Warum mittelständische Unternehmen Cloud-ERP mit KI einsetzenDigitaler Aufbruch für Agilität und Effizienz
17.04.2024 - von Wolf Schumacher
Lesedauer: 9 Minuten
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Mittelständler vieler Branchen fragen dringend nach den besten technologisch-organisatorischen Methoden, um den für sie schwieriger werdenden Bedingungen gewachsen zu sein. Methoden, die es ermöglichen, agiler und näher bei den Kunden zu sein, Kosten drastisch zu senken und dabei ihre Mitarbeitenden zu befähigen, mit neuen digitalen Technologien aktiv umgehen zu können und echte Mehrwerte für das Unternehmen zu schaffen.
Von Digitalisierung mit Cloud-ERP und Künstlicher Intelligenz (KI) wird zunehmend in der Presse und den sozialen Medien berichtet. Der Beitrag gibt konkrete Hinweise dafür, warum sich diese Methoden gut für mittelständische Unternehmen eignen.
Wenn von Mittelstand gesprochen wird, sind Unternehmen (KMUs) aus Handel und Produktion mit circa 20 bis 150 festen Mitarbeitern und Jahresumsätzen bis circa 50 Millionen Euro gemeint. Im Fokus sind dabei KMUs, die den Willen zur eigenen Erneuerung haben und wissen, dass technisch-organisatorische Innovationen der Schlüssel für mittel- und langfristiges Wachstum und wirtschaftlichen Erfolg sind.
Digitalisierung im Mittelstand
Spätestens seit der Corona-Pandemie steht bei vielen Unternehmen die Digitalisierung im Zentrum von Zukunftsplänen. Diese besitzt den Ruf und das Potenzial, die Geschäftswelt rasant positiv zu verändern. Sie hat jedoch leider für viele Inhaber und Führungskräfte mittelständischer Unternehmen den Nachteil, finanziell und organisatorisch risikobehaftet zu sein. Hinzu kommt das weitverbreitete Fehlen von qualifizierten Mitarbeitern, die die Digitalisierung von Unternehmensprozessen fachlich unterstützen können. Die Nutzung staatlicher Fördermaßnahmen ist daher ein häufig genutzter Ausweg, finanziellen Risiken fürs eigene Unternehmen zu entgehen. Größere Unternehmen dagegen besitzen häufig den Vorteil gegenüber dem Mittelstand, personell und finanziell besser vorbereitet zu sein, um Digitalisierungsprojekte nicht zu einem Desaster ausarten zu lassen.
Also was tun, fragen sich Inhaber und Geschäftsführer von KMUs in dieser schwierigen Gemengelage?
Diagnose zur Innovationsbereitschaft
Zunächst einmal sollten sich Inhaber und Führungskräfte über den gegenwärtigen Zustand ihres jeweiligen Unternehmens klar werden. Nicht nur mittels eines scharfen Blicks in Liquidität (Kasse, Bank), Bilanz, GuV, sondern auch in die finanziell absehbare Zukunft, bei denen die steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe gerne behilflich sind. Wichtig für alle unternehmerischen Entscheidungen sind vor allem ehrliche Antworten auf die Frage, wie das Unternehmen personell, kulturell und technologisch in der Lage ist, sich innovativ neu zu erfinden, um die Herausforderungen ihrer jeweiligen Branche, Kundenanforderungen, Beschaffungsmärkte und individuellen Situation zu meistern.
Auch Workshops zum gemeinsamen Entwickeln von Visionen der zukünftigen Marktstellung und Produktivität können mittelständische Unternehmen aus ihrer Lethargie („Wir haben das schon immer so gemacht“) in eine innovative Zukunftsorientierung umlenken. Dies setzt jedoch die Bereitschaft der Unternehmensleitung voraus, alle Mitarbeitenden aktiv einzubeziehen. Keinesfalls darf sie den Fehler machen, von einzelnen „digitalen Kick-off Events“ spontane Zustimmungswunder aller Mitarbeitenden zu erwarten. Die Verpflichtung von spezialisierten Change Management Consultants oder Coaches ist daher häufig empfehlenswert.
