Diese 5 Fragen führen zum passenden ERP-System02.09.2022
Lesedauer: 3 Minuten
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Es gilt als das Datenrückgrat jedes Produktionsunternehmens: das ERP-System. Doch die Auswahl ist groß. Wer hier auf das richtige Pferd setzen will, muss von Anfang an die richtigen Fragen stellen.
Unternehmen, die ein ERP-System einführen, wollen längst nicht mehr nur analoge Prozesse digital abbilden. Gleichzeitig soll es Abläufe vereinfachen, effizientere Arbeitsweisen etablieren und die Grundlage schaffen für eine intelligente Weiterentwicklung der gesamten IT-Landschaft des Unternehmens. Umso schwerer fällt die Auswahl des richtigen Systems – erst recht angesichts der großen Angebotsvielfalt am ERP-Markt. Mit der Beantwortung der folgenden fünf Fragen sind IT-Leiter und ihre Teams gut gerüstet, um im ERP-Angebotsdschungel die passende Lösung zu finden.
1. Welche Ziele verfolgen Unternehmen mit der Einführung der ERP-Lösung?
Ein ineffizienter Prozess ist ineffizient – egal ob analog oder digital. Das heißt: Nicht automatisch lassen sich durch die Einführung einer modernen Software-Lösung bzw. durch die digitale Abbildung analoger Prozesse bestehende Probleme lösen. In Vorbereitung auf eine Ausschreibung muss daher die Frage stehen, welche qualitativen und quantitativen Ziele das Unternehmen mit der ERP-Einführung erreichen möchte. Bestenfalls schließt sich hieran eine ehrliche Soll-Ist-Analyse an, deren Ergebnisse in die Ausschreibungsunterlagen einfließen.
2. Wie holen Projektteams alle ERP-Anwenderinnen und -Anwender ins Boot?
Das frühzeitige Einbinden von Key-Usern gilt als Erfolgsrezept jedes ERP-Einführungsprojekts. Damit ist nicht erst ein gutes Training mit der neuen Software gemeint, sondern die gemeinsame Erarbeitung von Anforderungen an das zentrale Arbeitsmedium, von Organisationsstrukturen während des Projekts sowie eines Kommunikationskonzepts für die Begleitung aller weiteren Anwenderinnen und Anwender.
3. Welche Erwartungen an die Usability soll das ERP-System erfüllen?
Den Komfort von Apps und modernem Webdesign erwarten Mitarbeiter auch von Software im Berufsleben. Im Klartext heißt das: Auch aus der Perspektive jedes Einzelnen sollte ein ERP-System einfach und intuitiv bedienbar sein und sich auf die jeweiligen Bedürfnisse einstellen. Dazu kann z. B. zählen, dass bestimmte Arbeitsschritte an einem Terminal oder via mobilem Gerät erledigt werden können. Unternehmen sind daher gut beraten, von Anfang an konkrete Usability-Anforderungen in die Auswahl miteinzubeziehen.
4. Wie lassen sich Prozessverantwortliche näher an die Lösung bringen?
Nicht immer sind Prozessverantwortliche auch IT-affin. So ist in der Praxis oftmals die IT-Abteilung gefordert, Übersetzungsarbeit zwischen der Produktionswelt und ihrer eigenen Abteilung zu leisten. Das kostet Zeit. Und nicht selten bleiben hierbei wertvolle Potenziale auf der Strecke. Unternehmen mit einer ähnlichen Konstellation sollten sich daher die Frage stellen, ob und wie ein ERP-System Prozessverantwortlichen mehr Gestaltungsfreiräume bietet. Bewährt haben sich bspw. Workflow-basierte ERP-Systeme, die Anwendern Werkzeug in die Hand geben, mit denen sie Prozesse modellieren können, ohne über tiefes IT-Know-how verfügen zu müssen.
5. Welche Prozesse gilt es abzubilden?
Die Qual der Wahl: Die haben Unternehmen auch in puncto ERP-System. Dabei sollte im Mittelpunkt stehen, wie sich die Kernprozesse eines Unternehmens am besten abbilden lassen. Nicht selten machen hier Branchenlösungen das Rennen: weil sie mit den Prozessen vertraut sind, mit Branchenstandards wirtschaftlichere Lösungen bieten und dieselbe Sprache sprechen wie ihre Kunden.
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