Modernisierung von ERP-Systemen

Die Digitalisierung beeinflusst bestehende Geschäftsmodelle, verändert die Ansprüche der Kunden und zwingt Unternehmen dazu, ihre Organisation und Prozesse anzupassen, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. In diesem Kontext führte die Projektgruppe Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer FIT mit dem Glasflakon-Hersteller HEINZ-GLAS ein ERP-Auswahl- und Organisationsgestaltungsprojekt durch.

ERP-Systeme bilden das Rückgrat der integrierten betrieblichen Informationsverarbeitung. Nicht nur Konzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen sind regelmäßig mit der Überprüfung der Funktionsweise der eigenen ERP-Systemlandschaft konfrontiert. Die Ursachen sind dabei vielfältig, z.B. werden eingesetzte ERP-Systeme vom Anbieter nicht länger weiterentwickelt oder sind nicht anpassungsfähig genug, um gewachsene Unternehmensstrukturen und -prozesse abzubilden. Zudem ergeben sich in Zeiten der Digitalisierung und integrierter Wertschöpfungsnetze sowie steigender Kundenansprüche neuartige Anforderungen an Systeme und betriebliche Abläufe [1]. Die Einführung eines zeitgemäßen ERP-Systems bietet die Möglichkeit, sowohl die Informationstechnologie als auch die Geschäftsprozesse von Unternehmen auf ein höheres Niveau zu heben.

Vorgehensmodell 

Das in Zusammenarbeit mit Praktikern entwickelte Vorgehensmodell unterteilt sich in vier Phasen. In Phase 1 werden die bestehende Ablauf- und Aufbauorganisation sowie die IT-Systemlandschaft erhoben. Auf Grundlage dieser Analyse werden in strukturierten Workshops der Phase 2 Anforderungen an das neue ERP-System bestimmt, priorisiert und in einen Anforderungskatalog überführt. In Phase 3 wird ein auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmter Überblick des ERP-Markts geschaffen. Eine systematische Anbieterbewertung und -reduktion in Phase 4 führen zur Auswahlentscheidung. Durch das Vorgehensmodell wird sichergestellt, dass die Auswahlentscheidung stets für alle Beteiligten transparent bleibt. Beispielsweise werden die Projektdokumente der Phasen 1 und 2 gemeinsam mit den Anwendern erarbeitet insbesondere Anforderungen an das ERP-System und in Phase 4 Antworten auf Rückfragen der am Auswahlprozess beteiligten Anbieter allen Mitbewerbern zur Verfügung gestellt.

Bild 1: Strukturierungsansatz bei der Bestimmung
funktionaler Anforderungen.

Der Schwerpunkt der Erhebungen zur Ablauf- und Aufbauorganisation sowie der IT-Systemlandschaft liegt auf der Beschreibung der bestehenden Prozesse. Anhand eines standardisierten Interviewleitfadens mit bis zu 20 Fragen werden die Wissensträger im Unternehmen zu Ist-Abläufen und deren Verflechtung, verwendeten Daten, Stärken und Schwächen, Prozessvarianten, verwendeten Systemen, unternehmens- oder länderspezifischen Anforderungen, Komplexitätstreibern sowie Potenzialen zur Verbesserung, Standardisierung und Automatisierung befragt. Die Ergebnisse werden anschließend in Form von Prozessbeschreibungen und -modellen konsolidiert und dienen in Phase 2 als zentraler Input für die Entwicklung des Anforderungskatalogs. Die Dokumentation der jeweils knapp zweistündigen Prozessinterviews wird dabei dreistufig aufbereitet:

• Ebene 1: Prozesslandkarte zur Abbildung der gesamten Ablauforganisation
• Ebene 2: Prozesszyklen (Cycles), die die Verflechtung mehrerer Prozesse abbilden
• Ebene 3: Prozessbeschreibungen und -modelle zur Abbildung von Einzelprozessen

Ebene 2 in Form von sich wiederholenden Cycles erweist sich dabei als geeignete Betrachtungsweise, die sequenzielle oder parallele Verknüpfung von Einzelprozessen und deren Zuordnung zur Aufbauorganisation zu erfassen und zu visualisieren. Bei einem produzierenden Unternehmen wie HEINZ-GLAS kann dies zum Beispiel die folgenden Cycles ergeben [2]:

• Sales Cycle, auch Order-to-Cash (OTC)
• Purchasing Cycle, auch Purchase-to-Pay (PTP)
• Payroll Cycle, auch Human Resource Management (HRM)
• Funding Cycle