Diese können erfahrungsgemäß entscheidend dazu beitragen, unerwartet auftretende interne Widerstände und externe Barrieren aufzulösen.
Digitale Strategie
Ohne Diagnose keine Strategie und auch keine Strategie-umsetzung. Das muss allen Beteiligten, insbesondere der Unternehmensleitung, klar sein, bevor sie sich daran machen, Maßnahmen für die Zukunft ihres Unternehmens zu ergreifen. Bei KMUs sollten möglichst alle Mitarbeitenden aktiv beteiligt werden. Nur Zusammenhalt, gemeinsame Sprache und abgestimmtes gemeinsames Vorgehen bringt Erfolg für alle und zeigt dem Umfeld die innere und nach außen wirkende Stärke des Unternehmens. Es gibt hervorragende Beispiele im deutschen Mittelstand, die das vorleben. Einige Familienunternehmen zeigen bereits strategische Stärke trotz schwierigen Branchenumfelds.
Umsetzung digitaler Strategien mit Cloud-ERP
Sobald das Unternehmen sich intern und mit seinen Partnern darauf verständigt hat, wie es seine digitale Zukunft gestalten will und dies auch nachvollziehbar dokumentiert hat, kann die Umsetzung der Strategie beginnen.
Für die Strategieumsetzung bei KMUs spielt zunehmend Cloud-ERP eine entscheidende Rolle. Besonders dann, wenn die jeweiligen Geschäftsabläufe bisher weitgehend analog sind oder nur rudimentäre Digitalisierungs-Werkzeuge für die Abwicklung von Geschäftsprozessen im Unternehmen existieren. Aber auch größere KMUs, die bereits On-Premise-ERP Lösungen einsetzen, sind zunehmend an Cloud-ERP-Systemen interessiert, da diese ihnen mehr Flexibilität, einfachere Anbindung an E-Commerce und weitere Web-orientierte Anwendungen ohne massiven IT-Einsatz ermöglichen.
Cloud-ERP-Systeme besitzen für KMUs viele Vorteile:
- Vergleichsweise geringe Investitionen, da sie überwiegend im Abonnement, ähnlich wie Smartphones, genutzt werden. Hinzu kommen in der Regel überschaubare einmalige Implementierungskosten.
- Keine oder sehr geringe Wartungskosten, da es sich bei Cloud-ERP um Multi-Tenant-Lösungen handelt, deren sicherer Ablauf, funktionale Anpassung, Fehlerbereinigung und ständige Verfügbarkeit durch den Softwareanbieter oder den Hosting-Provider gewährleistet und in den monatlichen Mietpreisen enthalten ist.
- Außer internetfähigen Endgeräten (Desktops, Laptops, Tablets, Smartphones) ist keine weitere Hardware (Server) oder eigenes fest angestelltes IT-Personal im Unternehmen erforderlich. Davon abweichende Ausnahmen kann es nur bei sogenannten Hybrid-Cloud-Systemen oder Selbsthosting geben.
- Cloud-ERP-Lösungen bieten hohe Flexibilität durch Zugang rund um die Uhr für berechtigte Benutzer von überall her, wo schnelles Internet vorhanden ist.
- Die Einführung einer Cloud-ERP-Lösung erlaubt es den Unternehmen, eine zuverlässige Datenbasis (beispielsweise Artikel, Kunden, Lieferanten) zu etablieren sowie auf einfache Weise sämtliche Geschäftsprozesse miteinander zu koordinieren und zu synchronisieren.
Weitere für KMUs wichtige Vorteile von Cloud-ERP werden gewährleistet durch:
- Automatisierung manueller Geschäftsprozesse,
- Skalierbarkeit für weitere User und verbundene Firmen,
- relativ leichte Verknüpfbarkeit mit anderen Business-Systemen (APIs), beispielsweise Lagerfachanbindung,
- unternehmensspezifische funktionale Erweiterbarkeit,
- hohe Systemsicherheit sowie Schutz vor Cyberangriffen.
