Stammdatenstrategie in Unternehmensverbünden

Bereits die Abstimmung des Stammdatenmanagements zwischen verschiedenen Anwendungssystemen in einem Unternehmen ist keine leichte Aufgabe, etwa zwischen ERP- und CRM-System. Noch sorgfältiger sind die Aufgaben des Stammdatenmanagements hingegen in Unternehmensverbünden zu planen, um nicht vermeintliche Zugewinne an Transparenz durch erhebliche Behinderungen der Flexibilität zu erkaufen. Dieser Beitrag beschreibt die Aufgaben des Stammdatenmanagements, geht dann auf Prinzipien zur Gestaltung in Unternehmensverbünden ein und beschreibt Realisierungen anhand von Beispielen aus der Praxis.

Stammdaten repräsentieren reale Geschäftsobjekte mit dem Ziel, die Prozesse mit den benötigten Daten/Informationen zu versorgen [1]. Sie bilden die fundamentale Datengrundlage einer Organisation und sind die Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse. Daten sind als Stammdaten zu bezeichnen, wenn sie eine geringe Änderungshäufigkeit aufweisen, eindeutig nummeriert sind und das Datenvolumen kontinuierliches Verhalten zeigt. Unzureichendes Stammdatenmanagement schlägt sich in Prozess- und Belegfehlern sowie in fehlerhaften Auswertungen nieder und kann zu falschen Managemententscheidungen führen. Die vom Stammdatenmanagement zu bewältigenden Herausforderungen können technischer und organisatorischer Natur sein. Beispielsweise behindern unterschiedliche Begriffsbezeichnungen und Felddefinitionen einen ungehinderten Austausch von Stammdaten ebenso wie veraltete Architekturen von Anwendungssystemen oder eine unkontrolliert redundante Datenhaltung. Organisatorisch ist die Bedeutung konsistenter Stammdaten häufig dann unklar, wenn Datenquelle und Datennutzer unterschiedliche organisatorische Einheiten sind. Häufig ist in der Praxis auch die Verantwortung für Stammdaten nicht eindeutig geregelt. All diese Herausforderungen werden angesichts der zunehmenden Integration der Lieferketten noch dringender.

Ein ganzheitliches Stammdatenmanagement muss strategische Festlegungen, organisatorische und systembezogene Aspekte umfassen [2]. Der Zusammenhang ist in Bild 1 dargestellt.

Die Stammdatenorganisation muss in der Aufbauorganisation des Unternehmens integriert sein und sowohl Verantwortlichkeiten festlegen als auch die notwendigen Koordinationsaufgaben bei gemeinsam gepflegten Stammdatenobjekten zuordnen. Die Stammdatenprozesse müssen in die Ablauforganisation integriert sein und vereinbarte Standards und Vorgaben zur Pflege von Stammdaten umsetzen. In der Anwendungslandschaft schließlich ist die Verteilung der Stammdaten (z. B. „führendes System“) festzulegen und eine Integrationsarchitektur z. B. auf der Basis von EAI-Ansätzen, vorzusehen. Bereits auf Anwendungslandschaftsebene ist auf die Datenkonsistenz zu achten, etwa durch entsprechende Mechanismen bei der Dateneingabe.

Stammdatenstrategie in Unternehmensverbünden

Unternehmensverbünde bestehen aus operativ tätigen Unternehmensteilen im In- und Ausland, die, häufig unter eigener Rechtspersönlichkeit, wertschöpfende Aktivitäten entfalten, während eine Zentrale, häufig mit kleiner personeller Besetzung, diese Aktivitäten z. B. gegenüber den Eigentümern koordiniert. Gebräuchliche Bezeichnungen für diese Art von Unternehmensverbänden sind divisionale oder Holdingstrukturen.

In Bezug auf das Stammdatenmanagement ist die Frage zu beantworten, welche Autonomiegrade den Divisionen eingeräumt werden soll. Die Antwort darauf ist nicht trivial und muss für jeden Unternehmensverbund individuell getroffen werden. Folgende Ausprägungen werden in der Praxis angetroffen, wobei insbesondere die Daten zu Kunden, Lieferanten und Artikeln von Interesse sind, weil sich typischerweise das Interesse der Holding auf diese Daten konzentriert.

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