Phase 2: Anforderungsbestimmung 

Ein erster Anforderungskatalog an das neue ERP-System kann aus den Erhebungen der Phase 1 abgeleitet werden. Dieses Vorgehen bildet in cycle-spezifischen Workshops die Basis für zielorientierte Diskussionen mit den Wissensträgern aus den am untersuchten Cycle beteiligten Fachabteilungen. Wesentlich ist, dass Anforderungen in gemeinsamer Entscheidung aller Workshop-Teilnehmer aufgenommen und mit Prioritäten versehen werden. Hierbei erweist sich eine Dreiteilung (Muss, Soll, Kann) als ausreichend. Sich die Muss-Kriterien als spätere Kostentreiber und Ausschlusskriterien bei der Bewertung von ERP-Systemen zu vergegenwärtigen hilft, ihre Zahl überschaubar zu halten. Eine zeiteffiziente Konsolidierung der Anforderungen aus den unterschiedlichen Cycles wird durch einen strukturierten Ansatz erreicht. Hierfür wird zunächst in funktionale und nichtfunktionale Anforderungen unterschieden. Erstere werden danach gegliedert, ob sie prozessspezifisch, prozessübergreifend oder für alle Prozesse relevante Anforderungen darstellen. Nichtfunktionale Anforderungen beziehen sich etwa auf die Kategorien Betriebs- und Lizenzmodell, Benutzeroberfläche, Performance, Verfügbarkeit, Mobilität und Migration.

[Wenn Sie weiterlesen möchten, klicken Sie hier] 

Das könnte Sie auch interessieren

Executive Briefing: ERP Anwender Lounge Special  Von Experten für Entscheider: Strategische Insights von der Hannover Messe

Wer die ERP Anwender Lounge mit Impuls-Vorträgen und Networking auf der Hannover Messe verpasst hat, sollte sich den Termin für 2027 vormerken. Die ERP Lounge Insights bieten eine fundierte Verdichtung zentraler Trends, strategischer Perspektiven und bewährter Best Practices. In 3 min. Impact Keynotes gaben führende Experten hochverdichtete Einblicke, u.a. ohne eine belastbare ERP-Grundlage bleibt das Potenzial von KI weitgehend ungenutzt.

Adaptive Service Level Agreements Wie flexible Verträge Innovation ermöglichen und welche Risiken sie bergen

Klassische SLAs sichern Stabilität –doch genau das macht sie oft zur Innovationsbremse. Anpassungen werden aufgeschoben, Chancen bleiben ungenutzt. Wie lassen sich Verträge so gestalten, dass Veränderung nicht stört, sondern systematisch ermöglicht wird? Der Beitrag zeigt, wie adaptive SLAs als „Living Contract“funktionieren und Innovation schon während der Laufzeit fördern –praxisnah und direkt umsetzbar für IT- und ERP-Verantwortliche.

Zehn ERP-Praktiker über Projekterfolg Was in Auswahl, Implementierung und Betrieb wirklich zählt

ERP-Projekte scheitern selten an der Software selbst, sondern an unklaren Prozessen, fehlender Vorbereitung und mangelnder organisatorischer Einbindung. Zehn erfahrene ERP-Praktiker aus Deutschland und der Schweiz berichten aus ihrer Projektpraxis und zeigen, welche Faktoren bei Auswahl, Einführung und Betrieb von ERP-Systemen wirklich entscheidend sind – von der oft unterschätzten Phase Null bis zur realistischen Einordnung von KI.

Von ERP bis Non-ERP: fünf Reifegrade beim KI-Einsatz Warum KI-Agenten das alte ERP-Paradigma radikal verändern

sponsored

ERP-Systeme waren lange reine Verwaltungssoftware im Hintergrund. Mit agentischer KI ändert sich das grundlegend: Aus einem System of Record wird ein System of Action, das Prozesse aktiv steuert und Entscheidungen unterstützt. Der Artikel zeigt, wie Agentic AI ERP Unternehmen produktiver macht, Kosten senkt und neue Wettbewerbsvorteile schafft –und warum Führungskräfte dieses Thema jetzt im Blick haben sollten.

Die Zukunft der ERP-Systeme Strategisch statt operativ: ERP etabliert sich als Top-Management-Thema

ERP ist längst Chefsache. Wer es weiterhin als reines IT-Thema einordnet, unterschätzt seinen strategischen Hebel. Vorausschauende Unternehmen verankern ERP-Kompetenz in ihrer Governance und nutzen sie als Wettbewerbsvorteil. Moderne ERP-Systeme entwickeln sich zu intelligenten, offenen Architekturen –getrieben von Cloud, KI und Automatisierung. Das verlangt von der Unternehmensführung ein tiefes Verständnis von ERP.

Grenzenlos stark im DACH-Markt ERP-Systeme als Treiber für Effizienz

Die DACH-Region stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen, wie Lieferengpässe, Nachfrageschwankungen und grenzüberschreitende Regularien erfordern flexible Strukturen. Moderne ERP-Systeme bieten modulare Lösungen, die Produktion, Finanzen und Vertrieb standortübergreifend vernetzen, Prozesse optimieren und Transparenz für schnelle Entscheidungen schaffen. Sie ermöglichen eine werksübergreifende Planung.