Cloud-ERP in enger Verknüpfung mit Generativer KI
Wie bereits erwähnt, ermöglichen Cloud-ERP-Lösungen den KMUs die Automatisierung von Geschäftsabläufen sowie die rasche Auswertung der eigenen Stamm- und Bewegungsdaten. Berichte können generiert werden, wie beispielsweise Umsatzberichte des vergangenen Jahres oder Listen aller Neukunden des vorherigen Monats. Die Benutzer eines Cloud-ERP-Systems können zudem auf grafische Daten-Dashboards mit Drill-Down-Funktionen zugreifen, um detaillierte Informationen abzurufen, sofern die zugrunde liegende Softwarelösung dies unterstützt. Kommerzielle Cloud-ERP-Lösungen stoßen bei der Datenauswertung jedoch an ihre Grenzen, wenn es um die schnelle direkte Realtime-Verfügbarkeit individueller Informationsbedürfnisse von Management und Mitarbeitenden geht. Hier kommt die Künstliche Intelligenz ins Spiel.
Das Trendthema der vergangenen Jahre
Es gibt kaum ein anderes Thema, das die Geschäftswelt seit etwa zwei Jahren so umtreibt wie die Künstliche Intelligenz (KI). Es geht um Fähigkeiten, die von Maschinen und Programmen übernommen werden, die bisher Menschen vorbehalten waren. Manche Menschen verstehen das so, dass Menschen durch Maschinen ersetzt werden sollen. Tatsächlich betrifft das meist nur repetitive Arbeiten, die schneller und fehlerfreier von Maschinen übernommen werden können (etwa Codierungen von Buchhaltungsvorgängen). Außerdem dient KI als Arbeitsgerät oder Assistenz, die das Arbeitsleben vereinfacht und beschleunigt. Eine Rolle, die Automatisierung historisch schon immer hatte (denkt man allein an Schreibmaschinen oder Taschenrechner).
Wie alles begann
Obgleich schon seit den Fünfzigerjahren in Entwicklung, ist die KI erst in jüngster Zeit in öffentliche Erscheinung getreten. Daran hat vor allem die Generative KI (kurz: GenAI) wesentlichen Anteil; ausgehend in der Form von KI-Chatbots. ChatGPT der amerikanischen KI-Firma OpenAI war der Vorreiter im letzten Jahr. Inzwischen gibt es weitere bekannte GenAI-Werkzeuge von Google (Gemini), Microsoft (Copilot), Anthropic (Claude 2) und anderen Firmen. Den GenAI Tools ist gemeinsam, dass auf der Grundlage sogenannter Large Language Models (LLMs) große Text-Datenbestände des Internets (Big Data) in schneller Folge online durchforstet werden und intelligente, automatisch erzeugte Antworten auf Fragen dargestellt werden können.
Für KMUs und deren Management und weiteren Mitarbeitenden ist es wichtig, wie GenAI in enger Verknüpfung mit dem unternehmenseigenen Cloud-ERP-System konkrete Produktivitäts- und Effizienzfortschritte schaffen kann. Vor allem der sichere unkomplizierte Zugang des GenAI-Werkzeugs zur eigenen Cloud-ERP-Datenbasis ist die Voraussetzung, um relevante Daten schnell und zuverlässig ohne menschlichen Eingriff zu erzeugen. Hierfür haben sich Realtime Data Warehouses bewährt. Man stelle sich beispielsweise den Vertriebsleiter eines KMU vor, der sich auf dem Weg zu einem wichtigen Kunden befindet, um mit diesem zukünftige Auftragschancen zu besprechen.
Sein Anruf beim automatischen KI-Assistenten des Cloud-ERP-Systems bewirkt, den Stand laufender Aufträge dieses Kunden, die gegenwärtige Produktionsauslastung und Materialverfügbarkeiten, sowie die Umsätze des letzten Monats mit diesem Kunden oder beispielsweise vorliegende Anfragen oder Beschwerden des Kunden spontan zu erfahren. Auf diese Weise spielt GenAI in Verbindung mit Cloud-ERP eine kostengünstige, effektive und individuell nutzbare Assistenzfunktion für diesen Vertriebsleiter.
