Start. In allen drei Phasen gilt es, bei jedem Schritt nach vorn zu blicken und zu fragen: Was bringt uns das mittel- und langfristig? Fest steht: digitalisierte Finanzprozesse und schnelle Reaktionsfähigkeit sichern langfristig Liquidität.

Cashflow erhalten

In unsicheren Wirtschaftslagen mit zähen Geldflüssen müssen Unternehmen noch genauer als sonst auf ihre Liquidität schauen. Ziel ist es in jedem Fall, den Cashflow zu erhalten. Das gelingt, ganz simpel betrachtet, auf zwei Wegen: Auf der einen Seite Ausgaben reduzieren, auf der anderen Seite Zuflüsse beschleunigen. Beides lässt sich effektiv über SaaS-Lösungen wie SAP S/4HANA steuern. Sie ermöglichen es, Geldflüsse zu planen, zu überwachen und notfalls zu justieren. Bei Q_PERIOR werden bspw.  die sogenannten „Business Scenario Recommendations“ genutzt, um dem Kunden individuelle Leistungspakete zu unterbreiten. Diese können neben SAP-Lösungen auch aus anderen Tools und Vorgehensweisen bestehen. Ein Beispiel: Ein Unternehmen gerät durch die Krise in Zahlungsschwierigkeiten. Der Bericht schlägt vor, bestimmte Gelder vorerst einzubehalten. Eine Maßnahme wäre dann, mit großen Lieferanten ins Gespräch zu gehen, die einen hohen Anteil des Geldflusses ausmachen. Mit ihnen könnte dann zum Beispiel ein neues Zahlungsziel vereinbart werden. 

Um in der Krise den Überblick über die laufenden Kosten sowie Zahlungsein- und ausgänge zu behalten, sollten die Akteure regelmäßige Liquiditäts-Reports anlegen. Die neueren ERP-Systeme bündeln effizient Informationen, die aus den In-Memory-Datenbanken in Echtzeit abrufbar sind. So kann die Finanzabteilung zum Beispiel das Zahlungsverhalten der Kunden prüfen und analysieren – und erhält kurzfristig volle Transparenz über die Entwicklung der Liquidität. Im Zweifel können gezielte Maßnahmen wie Kreditlimits und angepasste Zahlungs- oder Bankkonditionen definiert werden, die für Lieferanten oder Kunden greifen. Gleichzeitig erhalten interne Stakeholder der Fachabteilungen einen detaillierten Einblick in die aktuelle Liquidität und Bonität und können ihre Strategie daraufhin anpassen.

Jahresabschluss in drei Wochen 

Die Vorteile des Realtime-Reportings und der Automatisierung zahlen sich auch bei den Monats- und Jahresabschlüssen aus. Trotz abflauendem Geschäft und weniger Mitarbeitern muss hier derselbe Arbeitsumfang wie zuvor erledigt werden. Eine moderne ERP-Lösung automatisiert die Prozesse und schließt die Bereiche Finance und Controlling in einem Schritt ab. Das verschlankt und beschleunigt die Abrechnung immens. Es gibt Kunden, die den Jahresabschluss so in 21 Tagen schafften – statt den üblichen 21 Wochen. Diese Geschwindigkeit ist besonders interessant für börsennotierte Konzerne, bei denen die Zahlen rasch verfügbar sein müssen. 

Agiles Lieferantenmanagement 

Eine weitere Herausforderung für Firmen, die in der zweiten oder dritten Phase stecken, ist die Beschaffungslogistik. In der Corona-Pandemie waren zum Beispiel die Lieferketten von und nach China zeitweise unterbrochen. Ein Betrieb, der Produkte bislang zum Beispiel vom chinesischen Markt bezog, musste kurzfristig einen Ersatzlieferanten finden. Gleichzeitig wächst in der Krise der Kostendruck. Wenn sich der Umsatz nicht mehr durch höhere Preise steigern lässt, bleibt nur noch ein Hebel: die Kosten auf Lieferantenseite zu senken. Beides kann ein agiles Lieferantenmanagement steuern. Um das benötigte Produkt zum möglichst niedrigen Preis zu bekommen, sollten Einkäufer einen weltweit vernetzten digitalen Marktplatz nutzen, auf dem sie Produkte schnell finden und Preise vergleichen können. Das System ermöglicht die Optimierung der Lieferantenbasis und eine Bündelung von Einkaufsvolumina, sodass die Einkäufer größere Mengen beim selben Anbieter bestellen und bessere Konditionen aushandeln können. Hier zeigt sich einmal mehr, wie wichtig eine durchdachte Digitalstrategie sein kann.

Gute ERP-Strukturen locken Fachkräfte

Auch in Krisenzeiten sollten Unternehmen vermeiden, am falschen Ende zu sparen. Trotzdem werden elementare Dinge wie der technologische Ausbau von Verwaltungsstrukturen gerne geschoben. Das wirkt sich nicht zuletzt auf das Fachkräfteangebot aus. Vor Corona war es teilweise schwierig, qualifizierte Mitarbeiter für ein SAP S/4HANA-Projekt zu finden. Jetzt ist das anders. Die Auswahl an Fachkräften wächst. Ein wichtiger Vorteil: In standardisierte Systeme können sich neue Mitarbeiter schneller einarbeiten. Bei den Überlegungen der ERP-Modernisierung ist daher der Recruitment-Faktor nicht zu unterschätzen.

Automatisierte Systeme

Momentan stecken wir mitten in der Krise. Doch es werden auch wieder normale Zeiten kommen. Automatisierte ERP-Systeme sind in beiden Szenarien von Vorteil: Sie helfen, Ausnahmesituationen zu bewältigen, aber auch langfristig und nachhaltig zu wirtschaften. Mit den neuen Tools können Unternehmen ihre Liquidität jederzeit engmaschig beobachten und Maßnahmen daraus ableiten. Daher lohnt es allemal, im Zuge der momentan beschleunigten Digitalisierung auch die Prozesse in Verwaltung, Finanzplanung und Warenwirtschaft smarter zu gestalten. Gerade ein gezieltes Liquiditätsmanagement ist das A und O, um die Geschäftsabläufe während der Krise aufrechtzuerhalten und den Fortbestand des Betriebs zu gewährleisten. Und wenn dann eine zweite Corona-Welle über die Wirtschaft schwappen sollte, werden sie vorbereitet sein.

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