Einführung Cloud-ERP mit verknüpfter GenAI (KI-Projekt)
Ein Projekt zur Einführung von Cloud-ERP mit verknüpfter KI für ein mittelständisches Unternehmen kann einige der folgenden Schritte umfassen. Dabei orientieren wir uns an dem erprobten AI Transformations Playbook des Stanford-AI-Professors Andrew Ng.
Dieses Playbook hat bereits zahlreichen mittelständischen und auch größeren Unternehmen geholfen, KI erfolgreich einzuführen und erhebliche Wettbewerbsvorteile durch Innovation und Aktivierung von Mitarbeitenden zu erzielen:
- Projektleitung einsetzen. Ernennen Sie einen leitenden Angestellten, der die KI-Initiative leitet und eine klare, breit abgestimmte strategische Richtung vorgibt.
- Bewertung der KI-Bereitschaft: Bewerten Sie die aktuellen KI-Fähigkeiten, die Datenbestände und das technische Know-how des Unternehmens.
- Identifizieren Sie KI-Möglichkeiten: Erstellen Sie ein Brainstorming und setzen Sie Prioritäten für potenzielle KI-Anwendungen, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
- KI-Projekte entwickeln: Entwicklung und Durchführung von Pilotprojekten, um die Machbarkeit und den Wert von KI-Lösungen zu demonstrieren.
- KI-Einsatz skalieren: Ausweitung von KI-Anwendungen auf das gesamte Unternehmen, wobei die Übereinstimmung mit der allgemeinen Geschäftsstrategie sichergestellt wird.
- Messen und Überwachen der KI-Auswirkungen: Kontinuierliche Verfolgung der Leistung und der Auswirkungen von KI-Initiativen zur Optimierung der Ergebnisse.
Eine mittelständisch genutzte GenAI kann nur auf Unternehmensdaten zugreifen, die sorgsam aufgebaut, gereinigt und gepflegt werden. Leider ist das zu Beginn einer neuen Cloud-ERP-Implementierung meist bisher nicht gegeben. Ähnliches gilt für viele Start-ups. Falls das jeweilige Unternehmen jedoch bereits über Vorläufer- ERP-Systeme oder über andere Business-Datenbanken verfügt, könnten diese für den Auf- und Ausbau eines GenAI-konformen Data Warehouse genutzt werden. Dies stellt die optimale Grundlage für die Implementierung eines oder mehrerer GenAI Data Chatbots dar, die von Mitarbeitern genutzt werden können. Durch umfassende Tests wird sichergestellt, dass die KI-Daten-Chatbots effektiv im Unternehmen eingesetzt werden.
Fazit
Die Einführung eines Cloud-ERP-Systems mit verknüpfter GenAI bietet für mittelständische Unternehmen überzeugende Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Das Unternehmen ist zukunftsorientiert und stellt sich den Herausforderungen der Digitalisierung und moderner Unternehmensführung. Dies trägt dazu bei, neue Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende zu gewinnen.
Die vorstehenden generellen Erwartungen sollten jedoch gemessen werden an:
- der Größe und Komplexität des Unternehmens,
- der Branche, in der das Unternehmen tätig ist,
- dem Budget des Unternehmens,
- der Bereitschaft der Inhaber und Führungskräfte des Unternehmens, sich auf Veränderungen und möglicherweise auftretende Barrieren einzulassen.
Mit digitaler Technologie und konsequenter Mitarbeiterorientierung bei allen Unternehmensprozessen lässt sich die Erneuerung von KMUs auch unter schwierigen Bedingungen erreichen.
Die fünf wichtigsten Fakten
- Mittelständische Unternehmen konkurrieren mit großen, technologisch fortschrittlichen Firmen.
- Cloud-ERP und KI werden als Lösung für die Herausforderungen des Mittelstands angesehen.
- Cloud-ERP bietet Vorteile wie geringere Investitionen und Flexibilität.
- Die Verknüpfung von Cloud-ERP und KI ermöglicht Automatisierung und Echtzeitdatenauswertung.
- Ein strukturiertes Projekt umfasst die Bewertung der KI-Bereitschaft, Identifizierung von KI-Möglichkeiten und die Skalierung von KI-Anwendungen.
Potenziale: Prozesse automatisieren
Branchen: branchenübergreifend
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